Унищожаване на първични документи с изтекъл срок на годност

Организацията ще унищожи основната документация във връзка с края на периода на задържане. Трябва ли да бъде акт на унищожение? Ако отговорът е да, тогава как?

Срокът на годност на счетоводни документи и отчети, са определени в точка 4, "Счетоводство" Списък. . По този начин, трябва да се съхраняват в съответствие с клауза 351 на Списъка на счетоводството (финансови) отчети (баланси, отчети за приходите и разходите, употребата по предназначение на средствата, на приложения и т.н.):

- обобщение годишен (консолидиран) годишна - постоянно;

- Тримесечен - 5 години;

- месец - 1 година.

Имайте предвид, ако различните федерални закони и наредби определят различни срокове на съхранение на същите документи, трябва да се ръководи от изискванията за установяване на максимален срок на годност на тези документи. Тъй като Закон N 129-FZ предвижда срок на годност на финансовите отчети за най-малко пет години, на месечните финансови отчети трябва да се съхраняват в продължение на 5 години.

Въз основа на п. 1 супена лъжица. 17 от организациите на Закон N 125-FZ са длъжни да гарантират опазването на архивните документи, включително документи на персонала, в рамките на условията на тяхното съхранение. Постоянните записи представляват архив фондова организация, която е част архивен фонд България (Sec. 5.1.2 Регламент ал. 4 и стр. 5, чл. 3 от N-FL 125). Унищожаване на документи, представляващи България архивен фонд забранено (стр. 2 ст. 17 от 125 N-ФЗ).

Въпреки това, процедурата за унищожаване на документи, които не са в архивите на организацията, нито в законите или в други нормативни актове не е уреден. Ето защо, организацията има право да развива и утвърждава реда за унищожаване на документи.

Според разрушаването на правилата на документи то се предхожда от тяхната компетентност. За изпит по реда на ръководителя на организацията организации комисионна от едни от най-квалифицираните работници в размер на най-малко 3-ма души. организация на експертната комисия задължително включва лице, отговорно за файла (точки 2.2.2, 2.2.3 от Правилника).

Както е определено в ал. 2.2.5 от Правилника, една от функциите на експертната комисия организира ежегоден подбор на делата за съхраняване и унищожаване. Според резултатите от експертната комисия в организацията съставила опис на случаите на постоянно, временно съхраняване и персонал, както и на актовете по разпределението на делата на разрушаването, не трябва да се съхраняват (стр. 2.4.1, ал. 5.1.2 от Правилника).

Инвентаризация съхранение и актове за унищожаване на документи, подписани от ръководителя на организацията (стр. 2.4.4 от Правилника).

Сертификатът е направено по случая в цялата организация. Рубрики хомогенни случаи избрани за унищожаване, за да действа по общата позиция, показваща броя на случаите, определени за тази група. В допълнение, Законът съдържа информация за датите на екстремните случаи, това е, колкото по-рано и по-късната дата, са включени в документите, за да се покаже в отделен номер колона Списък статии с установен период на задържане, а броят на материалните запаси. Във връзка със ситуацията в графиката, което показва определен срок за съхранение на документи, не само може допълнително да съдържа връзка към списъка, но на нормативен акт или закон, който в определения краен срок. В тази ситуация - това е закон N 129-FZ.

И например, за да се осигури за безопасността на четири години от данни, необходими за изчисляване и плащане на данъци, организации са длъжни, в съответствие с параграфи. 8, п. 1 супена лъжица. 23 NK България.

Да бъдат унищожени случаи се предават за преработка (рециклиране) в съответствие с ал. 2.4.7 от Правилника. Прехвърлянето на случаи се прави сметката приемане, в който се посочва датата на прехвърлянето, броят на случаите, предадени и теглото на отпадъчна хартия. В същото време, ако една организация произвежда унищожаване на документи сами по себе си, законопроект за приемане не е необходима регистрация. Ние вярваме, че в този случай е достатъчно да се направи съответната марка, като "Рециклирана", директно на акта.

По този начин, организацията има право самостоятелно да развива и прилага процедурата за унищожаване на документи и формата на акта е предвидено в Правилника. С форми за самостоятелно развитие на акта следва да вземе предвид наличието на такива подробности като:

- Име на случаи, за да бъдат унищожени;

- зададете периода на задържане във връзка с одобрението на своя нормативен акт;

- подписите на членовете на експертната комисия и ръководителя на организацията.

Отговорът се получават:
Съдебен експерт консултантски услуги ГАРАНТ
Podvolokina Олга

Контролът на качеството е отговорът:
Рецензент Правна GARANT консултантски услуги
Ignatev Дмитрий

Материалът е изготвен въз основа на индивидуален писмен съвет предоставя в рамките на услуга Правни консултации на.