Създаване на споделена папка и да осигури за своя дял
Публичните папки - ефективен начин за събиране, организиране и предоставяне на информация за споделяне в рамките на организацията. Обикновено споделените папки с помощта на команди, работещи по проекти, или групи от потребителите да споделят информация в определена област. Тези папки могат да бъдат управлявани от Microsoft Outlook. Споделени папки могат да съдържат папки Microsoft Outlook елементи, като например съобщения, срещи, контакти, задачи, записи в дневника, бележки, формуляри, файлове и бележки.
Създаване на споделена папка и да осигури публичен достъп до информацията в него се извършва на няколко етапа ..
Примерни дейности:
Създаване на споделена папка и възможност за избор на права на достъп, панорама, форми и правила
За да се създаде публична папка, трябва да имат право да създавате папки в съществуващо споделена папка. За информация относно получаването на тези права, свържете се с администратора.
Създаване на споделена папка
В менюто Файл посочете Създай и след това щракнете върху Папка.
В полето Име въведете името на папката.
В списъка на съдържанието на дадена папка, изберете вида на новата папка.
В папката Add, за да изберете местоположението на папката.
Бързо начало на обществена папка със съществуващите елементи.
В списъка с папки в навигационния екран, щракнете върху папката, която искате да копирате.
В менюто Файл изберете папка и след това върху името Copy папка.
Изберете от списъка на място, където искате да копирате папката.
Настройте нивото на достъп.
В списъка с папки в навигационния екран, щракнете с десния бутон на споделена папка, която искате да използвате заедно и изберете командата Properties от контекстното меню.
Трябва да имате разрешение от собственика на споделена папка, за да зададете разрешения за споделена папка. В същото време, можете да зададете разрешения само за една папка.
Щракнете върху раздела Разрешения.
Щракнете върху бутона Add.
В полето Име въведете името на потребителя, който искате да предостави права за споделяне.
Щракнете върху бутона Add. и след това - ОК.
В полето Име, изберете въведеното от вас име.
Под Разрешения, изберете нужните настройки.
Забележка: За да зададете същите права на всички потребители, които имат достъп до папката, след това върху стойността по подразбиране в полето Име.
За да създадете изглед за организиране и извличане на данни.
Направете едно от следните действия.
Създаване на презентация от нулата
От менюто Изглед щракнете върху текущия изглед. и след това - върху Дефиниране на изпълнение.
Кликнете върху Създаване.
Въведете име в името на новия изглед.
В типа на презентацията, изберете вида на представителство.
За да укажете къде ще бъде на разположение, за да видите, изберете съответния бутон за избор в групата може да се използва.
Щракнете върху OK.
За да персонализирате допълнително мнение в Описание раздела, щракнете върху бутона и изберете желаните опции.
До края на опциите, щракнете върху OK.
Можете незабавно да се възползват от тази презентация, натиснете бутона Apply.
Създаване на мнение, въз основа на стандартния представителството
Отиди на мнение, на който искате да създадете нов изглед.
От менюто Изглед, посочете Текущ изглед. и след това щракнете върху Персонализиране на текущия изглед.
За всички видове промени в Описание раздела, щракнете върху бутона и изберете желаните опции.
Когато приключите да правите промени, затворете диалоговия прозорец Customize представянето на.
От менюто Изглед щракнете върху текущия изглед. и след това - върху Дефиниране на изпълнение.
Папката представяне полето Име на папката, изберете Текущ изглед.
Кликнете върху Копиране
Въведете име в името на новия изглед.
За да укажете къде тя ще бъде достъпна тази гледна точка, поставете превключвателя на желаната позиция в групата може да се използва.
Забележка: Новите идеи се добавят към текущия изглед подменюто (на менюто Изглед, посочете Подредете чрез).
Промяна на представителството се използва в папка по подразбиране.
За промяна на представянето на споделената папка по подразбиране, трябва да имате права за определяне на собственика на папка и за нея най-малко един персонализиран изглед на разположение на всички.
В списъка с папки в навигационния екран, щракнете с десния бутон на споделената папка и изберете Свойства от контекстното меню.
Щракнете върху раздела Управление.
Ако контролът на раздела не е на разположение, тогава вие нямате разрешение "Собственик".
В изгледа Източник изберете изгледа да се показва, когато отворите папката.
По подразбиране, елементите от този тип се използват в Microsoft Outlook оглед Средна.
Посочете достъпни за други потребители форми чрез поставяне на информацията в споделена папка.
В списъка с папки в навигационния екран, щракнете с десния бутон на споделената папка и изберете Свойства от контекстното меню.
Щракнете върху раздела форми.
За да добавите форма към списъка на папка Associated форми. кликнете върху бутона Подреди. след това изберете формата.
Щракнете върху бутона Close.
За да се ограничи списъка на правните форми, достъпни за други потребители папка, изберете съответния бутон за избор под Позволете употреба.
Създаване на правила за обработка на елементи, които се поставят в папката.
Трябва да имате разрешение от собственика на споделена папка, за да създадете или промените правила за това.
Списъкът на папки в навигационния екран щракнете с десния бутон споделена папка, в която искате да създадете или промените на правилата, а след това изберете Свойства от контекстното меню.
Щракнете върху раздела Управление.
Натиснете Асистент за работа с файлове.
Направете едно от следните неща:
За да създадете правило, щракнете върху бутона Add.
За да промените съществуващо правило, щракнете върху него в списъка и щракнете върху бутона Edit.
Въведете условията за извършване на действия за елемента. натиснете бутона, за да определят допълнителни условия напреднали.
Под Изпълнете следните стъпки, за да изберете желаното действие.
Забележка: Новото правило става активен по подразбиране.
Добавяне на данни към споделена папка
Направете едно от следните действия.