Старт на водене на отчетност в здравно заведение

Елена ZAGORETSKY,
СТАНИСАВЛЕВИЧ. ist. Науките, ст.н.с. водещ изследовател в отдела за документиране на украинския Научно-изследователски институт на архиви и документация

В началото на годината чиновнически персонал, отговорен за организацията на офис, ще трябва да изпълнява голяма част от много важна работа, на която ще зависи от държавна поръчка и последващото съхранение на документи, здравни заведения. Това напълно обяснява в специалист статия за офис и архив бизнес.

За лицето, което отговаря за организацията на офис здраве услуги, чиновнически година. Този период от време, по време на които създаването, приемането, регистрирането и отчитането на административните и медицински документи, някои други хартиени и електронни материали (по-специално формуляри за сигурност, лицензи, разрешителни и т.н.) и да извършват други процеси и операции (например, документиране на оперативни срещи и колегиални органи, мониторинг на изпълнението на срещи документи, издаване на печати и щемпели, както и други пациенти, приемащи институции посетители, които притежават ченге irovalnyh работа), които също са в нужда от регистрация и счетоводство.

От техническа години, който отговаря за офис администрация човек трябва да:

- актуализация номерация във всички документирането и регистрацията на счетоводните форми (регистрационни дневници, книги, счетоводство, файлове, бази данни);

- групирани в бизнес документи, пълна (прави) през изминалата година, регистриране, съгласно номенклатурата на миналата година здравеопазването съоръжение работи;

- миналата година редица случаи, за да затворите обобщение запис;

- информация за действителното наличие на институции в здравното заведение миналата година работи да предаде на служителя, отговарящ за архивите на институцията;

- преходни въпроси (включително за персонал) да бъдат отделени от пълното през изминалата година;

- пълна документация, в случай на трайно и дългосрочно (над 10 години) издаване на съхранение, и да подаде лечебно заведение;

- за да изберете най-документи (дела), за да се унищожи;

- за започване на нов бизнес, номенклатурата, предвидена случаи, одобрени от ръководителя на лечебното заведение за текущата година;

- задълбочено преразглеждане на съществуващото съоръжение в ръчен водене на отчетност и, ако е необходимо, да го промените, за да допълнят, допълва, или изготвянето на нова инструкция.

Възобновява номериране на документи за регистрация

Регистрация на всички входящи, изходящи и вътрешни документи на здравни институции се извършва в срок една година чиновнически. Ето защо, от началото на новата година чиновнически такава регистрация е необходимо актуализиране.

Има три основни форми на регистрация на документи: дневник, картон и автоматизирано с помощта на подходящи компютърни програми. Като се има предвид, че традиционните и най-честата форма на документите за регистрация е списание, той предлага да се съсредоточи върху него.

В последния ден чиновнически година, която приключва, или в първите дни на новата чиновнически година трябва да направи финалните надписи във всички институции на списанията, а именно във всяка списание за провеждане на непрекъсната линия, след влизането последния дневник, под рекорд информацията за броя на регистрираните в това списание документи за годината, да сложат подпис и дата. Например:

Документите за регистрация в новия чиновнически година трябва да започнат на нова страница.

То се знае, че е, или дори един-единствен елемент от регистрацията на документ индекс услуга в списание или друга форма за регистрация (картотека, база данни и т.н.) е пореден номер рамките на една година чиновнически. Така че, ясно е, че от първия работен ден на новата година рекорд регистрация за всяка регистрационна форма, по-специално в списание, трябва да започва с числото 1. Например:

Ако вградения последната година регистъра на определени документи само няколко празни страници, което очевидно няма да бъдат достатъчни за регистрация на тези документи по време на целия чиновнически година, тогава вие трябва да започнете ново списание, а старите да подаде.

Форма на документите по делото

Работникът отговаря за офис работа, трябва да се съобразят със заповедта групиране на документите по делото, а именно:

- група, в случай че документите за в рамките на една година, с изключение на документите, поставени в правните, лични и преходни неща;

- да се сложи в случая само оригинални документи, или в тяхно отсъствие, копие надлежно заверени документи, изготвени в съответствие с изискванията на приложимите закони и подзаконови актове;

- да не се включват в случай на постоянни проекти за съхранение, лични документи на служителите, умножени копия на документите, както и документите, които ще бъдат върнати (с печат, принадлежащ на органа по-високо ниво).

Един от случаите (тази част) не трябва да надвишава 250 листа (30-40 мм).

Той е отговорен и за водене на документацията трябва да е наясно, че:

- протоколи от колегиални органи и оперативните срещи срещи са групирани в случая в хронологичен ред и от цифрите. Документи (доклади, сертификати, проекти за решения и други подобни), които са приложени към протокола, групирани заедно с тях в един случай. В допълнение, тези документи се класифицират по дати и номера на протокола, а в средата на група от документи, свързани с протокол в дневния ред на заседанието. Документи (дневен ред, списък покана, кът за оформление, списък на лица, които действат и т.н.) за организиране и провеждане на събрания на колегиални органи се формират в случая с изключение на протоколите;

- одобри плановете, доклади, оценки са групирани в бизнес отделно от проектите на тези документи;

- букви, групирани в делата на съдържанието и мотивите на кореспондент и организират в хронологичен ред: инициатива писмо-отговор идва след писмото.

Близко разстояние от миналата година работи

Окончателно влизане Информация Бил случаи е на последната страница на този документ под формата на таблица, която е пълна, въз основа на отговорността на пренос на данни за водене на отчетност в здравно заведение, служителите, отговорни за документи в структурните звена на институцията.

След събиране на информация от всички отдели, работник, отговарящ за офис работа, подготвят и подпишат окончателното обобщения протокол от номенклатурата на нещата, а след това подаде на лицето, отговорно за архив институция, доклад за действителното наличие на случаи, институцията в институция за годината, като например: