Същността, принципи и работни потоци задачи

Необходимостта да се рационализира всички процедури за бюрокрация настъпили в България през XVII век. когато той започна да се положат основите правила на централизирана работа с официални документи. Оттогава има следните исторически периоди на офис: чиновници, колегиални, министри и съветски "научни" документи.

Документи - вид бизнес, който осигурява документация и организиране на официални документи. В съответствие с този сектор на дейност, в която циркулира официални документи, се разпределят административно и специални документи.

Административна система за управление на записи се управлява от закони. Тя извършва документация за управление на операции: административни, организационни и справки. Списък с имена на нещата в организацията е одобрен в специална номенклатура. Систематизиране на тези случаи връчването се извършва DOW, чиято дейност обикновено се отнася до броя на дъщерни предоставяне на управленски функции.

Специално водене рекорд се регулира от закони, изпълнението на които е свързана с изпълнението на основните функции на институцията или организацията: правоприлагането, pravoobespechitelnoy, които упражняват надзор, контрол и т.н. Създаване и организиране на вашите документи в случая се извършва в съответствие със специфичните правила .. Създаване на нещата не е пряко свързана с управлението на кабинета на администрацията.

Съществуващите правила за справяне с административни документи, контрол върху тяхното движение и съхранение, информация за работа с тях, останалите компоненти офис създават условия за оптимизиране на административната дейност. Съответно, рационална организация като цяло подкрепа документация може значително да се подобри ефективността на процеса на управление.

Принципите в офиса на организацията. както във всяка друга сфера на човешката дейност, определяне на първоначалните правила и принципи. Основните принципи са:

1. Обединението. което предполага привеждане на обект към единна система форма. Хармонизирането изразява в създаване на най-често срещаните генеричен модел, приложим за редица обекти с някои общи характеристики. Въз основа на този принцип в съвременния воденето разработени правила за прилагане на документарни операции. Тези правила са общи за секторните министерства и, посочени в техните регулаторни и процесуални действия.

2. стандартизация. изразена в създаването и използването като стандартна проба, която е взета като отправна точка за сравнение между тях и с други подобни обекти. Стандартизация - е най-висока степен на хармонизация, изразена в задължителна правна форма. Въпреки че и двата процеса са преплетени, между стандартизация и унификация, няма идентичност. Като регулаторен ръководен документ е набор от стандартни правила, разпоредби и изисквания за проект за стандартизация, одобрен от компетентния орган. В България, на правителството в областта на политиката за стандартизация, извършена от Комитета по стандартизация български, метрология и сертификация (Gosstandart България).

3. Системни регулаторни методически регулаторни производства. който е в основата на създаването на единни изисквания за офис организация. Законовите, подзаконовите и методическите действия за управление на записи са структурирани в съответствие с тяхната йерархия и компетентност. Резултатът е система от регулаторна и методическа подкрепа.

4. Централизирането на контролните органи и методическа подкрепа офис. отразяващ стойността на съответните функции в системата на захранване и приложение. Централният орган на управляващия софтуер на офис в България са на държавен стандарт и методически контрол - Rosarchiv.

5. Децентрализация на офис. изразяващо се в това, че всяко министерство, агенция, институция, предприятието установява независимо задачи предучилищна услуги в техните структурни подразделения на базата на ведомствени цели. Този принцип е залегнал в Модел инструкциите на работа в офис. В същото ведомствени нормативни и процедурни документи (инструкции) не трябва да си противоречат само основните разпоредби.

Разработване и прилагане на принципите на научната офис на организацията е задача на цялото общество и държавата, тъй като използването им създава условия за намаляване на загубите на документи и време, прекарано документите за обработка. Липсата на единство по-специално работа с документи води до бюрокрация и на произволен брой документи увеличение, техните форми и цели.

В офиса на развитие формира единна терминология този вид дейност. Следните термини са най-често срещаните.

Документация - запис на информация за различни медии по установената форма. Допуска формуляр с информация за представяне. Когато този процес информация за запис трябва да гарантира, че тя се нанася върху всеки твърд носител - хартия, полимер, оптични, магнитен носител и т.н.

Информация - данни за лица, обекти, факти, събития, явления и процеси, независимо от тяхното представяне. Това predpolagaetnalichie източник на информация информация материал носител, информация предавател, приемник и комуникационен канал между източника и приемника. документирането по отношение на понятието "информация" най-важното е неговата фиксация, и формата на представянето му (графики, печат, magnitozapis т.н.) - на второ място.

Информационни ресурси - индивидуални документи, отделни файлове на документи, както и документи и файлове на документи в областта на информационните системи: библиотеки, архиви, колекции, бази данни и бази данни. Формиране и използване на информационни ресурси в България е в сферата на държавното регулиране.

Документ - фиксирани върху носител материал с реквизити, позволяващи идентификацията му. За да се документира най-важните форми на представяне на информация. Тази форма гарантира, че редица детайли, които заедно с документа ви позволява да се обърнете към информационния документ на определен вид и предназначение, а именно да се определи информацията.

Реквизит документ - задължителен елемент на официални документи. Сегашният стандарт за управлението на документацията показва определено за целта място в детайлите на документа. Въпреки това, само някои детайли са задължителни и дават правна сила на документа.

Официални документи - документи, които от физически или юридически лица, които са назначени и сертифицирани по предписания начин. Концепцията на документ може да има най-широка гама от приложения, като например текстообработка файл е документ Wordkazhdy. Официален документ става само след пълна регистрация и идентификация, което е, след като попълните необходимите данни.

Правно действие на документа - собственост на официален документ, изпратен до него от приложимото законодателство, компетентност, издава неговия авторитет и установена процедура за регистрация. Правно действие на документа е в състояние да предава статут на неговото начало, така че идеята не е идентично с понятието на официален документ. Правно действие на документа трябва да включва следните компоненти:

· Че съдържанието на закона;

· Пълномощен посланик на издаващия орган;

· Регистрация на всички необходими данни, в съответствие с изискванията на определен тип документ.

Архивен документ - документ, който се съхранява или да се съхраняват поради неговата важност за обществото, както и като стойност за собственика. При определяне на смисъла на всеки документ, на материален носител, който може да се съхранява както в публичния и частния архив. Архивното обслужване в институциите - е независими структурни звена. Дейности на архивите се регулира от отделна система за управление на документи, законови, нормативни и методически актове.

Регулаторните и съдебни производства регламент - област от компетентността на редица централни органи на държавната власт и администрация. Системата на тези органи се установи правила, разпоредби и стандарти, които заедно трябва да предоставят единна система за архивиране на територията на България. Тази система трябва да гарантира, че:

· Задължителни първоначалните принципи, свързани с документи за институции, организации, независимо от формите на собственост (например, на националния език, който се провежда чиновнически, държавното регулиране на използването на информационни и други основни разпоредби);

· Изграждане на основните задачи и правила в документацията на дейност (например, създаването на стандартни инструкции, документи, мостри и други въпроси);

· Общи изисквания за прилагане на документацията в най-важните области на публичната администрация (например, защити, съдебни спорове, счетоводство, семейно положение, здравословно състояние, правоохранителните органи).

В основата на единна система за управление на документи, са разпоредбите на Конституцията на Република България. В основата на офиса на организацията са принципи, като например правото на всеки да търси, получава, предава, производство и разпространение на информация чрез всички законови средства (член 29 от Конституцията.), Правото на гражданите да обжалват лично, а също и да представят индивидуални и колективни жалби до държавни органи и органи местното самоуправление (чл. 33 от Конституцията) и редица други.

С цел да се рационализира работата на различните инструменти, както и осигуряване на подходящо взаимодействие с различните отдели и агенции, образувани за управление на документацията на услуги предназначени за наблюдение на правилата за работа с документи, за да се установи единна система на работния процес.

Регулаторни и процедурни актове на Министерството на вътрешните работи на българския във връзка с офис организация не използват термина "софтуер за управление документален филм." Единна система за работния процес в апаратурата на Министерството на вътрешните работи и подразделения реализиран в изпълнение на своите задачи и функции. Организация и подобряване на системите за управление на документи, както и контрола по спазването на установения ред на работа с документи от Министерството на устройството.

Особеността на нормативната и методическа контрол офис в системата на правоохранителните органи е фактът, че някои от неговите компоненти са включени в функцията на по-голямата част от услугите и отдели. Например, част от задължението е автономна оперативен контрол gorraylinorgana и в същото време длъжен да документира редица управление въпроси. Въпреки това, основните задачи на офис са специални единици - Секретариат (секретариат).

Секретариат е самостоятелно структурно звено в полицията. Основните задачи на секретариата са документални и организационни задачи.

Документални задачи, свързани с документацията на управление и организация на работата с документи. Те включват:

· Приемане и регистриране на входящи документи, изпращане на изходящите документи;

· Предоставяне на документи надзорник за разглеждане и решаване налагането им, това е кратко описание на реда на изпълнение на документа;

· Трансфер на документи на служителите - изпълнителите, които трябва да бъдат направени на ръка художник в бордовия дневник с неговата дата;

· Контрол върху времето за изпълнение на документи;

· Изготвяне (проекто-документи) и възпроизвеждане на документите в съответствие с инструкциите и насоките на дейност, производство и издаване на копия;

· Систематизиране на документи в офис работа, в съответствие със списъка на документите;

· Съхранение на документи в кутии (папки), в които документите са подредени в хронологичен ред;

• Осигуряване на безопасността на печати, печати и формуляри за регистрация и гаранция за официални документи;

· Формиране на случаите, в съответствие с номенклатурата утвърден от началника на вътрешните работи в текущия вземане на решения (правене на бизнес през цялата календарна година);

· Изготвяне на документи и актове за прехвърляне на архива с посочване на срока на годност на него.

Организационни задачи производства, свързани с въпросите за оптимизиране на процесите на управление и специфични процедури за управление. Те включват:

· Получаване на работното място на главата;

· Поддържане на персонала офис оборудване и информационно-референтен файл (автоматизирани бази данни);

· Организиране на приемане на гости;

· Покана на персонала в посока на главата;

· Изготвяне на бизнес пътувания;

· Получаване на срещи, срещи, както и транскрипции;

· Изготвяне на информационни и справочни материали за ръководство за инструкции;

· Метод за обучение на персонала на работния процес;

· Въвеждането на офис оборудване за автоматизация.