Сформиране на бизнес процесите, проблем формализация

Какво да правим, когато една компания се разраства, и неговата ефективност се намалява постепенно? Докладът се съсредоточава върху необходимостта от навременно прехвърляне на бизнеса с изкуство, то определянето на регулярна писта, както и методите на подобен трансфер.

Сформиране на бизнес процесите, проблем формализация
Да започнем с това ние даваме съвсем пресен пример от нашата практика. Компанията през трите години, увеличи своя оборот от 8 пъти, броят на работниците и служителите - в 12. И всичко щеше да бъде наред, обаче:
  • има собственици, мениджъри и фирми са свикнали да разберат всички нюанси на делото, за първи път сериозно чувството, че те не разбират какво се случва в дружеството. Дори и на броя на персонала може да се нарече с плюс-минус 30;
  • нарастваща печалба. Въпросът го компетентен инвестиция е. А, както знаем от психологията, хората могат да направят рационални, а не емоционални решения само когато сумата, която е заложено на карта, е повече от собствения си капитал е не повече от седем пъти;

  • по-често собственикът иска поредица от взаимосвързани въпроса: "Защо ми е необходим този бизнес? Не се наеме компетентен директор, и да се обсъдят на бизнеса, че е време "за една бира?" Ако това е време, как да го направя? Да се ​​възложи любимо дете? ";

  • растеж през миналата година се забави. И за добро бързо свикне;

  • по-често на различни нива има корупция. персонала на фирмата - вече далеч не е еднакво мислещи екип, който е създаден на бизнеса преди шест години;

  • нарастващата липса на разбиране от страна на собственици на фирми.
    • Напоследък ни като консултанти имат все по-често да се справят с искане за решаване на точно този проблем: какво да направя, когато на пръв поглед всичко е наред? И често първоначалната поръчка е както следва: "Добре сме. Вие просто погледнете - може да откриете, че все още можете да се подобри ". Кой иска да признае, техните проблеми, дори и на себе си.

    Модел на това как тялото

    Фирмата е често в сравнение с един жив организъм. Наистина, живо същество се ражда, развива, минава цъфтящи етап, остарява и умира. Бизнес в неговото развитие може да предприеме следните основни стъпки:

    1. Произход. Една група от ентусиасти, често приятели или роднини, открива нов бизнес. На работа, те прекарват цялото си време, всички мисли - на "детето", който все още да расте.

    2. Развитие. Бизнес нараства, като по този начин се разширява персонала. Първоначално името му съученици и други "доверени" хора, особено на ръководни позиции. Те работят, разбира се, това не е толкова скъпо, но "за приятел" и може да работи, особено като главата боли любим човек?

    3. "Блатото". Като компания расте неговата ефективност постепенно намалява. На работа до късно през нощта седи все още същите основателите, вече доста уморени, макар и да печелят достатъчно за себе си, е очевидно от ВИП-залата, ексклузивни аксесоари и автомобили. Сред останалата част от вълненията на персонала засилена: има недоволство от лидерски, колеги и работата. Активно се процедира "корпоративна война" между единици. Понякога доверени хора се превръщат в "сиви кардинали", в своя полза нарушаване на потока от информация между ръководството и служителите. Като един консултант: "семеен бизнес е ужасно!"

    4. Редовно управление. Ако ръководството е твърдо решено да се получи "на земята", жизнено значение за компанията ще бъде въвеждането на така наречения редовен управление. Операциите продължават от изкуство до режим занаят изпразване: ясно описва целите на компанията, всеки от неговите подразделения и служители. Разграничени области на отговорност, фиксирани власт. Описва на бизнес процесите, изградена система за мотивация. Този етап може да се разглежда като падеж на компанията.

    5. бюрокрация. Апотеоз на формализирането на бизнес - бюрокрацията. И ако в творбите на бюрокрацията Макс Вебер се счита за ефикасно безлична машина за изпълнение на взетите решения в по-голямата част от нас, тази дума е свързана с опашки пред Visa ведомство или данъчната служба. Формално, бавно, безцелно. Бързо цъфти корупцията.

    6. Корпоративна предприемачество. Бягство от оковите на бюрократичен компания можеше, започна да се насърчи инициативата на своите мениджъри и служители. Често това е придружено от създаването на отделни отдели, работещи в режим на проект. Например, Apple е намерил второ раждане, когато група е избрана да разработи най-новият компютър на IMAC, в отделен проект, който се намира в отделен офис в другия край на Америка.

    Бизнес формализация: цели и методи

    Често участниците в обучения по стратегическо управление се задава въпросът дали е възможно да се заобиколят на сцената на "блато"? Отговор: Можете, ако започнете да се изгради обичайното управление на етапа на детството или юношеството, когато традицията все още не е замръзнала, и корпоративна култура може да се променя относително малко усилия. Децата също по-лесно да пренесете, толкова дълго, колкото те са малки - по-добре е на пет години ...

    Какви са предимствата на това на собственика, реши да се формализират вашия бизнес?
    1. Появата на основните възможности за растеж на компанията. Non-формализирана бизнес повече от 50 служители не растат. По-точно тя расте, но не за дълго ...
  • Подобряване на прозрачността на дейността на собственика и управлението.

  • Повишаване на атрактивността на компанията за една цивилизована инвеститор.

  • Ръст на ефективността на бизнеса.

  • Възможността да се пенсионират: за продажба на предприятието или сложи нает мениджър.
    • Това включва понятието "формализация на компанията?"

    На първо място, трябва да си поделят властта в компанията на две нива: на законодателната и изпълнителната власт. Първото ниво - на среща на акционерите и на специалната си структура. Вторият - главен изпълнителен директор и ръководителите на подчинените си.

    Основната задача на законодателя - да се определят стратегическите цели наети управление и контрол на тяхното изпълнение, които са специални регулаторни органи. Като правило, в развиваща се бизнес (съ) собственик на дружеството участва в оперативното управление. Формализирането на бизнес, дори и ако собственикът продължава да управлява дружеството, че е важно да се отделят ясно ролята на собственик и управител. Например, ако собственик на бизнеса за привличане на ресурси на компанията (например, адвокати), за да се справят с лични проблеми, той първо трябва да се споразумеят за правна сваляне на прекия си ръководител и най-важното, да плаща за тези услуги от собствените си средства.

    Също така е необходимо да се разделят финанси на фирмата и лични средства на собствениците. Навикът за много от собствениците на спонтанно оттегли оборотен капитал организация за лични нужди е разрушило повече от един бизнес ...

    Посрещането на тези предизвикателства ще изисква собственикът на забележителен волята. В края на краищата, в действителност става дума за прехода си от ролята на предприемача в ролята на бизнесмен. Често този процес се усложнява от противоречия в позициите на отделните акционери, което е изпълнено с фалира някои от тях.

    Това е последвано от действително формализирането на бизнеса. т. е. на прехода към ясна процедура за изпълнение на определени задачи. Много често идва до осъзнаването, че "в компанията на една бъркотия", лидери се опитват да решат този проблем, като за написването на множество длъжностни характеристики. И както често тези инструкции са за използване на консултанти са платени много пари, се съхранява в кабинета на HR-мениджър. и всичко, което остава, както и преди в живота ми. Това е така, защото в нарушение на логиката на процеса на формализация.

    Всяка дейност на фирмата е съставен от специфична работа, извършена от служителите. Всяка работа се състои от набор от стъпки. И ако на етапа на дейността на младежката всеки служител изпълнява работа "по прищявка" - му само Той знае методите - формализирането предполага, че основната дейност на работника или служителя е описано и да го върши работата в съответствие с това описание. Разбира се, това е въпрос на описване на бизнес процесите. Именно тази задача - самото начало да се създаде редовна управление. И вие можете да използвате различни инструменти и методологии, от прости блокова схема на процеса, за да IDEF0 и ARIS, обучение, което отнема повече от една седмица. Успоредно с описание на процесите може да се извършва с цел тяхното оптимизиране.

    Когато основната (генериращи приходи, извършва всеки ден) описаните процеси в компанията, е необходимо за развитието на стандартни документи, които ще се извършва планиране и вземане предвид на действителното потребление на материални, финансови и други ресурси. Примери за такива документи са бюджети, планове за продажби и производство, различни корпоративни директории.

    Когато описаните бизнес процеси и развита планиране и счетоводни документи, важно е да се опише на потока от информация между основните участници, т.е.. Е. Форма на обмена на информация разпоредби.

    Помислете например за процеса на логистични компании офис консумативи.

    Тя включва дейности като събиране на оферти за покупка на дялове на офис консумативи, мебели и офис оборудване, формирането на консолидирания заявлението, изчисляването на бюджета за покупка, последващото му защита с евентуални корекции и производителност. В същото време планови документи и счетоводни са подразделения на заявлението, резюме приложение, закупуване на бюджет, който е включен в бюджета на компанията. За всеки документ, да планират и провеждат факт. Регламент съдържа информация кой и от коя дата трябва да генерира определен документ и на кого да изпратите, например в подписа.

    Беше само на етапа, когато е настроен по-горе три вида документи, че има смисъл да се развива много по-обичан от много мениджъри и HR-мениджъри длъжностни характеристики. Защо едва сега? Защото в този момент пълната картина става ясно, което показва, че той трябва да направи това или онова служител. Използвайки този подход, ние започваме логиката процес, а не от собствените си фантазии за това, което би било по-", за да се зареди" от член на персонала.

    Възниква въпросът: къде е логиката в това формализиране на организационната структура? След организационна схема - основен документ, а често и това е неговото създаване започва своята работа HR-мениджър, идващи към младата фирма.

    Особеността се крие във факта, че е невъзможно да се образува твърда замразена структура и да го използвате, за да опише останалите бизнес елементи. Обикновено в началото на етапа на формализиране на базата на приема реални стъпки в структурата на компанията (често това е необходимо да се актуализира организационната структура за да съответства на живот), а след това, в зависимост от спецификацията и развитие на бизнес процеси и други документи, да ги коригирате. В съответствие с това в няколко стъпки извършва в процеса на разработване на Правилника на подразделения. документи, описващи целите, задачите и функциите на всяка дивизия. Като цяло, всички от горепосочените документи са логически свързани помежду си, и е важно периодично да се актуализират, за да се запази хармонията на системата.

    Работно описание на бизнеса всъщност е система за управление на качеството на компанията. Това означава, че той може да бъде сертифицирана за съответствие с ISO 9001, че в наше време създава значително конкурентно предимство, а в много случаи, е необходимо условие за работа с големи клиенти. За сертифициране трябва да се подготви редица задължителни документи като наръчник по качеството, която включва всички от горепосочените документи и някои други секции.

    За да може реорганизира компанията за ефективно хладно, смажете ги. Ролята на такъв "смазващо средство" изпълнява мотивация. Затова проектът за трансформация е важно да се включва формирането на компетентен система на мотивация, насочвайки служителите за постигане на бизнес целите.

    Основните проблеми на формализация и методи за разрешаването им

    Формализирането на бизнес може да бъде редица проблеми, а именно:
    • вътрешното съпротивление на собственици на бизнес;
  • съпротивата за промяна от страна на ръководството и служителите.
    • акционерите на компанията често е трудно да свикне с новите правила на играта, да престане да се рови в подробности за работата на специалистите в командването над главата ми, а понякога и три. Не е лесно да се спре лечението с нас като им разпределение, когато: ". Аз съм капитанът - както каза той, така да бъде" Но бизнесът има своя собствена логика на развитие и често използвани за служебни цели, не е необходимо това, което искате собственика. А това е доста трудно да свикне с факта, че е необходимо да се обърне за използване на компанията на своите ресурси за лични цели.

    В ръководството и служителите на други причини за съпротива. Човекът винаги е страх от неизвестното. Ако преди правилата са ясни, въпреки че никога не е написано, какво ще се случи сега? Бой се от загуба на статута им. придобит през годините. Страхува се да не премине на "тест" в съответствие с новите, по-строги изисквания. Страхува от прекомерна бюрократизация ", както аз ще работя в съответствие с инструкциите?".

    За успеха на промените са важни е ясно становище за проблемните консултантите, съвместен план за развитие на реформи, постепенно контрол и приемане на резултатите. Това изисква по-дълбоко участие в трансформацията на главата на изпълнителната власт на компанията (обикновено главен изпълнителен директор), както и собствениците на фирми да участват във формулирането на проблемите и приемането на резултатите. Това е в техен интерес да се променят, проведено.

    основната четене
    1. Материали Просто консултантска компания уебсайт: WWW.JUCO.RU