Счетоводните отчети за съхранение, отдаване под наем архив унищожение

съхраняване на документацията трябва да се извършва в специално пригоден за целта стаи, оборудвани с шкафчета (таблици). На вратата (от вътрешната страна) трябва да бъде поставен етикет, отнасящи се до номенклатурата на висящите дела в този блок. На гърба на случая беше установено номерирането в съответствие с установената номенклатура.

Гардероб (маса) трябва да бъде оборудван с устройство за запечатване. Достъпът до помещенията са изрично упълномощени служители или прекия си ръководител. Навлизат в случая по подписването в специален регистър, времето, необходимо за тях (но не повече от един работен ден) учи време.

номенклатура Изготвяне въпроси

Когато сме на номенклатурата на делата, да кажа от това строга систематизиране на едно или друго положение на документите, съхранявани в отделни единици (опаковки, папки и т.н.), всяка от които има уникален номерация. ГОСТ 51141-98 "канцеларската работа и архивиране. Термини и определения "(наричан по-нататък в текста ГОСТ 51141-98) дава ясна дефиниция на бизнес -". Набор от документи или документи, отнасящи се до един-единствен предмет или сфера на дейност, който се поставя в отделна папка "

Основната цел е да се създаде набор от прости, разбираеми и ефективна система за намиране на необходимата документация, за да работи с него. Номенклатура може да варира в зависимост от големината на предприятието, и, съответно, на обема на документацията. За по-големи организации са склонни да правят запаси номенклатура на нещата, състоящ се от няколко структурни ( "свързани" с единиците). Тази номенклатура ще бъде малка фирма обща, без допълнително разделение.

Трябва да се отбележи: ако случаят ще бъде депозиран в държавните архиви, е необходимо да се извършва координацията с номенклатурата на нещата Експертна комисия за проверка (ЕИЦ), който е направен специален знак в съответния раздел.

Изготвен от номенклатурата на нещата съществува в няколко копия. Първият (контрола) се съхранява в офиса (у служител); втора работа, разположен на вратата на шкафа (маса); На трето място, тъй като документът за отчитане е лицето, отговорно за поддържането на архива; четвъртият се прехвърля на държавните архиви в момента на документите по прехвърлянето на съхранение.

формирането на искания работи

Като се има предвид значението на систематичен подход за регистрация, съхранението и използването на изискванията за информация за проектирането и разработването на нещата уреждат от отделен законодателен акт - държавната система за поддръжка документален филм на управлението (Несъстоятелност), одобрен със Заповед Glavarhiva СССР от 25 Май 1988 № 33.

Съгласно този документ, системата на формиране на нещата трябва да служи за следните цели: бързо търсене на документа, неговата безопасност, надеждност, услуга за управление на документи.

Образуване на нещата трябва да бъде мястото на регистрация (за произхода и / или употреба) документ, на което се основава на номенклатура на организация на бизнеса или отдели.

На следващата операция се освобождава по време на формирането на нещата:

Разпределение и оформление на документите по делото.
Подреждане на документи по делото в строга последователност.
Staple / залепване (или по друг начин сигурно фиксиране) документация.
Покрийте дизайн.

Единственото нещо, което трябва да получите документите, отнасящи се до един и същ въпрос със същия срок на годност в оригинал (или заверено копие). Документи имат различно време на съхранение (постоянни и временни) се формират по различен случай. В една папка групирани документи на същата календарна година, документи от различни периоди трябва да се държат отделно. Изключение се прави за т.нар преминаващите делата, които се провеждат в продължение на няколко години (например, индексни картички и лични дела на служителите).

(Пример :. Поръчки за заетостта, поръчки за промоции, дългосрочни бизнес пътувания, да прехвърлят на друга длъжност, промяна на името, формирана в една папка, за отпуск поръчки, краткосрочни мисии, налагане на санкции - друга причина за това е, че документите първите групата трябва да се съхранява в продължение на седемдесет и пет години, а вторият - само пет).

Вътре в случай документите са подредени в хронологичен ред. Ако операцията или действието на няколко организации генерирани форми за наличие на хартия, първата е основния документ, след това (отново в хронологичен ред) остава прикрепен. В този случай, прилагането на една или другите документи са свързани директно към документа, който включва, независимо от датата на тяхното одобрение или подпис.

Всеки документ, който постъпва в папка, трябва да отговарят на изискванията на действащото законодателство, държавните стандарти и други нормативни актове. Грешна документи върнати за преразглеждане художник.

Максималният обем на всеки отделен случай също строго регламентирана: вътре трябва да съдържа не повече от 250 листа, общата дебелина на силата на звука не трябва да надвишава 40 мм.

Ориентиране и общ контрол върху изготвянето на нещата във всяка от структурните звена ще оглави чиновник (секретар) и / или на ръководителя на архива.

Работа с бизнеса. Издаване и изземване на документи.

Ако делото се образува и се изпълнява правилно, документите обикновено са предмет на оттегляне, но в изключителни случаи. Ако такава необходимост е дошъл, това действие трябва да бъде на разположение на мениджъра. Освен това, вместо на документ, издаден от задължително се поставя лист заместител, съдържащ цялата ключова информация. В случай, когато се прилага като цяло, трябва да се издаде заместител карта и се слага в архив на същото място.

Също така, първичните счетоводни документи могат да бъдат изтеглени по решение на органите на съдебната власт, на разследващите органи и разследване, прокуратурата. Оттеглянето се извършва в присъствието на длъжностни лица (комисари), организации на хора; докато служител на фирмата има право да правят копия на иззетите документи с разрешението и в присъствието на лица, извършващи оттеглянето. На разпечатката показва основата и датата на действие. Копие от протокола за изземване, който съдържа списък на иззетите документи, връчва срещу подпис на управлението на организацията.

Експертна оценка на стойността на документацията

В последния етап от процеса на управление на записите е подготовката на документи за тяхното съхранение. Тя включва действия като разглеждането на практическа и научна стойност на документи, регистрация и описание на случаи на тяхното превеждане на архивите.

За организирането на процеса на разглеждане в държавните и общинските (министерства и агенции) агенции работят на текуща база Централната експертна комисия (ЦИК), в други случаи, просто Експертна комисия (ЕК). Комисията се одобрява със заповед на ръководителя от едни от най-квалифициран и правоспособен персонал, и трябва да има най-малко трима души.

В работата си експертната комисия се ръководи от следните документи: "Регламентът на архивен фонд на Република България", на изискванията на Несъстоятелност, нарежда на Федерална Архив български услуга, документи регулаторни насоки, разработени от архивните власти, типичен списък на документите, с датите за съхранение, както и други разпоредби на действащото законодателство ,

Експертна комисия работи в тясно сътрудничество с експертна комисия за проверка на архива на организацията, която поддържа решението ЕО. Основната отговорност на членовете на ЕК е да се провери правилността на избора на документите, подготвени за прехвърляне на архивите или да се унищожи. Във връзка с това проучване действа, описи, регистри.

Основният резултат от комисията - разпространението на документацията, предоставена от четирите основни групи, в зависимост от времето на съхранение:

Временно съхраняване (до 10 години).
Временно съхраняване (над 10 години).
Постоянно съхраняване (неограничено).
Да бъдат унищожени (срока на годност).

Въпроси, свързани с втора и трета група, съхранявани в архивите на организацията. Ако документите са исторически, културни или научна стойност, те трябва да бъдат прехвърлени в Държавния архив при сключване на съответните договори. Предаването е на материалните запаси в размер на един за всяка една от страните.

Случаи на първата група се съхраняват директно в компанията, ако е необходимо, се използват в работата. В края на срока на годност, те трябва да бъдат унищожени, за които съответния акт.

Трябва да се отбележи, че унищожаването на документи, които имат специални вратовете ( "Секретно", "Поверително", "Само за вътрешноведомствена употреба" и др.) Трябва да се изхвърлят в съответствие със специални инструкции.

Регистрация на делата и да ги прехвърлите на архива

случай дизайн - е подготовка за бъдещо съхранение в съответствие с установения ред.

Този процес започва с институцията на предприятието му, и завършва в подготовка за прехвърляне на архива в края на календарната година, в която е подадена. Осъществяване на конкретен случай е сложна работа, свързана с неговото свързване, наброяващо листове, изготвяне на етикети осигуряване, вътрешна инвентаризация на документа (ако е необходимо), изясняване на корицата на името на случай на организацията, водене на отчетност на индекса, като заглавия, и така нататък. Г.

Осъществяване работи, проведена служители обслужване на документални организации за техническо обслужване и разделения. Случаят е подадена в твърди корици, номерирани списъци. В края на застрахователна дейност, се поставя надпис на отделен лист. За да бъдат депозирани ценни документи (ръкописи, и т.н.), които за зашиване е ясно развалят тяхната стойност, не се подава, и инвестира в дадена папка или кутия.

На корицата на всеки отделен случай с форма, в съответствие с изискванията на ГОСТ 17914-72. Надпис на корицата трябва да бъде ясен, четлив украсени с помощта на мастило (спирала).

След края на годината в случай на постоянни и временни (над 10 години) срок на годност на лицето, отговарящо за инвентаризация работи за по-нататъшно предаване на архива. Лично инвентаризация се извършва в случаите, свързани с работната заплата на организацията.

Всеки случай се вписва в описа по индивидуален сериен номер. Инвентаризация одобрена от ръководителя на организацията. Опис на случаи, които се прехвърлят в държавния (частни) файл, съставен в четири екземпляра; Останалите в организацията в архив - на две.

Архивът на бизнес организация на постоянни и временни (над 10 години) за съхранение, както и случаи на персонал прехвърля една година след приключване на работата с тях в подразделения. временен калъф за съхранение (до 10 години), получена в архивите на лидерите на организацията (да се вземат предвид техническите възможности на архива, колко често ви осигурява достъп до документите на последните години и така нататък. д.).

архив на служителите, като по случая, внимателно проверява всеки един от тях със списък, проверка на коректността на тяхното формиране и регистрация. Заедно с творбите в архивите прехвърлени на регистрационните карти се предават документи, за да попълват своя референтна система (база данни) на архивните институции.

Преди прехвърлянето на документите в държавния архив, предмет на публично складиране в съответствие със закона, то се съхранява в собствен архив организация в рамките на срока, определен Glavarhivom България.

съхранение на разходите счетоводна документация

Съгласно действащото законодателство, повечето от счетоводни документи не изискват съхранение на повече от 10 години. Обикновено те се съхраняват в структурно подразделение, че тяхната "Произведено в света", датата на изтичане на тяхната убие. Съответно, организацията на който и да е от техните разходи за съхранение не извършва разходи за тази цел не е.

Въпреки това, някои от документите, трябва да се съхранява на регулярна основа (например, устройствени документи акционерни дружества). Те се считат за част от държавния архивен фонд на Руската федерация, и трябва да се съхранява в собствен архив на предприятието. Както показва практиката, много организации са по-подходящо да не се разполага със собствен архив, както и да сключи договор със съществуващ архивен институция (частно или публично), където те предават тази документация.

В зависимост от мястото на съхранение (в собствената си или на трета страна архив), разходите, направени от предприятие, различни дисплеи в областта на счетоводството.

Записите се съхраняват в архива на предприятието.

В този случай, компанията се дължи на редица разходи: наем на помещения, оборудване на неговата специализирана мебели (шкафове, шкафове и т.н.), комунални услуги, заплати за съответния персонал.

В счетоводството, тези разходи са взети предвид за сметка 26 "Общите разходи". Данъци, произтичащи от свързани с тях сделки са включени в други разходи, свързани с производството и продажбата на продукти (което очевидно следва от претенция 1 претенции 18 st.264 данъчен кодекс).

- 5900 рубли. плаща за комунални услуги (с включено ДДС - - 900 рубли.);

- 10 000 търкайте. - заплатите на служителите, ангажирани в архива.

Да предположим, че само жените, родени през 1956 г., работили в архивите и по-големи. Стандартни облекчения за данък върху доходите на физическите лица в този пример, ние няма да се разгледа.

В счетоводството на ФК "GazMyas" произвежда следните записи:

ДЕБИТ КРЕДИТ 26 60

- 5000 рубли. (5900 - 900) - получа фактура за плащане на комунални услуги;