Предимства на електронни документи
електронна система за управление на документи или DMS улесни в голяма степен на документацията на всяка организация. Автоматика прави възможно да се намали значително материални и времеви разходи, свързани със създаването, разпространението и съхранението на документация. Рутинната работа с документи на хартиен носител постепенно изчезва. В същото време, търсенето на софтуер, който дава възможност за автоматизиране работата с документи, остава непроменен.
В тази статия ще научите:
- защо трябва да се приложи SED в организацията;
- Какво означава електронна система за управление на документи и какви задачи помага за решаване;
- Какви са предимствата от използването на системи за управление на документи, електронни;
- Дали ЕСХУ да се намали цената на документи.
Електронен документ
Автоматизация на работа с документи, все още остава една от най-важните области на един модерен офис. Предимствата от използването на системи за управление на електронен документ, оценени най-съвременните организации, като се започне с правителствени агенции, до малки частни фирми. Те значително опростяване на дейностите, свързани с рутинни документи: намаляване на времето и разходите, гарантира сигурността на информацията, подкрепа на прозрачността на бизнес процесите. Повечето лидери имат никакво съмнение, защо SED. В съвременните компании, тя се превръща в необходим елемент на ИТ инфраструктурата.
EDS е специализиран софтуер, предназначен за работа с неструктурирани документи. Тя ви позволява да създавате, редактирате, търсене и споделяне на всяка цифрова документация. В някои случаи, може да се развие в SED ECM-система (Enterprise за управление на съдържанието), която
Регулаторната рамка в областта на SED
Въпреки нарастващата популярност на автоматизирани системи, разработчиците на практика не работи, регулирани на законодателно равнище. При създаване на софтуер и неговото прилагане като ръководство, следните регламенти:
Функции на системи за управление на документи по електронен път
Отговорът на въпроса защо SED може да служи като качествените изменения, че електронната система за управление на документи носи в повечето от процесите на работа с документи. Функциите на главното ЕСМ включват:
- Създаване, регистрация, обработка, предаване и съхранение на документация;
- Проследяване на промени в документи и мониторинг на изпълнението им;
- Създаване на директории;
- Движение на документи, прехвърляне на права за ползването им, преглед и корекция;
- Генериране на отчети;
- Контрол на достъпа;
- контрол на версиите;
- Автоматизация на основните офис площи;
- срещи на ръководството, срещи, договори.
EDS проблеми в водене на записи на различни организационни нива
Много мениджъри се чудят защо SED лично за тях. Повечето го виждат като инструмент технология за изпълнение на работния услуга без това да повлияе на административните процеси. Въпреки това, той значително улеснява взаимодействието между различните йерархични нива на организационната структура, което позволява бърз обмен на съответна информация и вземане на решения, базирани на нея.
цели EDS могат да бъдат класифицирани по нива на управление на дружеството:
- Ръководството на компанията, началниците на отдели:
○ контрол документи изпълнение;
- Асистент секретари, помощници:
○ документация бързо и точно търсене на услуги;
○ контрол на изпълнителната дисциплина;
○ намаляване на времето на подготовката на проекта;
○ ускорение на процесите и одобрение;
○ улесни получаването на мерки;
- Финансова, икономическа и счетоводно обслужване:
○ намали времето предаване на клонове в организацията-майка;
○ намаляване на риска от загуба на първични документи;
○ намаляване на времето, прекарано в подготовка на доклади, подбор на документи за проверки или проверки от органите на държавната надзор;
- правно обслужване
○ намаляване на сложността на работата по подготовката на договори, споразумения, договори;
○ контрол на сроковете;
○ бързо търсене на местните разпоредби.
Изтеглете документи, свързани с:
Предимствата от използването на системи за управление на документи по електронен път
Сред съществуващия пазар на електронни системи за управление на документи обикновено разграничават: офис системи, дигитални архиви, системи за работни потоци и ECM. Всички те са различни в броя на поддържаните функции, обаче, имат подобни предимства, почти напълно елиминира въпроса защо SED в съвременния компанията. Той предвижда:
- сигурност;
- версии;
- Незабавно търсене;
- Оперативна отчитане и уведомяване;
- маршрутизация;
- Интеграция с интернет;
- Систематизиране на документи в базата данни;
- Сканиране и разпознаване на хартиени оригинали;
- Възможност за създаване на резервни копия;
- Предоставяне на информация за бизнес процесите.
Топ статии
Технически възможности на EDS
Система за управление на документи по електронен път има няколко очевидни предимства пред традиционните офис технологии. Въвеждането на нови технологии дава възможност да се разшири функционалността на SED. Примери на такива технологии включват:
- Сканиране и разпознаване на хартиени документи
Сканиране и разпознаване в подготовката на кореспонденция, предаване на оригиналния хартията в архивите и осигуряване на своите служители дигитална версия за по-нататъшна употреба помага за организиране на входящо документален потоци.
Модерен EDS позволява не само да обменят графични изображения и текстови файлове, но поддържа повечето съществуващи мултимедийни формати. Мултимедийно позволи по-сбито присъстващите възлага на подчинените задачи, особено за да предадат желаната изпълнението.
- Шифроване на чувствителни документи и нейните канали за пренос
Encryption улеснява прехвърлянето на високо ниво на секретност на документи, както и помага за регулиране на достъпа до тях с цифровите бутони.
Интеграция с електронна поща ви позволява бързо изпращане на поръчки и забелязва голям брой служители, което значително подобрява ефективността на изпълнение на задачите.
Друг пример за това защо е необходимо SED съвременната организация може да се види във възможността за автоматизирано генериране на отчети. Това допринася за значително спестяване на време и подобряване на ефективността на всеки един от служителите.
С реализацията на електронна система за управление на документи, повечето компании първо мислят за икономическите ползи от автоматизация. Въпреки това, оценката на системата от нивото на намаляване на разходите само частично вярно. Основната цел на тези системи - за да се подобри качеството на административните решения. Ако SED е помогнал за решаване на проблема на първоначалното изпълнение на проекта, така че използването му е оправдана, а отговорът на въпроса: защо SED вече е намерен.
Обявления за бъдещи номера