Помощ за подобряване на работния процес начини

НАЧИНИ НА ДОКУМЕНТ

На ръст на обема на документ засяга обективни фактори: създаването на нови институции, организации, фирми, разширяване на производствените и търговските отношения, увеличението на продукцията, активното използване на документирана информация, и т.н. Колкото повече обществото се развива и необходимостта от информация, толкова повече той произвежда и използва .. Освен това обемът на всеки документ се определя от нейните специфични функции и задачи на организацията в процеса на управление. При тези обстоятелства, голямо значение е подредбата използва от документирана информация, подобряване на организацията на работа с документи.

Основните насоки за подобряване на документа са:

- намаляване на обема на документ,

- подобряване на работния процес технология.

Като основни методи за подобряване на работния процес технологии е изолиран:

- развитие на работния процес модели в държавни органи и организации;

- компилация карти процес маршрут;

- рационални схеми за развитие на документа: operogramm и dokumentogramm, в обема на трафика и други документи.

Основните методи за подобряване на документа разгледани подробно.

1. Обединяване и стандартизация на документи. Уеднаквяване на документи - е създаването на единна композиция и форми на административни документи, получени в хода на един и същи вид на функциите и задачите на управлението.

При изпълнението на работата по уеднаквяване на организацията извършва обединението на състава на документите, създадени в решаването на проблеми с управлението и обединението на форми на документи. В резултат на обединението на състава на документи, изключени от документи, които не са причинени от реалните нужди за управление на, в резултат на списък с документи на организацията могат да бъдат значително намалени.

С цел оптимизиране на състава, използван в организацията на формите на документи са разработени и Таблица албум на формуляри на документа.

2. Подобряване на качеството на документирани решения. Един от начините за намаляване на ненужната информация поток е да се подобри качеството на взетите решения. Голям поток от документи, се появява в публикуването на нискокачествени документи, по-специално правила, което води до много запитвания и разяснения.

Текстът на документа, което отразява управленски действия, поръчка, решение, трябва да съдържа само необходимата информация, за да изразят ясно същността на въпроса, за да се определят реалните и разумни срокове. За тази цел при подготовката на документите трябва да оползотворят максимално стандартизирани формуляри, чийто текст съдържа оптималната структура и специфичен език.

За да спестите време при подготовката на документите и организацията на работа с тях, се препоръчва да се намали чрез намаляване на текста на различните видове традиционни въвеждане и преамбюл, изключване от официална кореспонденция, немотивирани лични справки и прояви на благодарност и т.н.

- искане на информация (запитване и отговор предава през устата);

- когато в отговор на писмен документ инициатива (в този случай, документът за инициатива, издаден печат за нейното изпълнение и посока по въпроса, което показва как тези въпроси, установени от документа за инициатива).

6. използването на съвременни информационни технологии за подготовка, предаването и обработката на информация. Един от начините за подобряване на работния процес на системата е използването на електронни документи, главно на използването на електронна поща. Преход към електронна поща значително подобрява оперативната съвместимост на различните държавни ведомства и организации, ви позволява бързо да получи информация, да вземат решения и да организира тяхното изпълнение.

Използването на електронни технологии осигурява заместител на среда за машинно четене на документи на хартия, която позволява образуването на локални бази данни и информационни банки, като по този начин намаляване на броя на циркулиращите документи на хартиен носител.

7. Подобряване на работния процес технология. Основният начин за подобряване на технологията на работния процес е метод за моделиране. Този метод позволява на първия етап да се модел на организационните дейности на институцията, разграничаване в рамките на една йерархична система от нива на вземане на решения, органи и управление на дялове, надарен с това право, във втората фаза - на институция функционалната активност, която ще определи обхвата на типични въпроси, разгледани в дейността на институцията, отряза поток информация не е от компетентността на съответния орган или длъжностно лице. В третата фаза изграждане на информационен модел документ дава възможност да се определи на потока от документи, използвани и получени в процеса на приемане и изпълнение на стандартни решения, за да се определи най-рационалните начини на тяхното движение и да се установи оптималното време работния процес.

Процесът на процес пътна карта на работния процес (по-нататък - карта на процеса на работния процес) е отразено по маршрута за движение на документа, тъй като той е съставен преди да се достави архива. Вертикални операции за маршрутизация, подредени в тяхната обработка последователност, хоризонталните - време на процеса, труд, материали и оборудване, използвани. Процес на работния процес карта дава възможност за настройка на последователността на операциите, извършвани с основните видове документи.

Блок-схема: документ, съставен в следния вид:

Операция име, произведено с документ

Ето един пример схема насочване на движението на постъпващите документи.

Строителство схема насочване на движението на входящи документи разкрива етап от тяхното предварително обмисляне на два потока информация: регистрирани и нерегистрирани документи. Недеклариран документи се определят въз основа на списъка на документите не подлежи на регистрация, се във всяка организация.

Записаните документи, от своя страна, са разделени по въпроса за регистрация в служба на управление на документи (в схемата - Office) и да се регистрират директно в структурните звена. Документи, подлежащи на регистрация в подразделения, посочени тях, заобикаляйки управлението на организацията. Такива документи, съставени специален списък на документите, не подлежи на регистрация в служба на управление на документи.

Андрей Рибаков, директор на научни изследвания и Belobolgarskogo issledovatelskogoinstituta

Управление на записите и архивистика, Ph.D.

Валутни курсове на БНБ за Беларус

Нормативните актове, приемането на