Подготовката за срещата

Подготовката за срещата включва решението на ръководителя на редица проблеми, основните от които са:
• целеполагане;
• изготвяне на дневния ред;
• идентифициране на участниците;
• Изготвяне на милостиня;
• Определяне на времето.

Поставянето на цели. Преди срещата, ръководителят на полезни отговори на въпросите: "Каква е целта на тази среща", "? Доколкото това е необходимо, и какво ще се случи в случай на невъзможност да се покрият", "Каква ще бъде основният критерий за постигане на желания резултат (задачи на решения преди заседанието)?" Ако глава преди срещата няма никакви отговори на тези въпроси, а след това има сериозна опасност, че тя ще се превърне в загуба на време.

Изготвяне на дневен ред. Дневен ред - важен документ на срещата. Съставена правилно, тя може да се направи бързо и значително, дори и такава среща, темата на която е собственост на някои от тях. Трябва да се движат в дневния ред преди срещата за времето оптимално за подготовката за него. Твърде късно, тъй като програмата за прекалено напреднал разпределение намалява неговата ефективност.

Редът на точки. При съставянето на дневния ред да бъдат разгледани два закона:
• началото на срещата обикновено е по-жив от своя край. Ето защо, ако въпросът изисква интензивно мислене и творчество, той е по-полезно да се сложи един от първите. В същото време, ако има такава точка не е от най-голям интерес и загриженост към участниците, може да е по-добре да я държи малко преди да се реши по други въпроси;
• някои от въпросите на участниците се включат в единен фронт, а други са споделени. Въз основа на позицията на организационната ефективност, въпроси, което води до противоречия и конфронтация, е полезно да се включи в началото на дневния ред, както и завърши срещата обединяващи теми.

Определяне на срещата. Полезността и успеха на срещата са доста съмнителни, ако това е, че има прекалено много хора има, или няма хора, които да обсъждат директно притеснения. Съответно, е избран оптималният брой на участниците. Имайте предвид, че за организацията на конструктивна дискусия оптимален брой се брои от 5 до 9 души.

Ако в дневния ред на няколко въпроса, всеки от които трябва да бъдат покана за повече персонал, не е ефективно да се използва методът на отделна дискусия. Методът се състои в поканата за конкретния въпрос на допълнителни експерти, които, след като обмислят напускане на заседанието. Това намалява броя на участниците и да се избегне наличието на екстри, т.е. тези членове, които присъстват на заседанието, в очакване на края въпрос за обсъждането на този въпрос. В този случай постоянните членове, присъстващи на заседанието през цялата си продължителност. Въпреки това, използването на отделна дискусия на метод изисква точно спазване на правилата. не трябва да принуди гостите да се размила зад вратата в очакване на обсъждането на този въпрос.

Подгответе милостиня. Подготовка и разпространение, заедно с дневния ред на съответните брошури (под формата на проект за решение, с описание на предложенията, както и различни помощни материали) спестява не само време, но и позволява на участниците да преминете към формулират полезни въпроси и конструктивни коментари. Въпреки това, тази идея е лишена от смисъл, ако документите, които се разпространяват директно на срещата, е твърде голям. Ето защо е необходимо да се направи усилие и да ги направи кратко, но ясно, тъй като те трябва да четете всички присъстващи. Изключение може да бъде листовки, които предоставят различни доклади и да се използват като допълнителна справочна информация, която не се нуждае от пълен четене.

време. времето за среща се определя в зависимост от естеството на въпросите и решаване на проблемите по време на заседанието. Незабавни, но кратки срещи, свързани с краткосрочно планиране обикновено се провеждат в ранния следобед; те често са наричани срещата на планиране. Бъдещите седмичните срещи обикновено се провеждат в понеделник и в ранния следобед. Съобщените полезността на срещата, извършени в края на седмица, месец и т.н. В тези случаи, най-ефективни през втората половина на деня. Въпреки, че трябва да се отбележи, че времето на срещата и са силно повлияни от характеристики на организационни и професионални дейности.

Местоположение на участниците. Има много описания на това как хората трябва да бъдат настанени по време на срещата и как това се отразява на поведението и взаимоотношенията в групата. В тази връзка, не всички е ясно, но е възможно да се признае, както следва: а) ако участниците са седнали на масата, с лице един към друг, той стимулира опозиция, конфликта и несъгласието, въпреки че, разбира се, не се върти съюзници във врагове; б) Като правило, в близост до председателя показва своето уважение и благосклонност. Това се вижда ясно, когато той сяда начело на дълъг тесен маса. Колкото по-голямо разстояние от председателя, по-нисък ранг - точно както в средновековните Refectory обикновен гражданин гостите настанени в "долната" край на масата. Председателят трябва да се разбере на кого да постави пред него в местата "опозицията", но някой близък, за да "приятелски" място. Конфронтация или в разгорещен спор с труден съсед.