Основните правила на печат в институцията

Документ - сложен процес се характеризира с различни параметри, свързани с процесите на документ и с всички други органо-ции. обект на изследванията включва цялата опера-нето за приемане, предаване, съставянето, координация, Ofori-изправяне, сертифициране и пратката документи.

Основните характеристики на документа са на маршрута, който включва всички случаи, в начина на движение на документ от създаването на проект (или от приемащия-нето) на папката по делото, както и времето, необходимо за минувачите denie документи по този маршрут. Следователно, основно правило-ло работния процес - бързо prohozhde хартия, на най-краткия и най-прекия път с най-малко време отнема. В допълнение, когато организационно-ТА на движение на документи, необходими за извършване на правилата за следното-ните:

• максимално намаляване на случаите на преминаване документи (чрез премахване на етапите на процеса на обработка на документи и административни връзки не са OCU-slovlennyh бизнес необходимост);

• елиминиране или максимално ограничение на движението за връщане на документи (когато те се обработват - регистрация и доставка, в подготовката им - пред и soglasova настроени и т.н.);

Спазването на тези правила дава възможност за реализиране на основната организационна принципа на услуги за управление на документи - специалисти-нето на възможност за операции еднофамилна производствени централизирано изпълнение, за да използват по-добре-ТА офис оборудване и персонал.

В допълнение, спазването на тези правила може да се подобри предоставянето на документация за управление на персонала в резултат на:

• Посоката на постоянен поток на движение на информация, с изключение на депозитите на дубликат и повтарящи се операции за подготовка и обработка на документи;

• ритмично движение на документи, което гарантира безпроблемното им поток и помага пропорционална-налното натоварване, както за управление на специалист персонал и офис услуги.

Обективни данни за състоянието на документ може да бъде получена от качествените и количествените характеристики на нейните параметри.

Качествени характеристики на документа са:

• шофиране Документ посоки (посока на движение, етапите на документи за аеронавигационно обслужване и съдебни);

• периодичност (работен процес стъпка);

Работен процес като работния поток се разделя на няколко части - потоци и осигурява директен и обратен Ing комуникация в управлението. Според информационния поток (на потока от информация документ) се отнася до организираната или преобладаващите в рамките на движението данни на информационната система в определена посока, при условие че тези данни общ източник и общ приемник.

Отличава се с потока от информация и посоката-niju отношение към обекта на управление. В посока на vyde-lyayut хоризонтални потоци, свързващи организацията на управленско ниво, или вертикално (възходящ и низходящ), свързване на различните нива на организацията, например, орган на дръжката-vodyaschy и подчинените му институции и организации, в централния офис на компанията и дъщерните дружества, както и Фи филиали. Хладни места - това входни документи, да получавате-mye организацията-майка на местните организации са (изходящи документи подчинени организации, директно mye до по-високи органи). Downdrafts - това е горе-Документът бе изпратен от висшите органи и управление на подчинените организации.

По отношение на управлението Ob-ektu разпределят входящ, изходящ и вътрешен информационен поток. Те са тясно свързани, тъй като информацията е на пристъпи документи, използвани за получаване на вътрешни и изходящи отговори и т.н.

Входящият поток от информация на всяка организация се състои от:

• документи от местните организации са, съдържащ-ващи информация относно изпълнението на административните действия, запитвания за това как да изпълняват задачи и да докладва информация за дейността си. Според видовете документи, които се стичат сътрудничество на стойност отчети (финансови, икономически, социално-ТА, управление на дейността), инициатива докинг наред бележки, писма, нотариални актове;

• гражданите жалби - предложения, молби и жалби.

Изходящ информационен поток се състои от документи, Създаване-Тед в организацията и изпратен в чужбина. Изходящите документи, създадени в отговор на полученото ПИ-mennye или устно запитване или инициативни документи, които изискват или не изискват отговор. Инициатива документи винаги са значително по-високи, отколкото документи, група за реагиране. Мотиви за създаване на изходящи документи, продиктувани от дейностите по направление-niyami на организацията и нейната информация за просо. В изходящ поток на информация, група раси-poryaditelnyh документи (при условие, че организацията е на ИПИ-подчинен организации) и информационни (команд nikativnyh) - писма, меморандуми, ревюта, информация, доклади, договори, документи за тяхното изпълнение.

Входящите документи формират три посоки на движение: за управление на организацията, ръководството на структурната под-нето директно към специалисти. Съотношението на тези потоци неравномерно - най-голямата част от документа, влиза в дръжката-дането, което, от една страна, на опита на информация за цялата претоварване, а от друга, - получава значителна количествена на информацията не съответства на тяхната компетентност, областите на дейност и функционалните задължения, няма да им ниво. В очакване на ръководни документи е по-време за губене, се удължава пътя на документа на изпълнителя.

маршрут за трафика на входящите документи, зависи от това кога в работния процес технологии институция-nyatoy. Например, измерва процеса на регистрация е разделен на два етапа: въвеждане на данните от формуляр за регистрация, получени документ преди неговото разглеждане на управлението и добавяне на резолюция-ционни данни, срокове, насоки за прилагане и Дру-SHM след разглеждане на главата. По този начин, документи за регистрация на техно-логия увеличава трафика към-Документ от получаване на художника. Ако вашата организация има по-зает регистър документи отново, т.е. на нивото на структуроопределящи Турал единици, загубата на време поради ирационален-ТА спира движението на документ по-видими.

Изходящ информационния поток, обикновено пронизва цялата структура на управление. Тъй като инициативата и на информационните-нителни документи, изготвени от експерти в областта на структурните представяте за деления. Път на тези документи зависи от броя на копията на координация, зрение и подписване на документи, както и препечатки от текста, приет технология, записване и изпращане на документи.

Повечето пътища са нерегулирани DVI-zheniya вътрешни документи. И в този поток от документи за управление на трафика са склонни да се поръча и подготовката на всички други документи, които не са регламентирани от трасето и носи най-значителните загуби на време за преминаване на документи.

Въз основа на данните, характеризиращи на информационния поток, поток услуга може да се развива най-Celes-образен, оптимални маршрути потока информация за трафика.

Workflow като движение трябва да се разграничава от обема на документ, който се изразява в общия брой на документи, получени от организацията и да се създаде в него за определен период от време. * Документът трябва да се вземе предвид размерът на всички входящи, изходящи и вътрешни документи, както и всички копия, започнал работа с помощта на поли- графия и офис техника.