Основни елементи, които отразяват етапите на обработка на документите и хода на тяхното изпълнение
- Kameneva Екатерина | експерт в областта на управление на документи
Етапи на обработка на документите и за хода на изпълнението им, се считат през призмата на член изрично не е предвидено за тази сметка :. "Знакът на документа за приемане в организацията", "Резолюцията", "контрол на марката", "отпечатък върху изпълнението на документа и да го изпратите по делото" Ще научите за процедурата и методите на тяхната регистрация. Многобройни цитати подзаконовите и кратки примери могат да разберат напълно проблема.
Кой набор от данни трябва да се използва, когато поставяте -defined тип документ и по-нататъшна работа с него?
Тук трябва да се има предвид, че различните видове документи се състоят от различен набор от данни, както и че при изготвянето на документ, не е необходимо да ги използвате. Някои подпори са взаимно изключващи се. Така например, на необходимите "референтни данни за организацията" и реквизит "Името на вида на документа." Първият от тях е показан само в буквите, а вторият - на всички други организационни - административни документи, в допълнение към букви.
Какви са основната цел на тези или други подробности и за какво се използва?
Можете също така да включва подробности за идентифициране на тези, които се използват, за да отрази обработка на документи стъпки или скорост на изпълнение на. Тези подробности са:
- "Resolution";
- "Марката на контрол";
- "Забележете, за изпълнението на документа и да го изпратите по делото";
- "Марката на документа за приемане в организацията."
Помислете върху основната цел и методи на обработка -vysheukazannyh подробности.
Реквизит "Знакът на документа за получаване на организацията"
3.29. Марката на документа за получаване на организацията съдържа следващия пореден номер и датата на получаване на документа (ако е необходимо - часовете и минутите).
Разрешено бележка на получаване на документа в организацията ще бъде под формата на печат.
Разрешено марка на организацията за получаване на документи се постави печат или на ръка върху долната страна на първия лист-документи или на гърба си.
Фрагменти от по-горе може да се заключи, че реквизита "маркировка по документа за получаване на организацията" е подпечатан от външната страна (или получени) документи, или по-скоро, в долния десен ъгъл на първия лист. Основната цел на витлата - едно потвърждение за получаване на входящо документ и неговото по-нататъшно разглеждане (виж Пример 1) ..
Струва си да се обръща внимание на факта, че това предложение не е уточнено във вътрешните документи (записки, меморандуми и т.н.), когато прехвърлянето им от едно структурно звено в друго. Документи в организацията трябва да бъдат регистрирани веднъж: ви - в деня на приемането, създаден - от датата на подписване или одобрение. Множество регистрационни номера и дати на документ ще създаде само объркване. Ако искате да се определи предаването на документи между офиси, той трябва да бъде регистъра на документ за вътрешен трансфер.
Сериен номер в реквизита може да бъде допълнен с показатели:
- индекс кореспондент
- индекс тип документ,
- Unit INDEX - художник и т.н.
А отпечатък върху документа за получаване на организацията често остави в момента на регистрация на входящия документ. трябва да бъдат предприети в деня на получаване на документа в организацията.
Възниква въпросът: отпечатък върху получаването на документа и печат на регистрация - са едно и също нещо? Разбира се, можете да остави и двете марки, но дали е целесъобразно? От една страна, този подход би се вземе предвид общия брой на всички членове на документи на организацията като регистриран и нерегистриран. Въпреки това, от друга страна, двете марки, съдържащи частично същите данни ще бъдат склонни да се създаде объркване в областта на счетоводството и работа с документи. Ето защо, почти всички организации използват само една оценка.
Нека се опитаме да разберем защо, в типичните записите инструкции за управление са двусмислени изисквания, които се интересуват в детайли.
От това можем да заключим, че при горните подпори и -registratsionnym печат се отнася до едно и също нещо.
Реквизит "Resolution"
Повечето входящи документи след регистрация изпратени на ръководителя на организацията или на ръководителя на структурното звено. В резултат на изследване се отстранява резолюцията на документ (вж. Пример 1).
Резолюция нарича подпори. съдържащ инструкции на ръководителите. С други думи, основната цел на резолюцията - отражение на главата на поръчката, която се прави въз основа на документа и е задължителен за определен служител или служители.
Трябва да се отбележи, че резолюцията може да се наложи не само на входящи документи, но също така и до вътрешни документи: декларации, меморандуми, обяснителни бележки и т.н.
Морозова NV
Fedoseeva NA
Разрешено регистрация на резолюцията на отделен лист.
От по-горе фрагмент документ правим предположения за структурата на резолюцията:
Ако решенията са множество артисти, той е отговорен за се смята за неговото изпълнение да бъде изпълнител, наречена в първата резолюция. Обърнете внимание на други художници изразяват изискване те да бъдат включени в изпълнението на главата.
Трябва също да се отбележи, че регистрацията на резолюцията може да бъде на отделен лист, най-общо формата A6 (10,5 × 14,8 см), които задължително трябва да се посочи регистрационния номер и датата на документ (по-малката версия е показано в пример 2), и той Тя трябва да бъде прикрепен към документа. След изпълнението на листа с резолюцията трябва да бъде подадена в случая, заедно с документа.
Реквизит "знак за контрол"
Основната цел на подпори "контрол марка" на - наименование, че комисията, създадена въз основа на документа (т.е. резолюция) или съдържащата се в нея (т.е. фрагмент от административен документ), се поставят под контрол.
Контрол марка обозначени с буквата "С" на думата или марката "Контрол", който се нанася върху горния десен ъгъл на първата страница на поле документ (вж. Пример 1).
Контрол трябва да бъде предмет на всички задачи, които изискват изпълнението, които се съдържат в документите, и въз основа на тях. Съответно-venno въвеждане на документа след издаване на решението за това трябва да бъдат върнати на служба на услуга за управление на документи (DOW) и го постави под контрол. Когато настройвате да контролира под формата на регистрация и контрол трябва да се направи цялата необходима информация за поръчката.
Реквизит "на марката за изпълнението на документа и да го изпратите по делото"
В случай на високо качество и пълна изпълнение на поръчката, тя се отстранява от контрол. Премахване инструкции от контрол от страна на главата, след като е натрупал контрол, или от името на услуга DOW. Премахване инструкции с контрол, изпълнени с помощта на подпори "отпечатък върху изпълнението на документа и да го изпратите на бизнеса."
Ако сте създали няколко поръчки, свързани с един и същ документ, реквизита "марка за изпълнението на документа и да го изпратите по делото" трябва да се правят само след изпълнението на всички поръчки.
3.28. Марката за изпълнението на документа и неговата посока в случай включва следните данни: позоваване на датата и номера на документа, свидетелстващи за неговото изпълнение, или при липса на такъв документ - обобщение на изпълнението; думите "в случая"; по номер на делото, по който да се съхранява в документа.
Марката за изпълнението на документа и да го изпратите на сделката с подпис и дата от изпълнителя на документа или на ръководителя на структурното -podrazdeleniya, в която се изпълнява в документа.
2 държавна система за управление на документи на, одобрена от борда на СССР 04.27.1988 Glavarhiva в момента не е нормативно-документи.