Организация офис в подразделения

Противно на общоприетото схващане, чиновнически фирма се занимава не само с Office служба или Dow. За да работите върху документи обикновено участват и други служители на фирмата - служителите на структурни звена, което означава, че услугата за управление на документацията трябва много добре да разбере какво се случва "на място". На това зависи качеството на работата с документи в компанията като цяло. В тази статия ще говорим за това как да се определи лицата, отговорни за водене на отчетност, който функционира към тях и да прехвърли това как да се регулира на новите правила.

Структурно подразделение е ръководният орган в рамките на организацията, която има определен набор от функции. Количеството и състава на персонала на структурни звена обезпечени в организационни и кадрови документи на дружеството.

Структурните звена могат да се разделят на външни (наричан също различни - това клонове и представителства) и вътрешна, която включва отдели, услуги, управление и т.н. По-долу, позовавайки се на организацията по отношение на документирането в структурните звена, ние ще се отнасят до миналото, не е нужно признаци на самоорганизация и географски намира в близост до блок за управление на дружеството.

Той се намира в близост до управлението на организацията се намира на главната трудност настройка офис в подучастъка: ръководители на отдели смятат, че ако вашата организация има отдел за обслужване или работна група, които са отговорни за работата с документите, тяхното отдел не може да направи това - "той и без достатъчно възможности. "

По традиция, има три форми на запис организация на отчетност в дружеството: централизирана, децентрализирана и смесени.

1. Tsentralizovannayaforma встъпи в длъжност администрация от специална организация отдел - Офис, предучилищна възраст услуга или общ отдел.

2. децентрализирана форма - точно обратното на първата: тук, всяка единица разработва собствени системи за управление на документи.

3. смесена форма. както подсказва името, това е разделяне на функции за работа с документи между офис и разделения.

Тази форма на организация на офис се случва най-често.

Стъпка 1: възлагане на отговорността за водене на отчетност

Без значение какъв вид на офис организацията практикува в компанията, във всяка структурна единица трябва да е служител, отговарящ за документи. Неговите отговорности, определени въз основа на функциите, които се прехвърлят дялове офис.

Лицето, което отговаря за офис администрация, назначена със заповед на ръководителя на организацията. Неговото описание на работата трябва да бъде изменен.

Препоръчително е също така да изпрати отговорен за краткосрочни курсове по управление на офис или се научи. С правилното разпределение на функциите на служителите, отговорни за аутсорсинг, да станат незаменими помощници производител Dow офицери.

Заповедта за назначаване на препоръчва най-малко веднъж годишно на преглед. В случай, че служителят ще се движи нагоре по професионалната стълбица, да се пенсионират или да отидете в дългосрочен отпуск, издаден на нова поръчка на лицето, на което пресича отговорности, които отговарят за документи. Не забравяйте да се замени на работника или служителя за времето на платен годишен отпуск или болен: Началник на отдел, трябва да се знае точно кои ще бъдат ангажирани в документите в тези периоди.

Стъпка 2: Разпределението на отговорностите

Отговорен за канцеларска работа в структурните звена на прехвърлените отговорности за работа с документи, които се извършват под общото ръководство и обслужване DOW.

Създаване и счетоводни документи

Ако вашата организация е бил номиниран и да има определени отговорности, които отговарят за документи, това не означава, че услугата Dow може да въздъхне с облекчение, и не забравяйте, че те съществуват само в дните от датата на получаване на докладите. Необходимо е да се провежда текущ мониторинг на работата на отговорна, навременно предизвестие и поправяне на грешките, за да намерите общи проблеми и да ги решим заедно.

Обявления за бъдещи номера