Офис мениджър или секретар "във фермата"

Много отдавна, в първите дни на кариерата си, идващи да работят административен асистент на новосъздаденото дружество, разбрах от първите дни, които означаваха бъдещата ми лидер, говорейки в интервю, че той се нуждае от "истински офис любовница." От първия си ден влязох в стаята напълно празен, в които работниците набързо завърши ремонт. Ние нямахме абсолютно нищо: без мебели или офис оборудване, както и на служителите по време на котка смях.

Не мина много време, и седи в удобен стол, гледане стрелкащи се насам-натам от служители и посетители, приемане на телефонни обаждания и като факсове, изготвяне на ароматно кафе с "каймака" на шефа, аз от време на време с справедлива стойност на гордост да мисля, че всичко това Тя се върти до голяма степен благодарение на мен. По това време няма за изслушване на думата "офис мениджър", режисьор ми каза: "Ние имаме еди-какво си" - и аз го направих. Понякога интуитивно, понякога с "образовани залог", без дори да знаят, че това, което по-късно става известен като "подкрепа живот" или "гладкото функциониране на организацията" офис ...

Ето защо, аз все още не мога да спра да се чудя защо, в Беларус, за разлика от една и съща България или Украйна, някак си не се приучват офис мениджър институт. Не, разбира се, е той. Но ако нашите съседи офис мениджър - младши изпълнителен позиция, което означава, наред с други неща, ръководството на помощен персонал: чистачи, куриери, работници, шофьори, тогава ние го правят все едно секретар с повече или по-малко широк набор от усъвършенствани функции, за да се гарантира, работа в офис. Така че често е възможно да се чете абсолютно идентичен с техническото задание за кандидатите за работа "секретар" и "офис мениджър" за различни компании.

Отново, ако компанията е малка, секретар ще се справят успешно с такива допълнителни отговорности. Но за голяма организация, по мое мнение, се нуждаят от "квалифицирано лице", отговорен за това, че всичко, което трябва да завърши работата е в офиса. И това не е от чувство на солидарност с неговите секретари. Веднъж се случи да бъде в една организация, където офис софтуер е възложено да предоставят услугата. И не за определен служител от него, както и цялата услуга като цяло. Объркване, казвам ви, има царува ужасен! Същите хора, в същото време, ангажирани в търсене развалините, метал, цимент, метални продукти, текстови маркери, офис хартия, продупчени карти и ред. В резултат на това беше направено всичко възможно в авариен режим, а ако изведнъж има спешна нужда от производството на някои възли и детайли, малката може да се очаква от шест месеца.

Така че аз мисля, че офис мениджъри имат право да съществува. Нещо повече, те са длъжни да съществува! Тези, които наивно вярват, че те ще имат нищо общо, уверявам ви - как иначе ще бъдат проверени.

Списъкът на задълженията да се гарантира гладкото работата на офиса е доста значително се различават в зависимост от големината на компанията, нейната структура и специфична дейност. Ако се опитате да го представи в най-голяма, можете да получите нещо подобно:

Разбира се, да се разгледа по-подробно всички области в една статия не е възможно, така че аз ще разработи по няколко, най-характерни за повечето компании. Все пак, има някои общи правила, които значително ще улеснят работата си и да се отървете от излишните главоболия.

Начало - половината от битката. Просто обмисли внимателно и прави от самото начало, както трябва, създаване на стройна система, която в последствие няма да даде неуспехи, отколкото след това се променям. Ако се случва така, че идваш към нечие място и видя недостатъците в работата на своя предшественик - не се дава ход на палеца, може да се утежни ситуацията. По-добре е да прекарат време и енергия и всичко се сложи в ред, така че да можете по-лесно да се работи.

Можете да отидете до няколко основни точки:

Преди това ние го осъзнах - по-малко платени. Всичко, което се прави, трябва да бъде направено в срок. И още по-добре - по-рано. Това не само гарантира, че организацията ще работи без прекъсване, в резултат на вашите недостатъци, но в много случаи, значително ще спаси. Най-простият пример - поръчка на печатни материали и сувенири. Когато това се случи в "нормална" режим, приложението ви е спокойно поставени в плана и компанията плаща за реалния продукт или услуга (за лого приложение, например). Но ако днес ви се помни, че в деня, след изложбата, и все пак конят не лъже, а след това, на първо място, трябва да прекарват много време, за да се намери фирма, която ще изпълни поръчката бързо, и второ, така че не забравяйте да може да откъсне на баснословни цени за неотложност.

Друг пример - подкрепа виза. Кандидатстване за виза възможно най-скоро, тъй като само получава потвърждение за пътувания в чужбина на някой от персонала. Ако се отложи, ще трябва да се потърси помощ от агенциите, които работят не е безплатна.

Не пропускайте! Всеки от нас не би имал нищо против да си купите нещо в значителна отстъпка или се продадат. Днес, тази практика е не само магазини за привличане на клиенти, но също така и доставчици на стоки и услуги, за да привличат и задържат клиенти: са различни промоции, отстъпки (понякога - много значими), в зависимост от обема на поръчката и кумулативни бонуси. Затова държа ръката си на пулса, следвайте информацията от техните доставчици - това ще ви позволи да се спестят пари или получавате като подарък нещо полезно. Само не се поддаде на изкушението на вечния женски род: да купи нещо безполезно, само защото е евтино.

Ако сте на работа, трябва да се справят с покупката на компютри, факс апарати, копирни машини и други скенери, че има смисъл да се консултирате с опитен човек. В този конкретен случай - системен администратор. Предлагам ви няколко прости съвета, които да ви помогнат да се избегнат ненужни грешки.

Компютърни технологии се развива с такава скорост, че фактът, че вчера е "последната дума" за една година е "вчера". От една страна, това е прекрасно, защото всяко ново откритие прави работата ни по-лесно и по-ефективно. Но има и друга страна на монетата на: офис техника, особено компютрите и всичко свързано с тях, бързо остарява морално. Ето защо, при закупуване на персонален компютър е препоръчително да се купуват най-много "фантазия" толкова дълго, колкото е възможно да се избегне необходимостта от модернизиране.

При избора на копирни машини, факс апарати и др Не се изкушавайте да изключителен, редки или просто се появи на модела на пазара, не е имал време да се докаже. На първо място, това е глупаво да се плаща за опции, които не са свързани пряко с целта на инструмента. Принтер с вградена кафемелачка - е, разбира се, изключително, но защо? На второ място, новините винаги е по-скъпо, просто защото те - нови елементи. На трето място, това е трудно да се намери доставки и скъп модел ще се събира прах в ъгъла, вместо полза в очакване, докато не се намери правилният патрона. И накрая, ако моделът не е благосклонно приета от купувача, продавачът може просто да спре доставката на оборудване на тази линия и, следователно, резервни части и консумативи за тях. Резултатът ще бъде нито себе си, нито на хората.

Като правило, изобилие от пространство, модерни офис работници не са разглезени. Така че има смисъл да се обърне внимание на многофункционални устройства, които комбинират, например, факс, скенер и копирна машина. Те заемат значително по-малко пространство, а качеството не е особено засегната, понякога дори напротив. Само трябва да изберете разумно и не забравяйте да се консултирате с вашия дилър и провери мнения в интернет: някои модели са "замрази" функция, когато се използва като мрежа.

Когато се инсталира офис оборудване, препоръчвам незабавно да се справят с всички настройки и да проучи внимателно ръководството за потребителя. Някои от продавачите практикуват своите туристически консултанти "на място" и брифинг за работа с конкретно устройство. Ако се предоставя такава услуга, не забравяйте да го използвате: тя е по-лесно да получите съвет от професионалист от собствената им да се справят с досадни проблеми, които могат да се появят "в хода на играта."

Бъдете сигурни, за да се уверите, че проводниците на всички офис оборудване са били поставени в изолация и възможно най-компактна, в противен случай рискът от служители протегна в цялата си дължина, уловена в треска за един от тях. И предполагам, че заради това, което не се включите компютъра си, защото тя изгаря CPU, или защото по-чиста случайност нещо там боли въже - насладете се под средното.