Образуване на нещата в организацията и текущото им съхранение

В началото на всяка година, организацията започва формирането на документите по делото. Образуване на нещата - групиране на изпълнените документи по делото в съответствие с номенклатурата на делата и подреждането на документите по делото.

Централизирани и децентрализирани образуване на нещата в организацията

В бизнес организации, образувани централно в служба на управлението на документи (секретариат, канцеларски материали, офис отдел и т.н.) или децентрализирано - в подразделения. Практиката показва, че нещата се формира основно децентрализирана, т.е. в подразделения.

Организационни и административни документи, техните регистрационни форми (счетоводни), резюме на текст и статистическа планиране и отчитане на документи, кореспонденция и други документи, свързани с оперативната дейност, генерирани в служба на управление на документи (DOW).

Документи, отразяващи отделните дейности на организацията, образувани в случай на мястото на тяхното съставяне на съответните структурни звена в рамките на компетентността на която включва определени въпроси в съответствие с позицията на тях (например, в зависимост от позицията на планиране и икономически отдел, отдел на счетоводството и отдел докладване рамки и т.н.).

Формирането на нещата в структурните звена на организацията са ангажирани служители, които са отговорни за водене на документацията. Контрол върху формирането на нещата направени предучилищно услуга.

Лидер архив или организация, отговорна за файла има необходимата методическа помощ на служителите на структурни звена в образуването на дела, и провежда валидиране формирането на случаите, в съответствие с одобрения номенклатурата на нещата.

Правила за образуване на въпроси

В образуването на случаи, спазвайте следните основни изисквания:

# 9679; поставени в бизнеса изпълнява само изпълняват правилно документи в съответствие с позициите на номенклатурата на делата;

# 9679; Тя включва работа с едно копие на документа;

# 9679; да се съберат всички документи, свързани с разрешаването на проблема;

# 9679; поставете заявлението заедно с основните документи;

# 9679; групирани в един от случаите документи на същата календарна година, с изключение на преминаване въпроси;

# 9679; отделна група в случая документи на постоянни и временни време на съхранение.

Случаят не трябва да се поставят документите, за да бъдат върнати, допълнителните копия, чернови.

Обърнете внимание! Въпросът не трябва да надвишава 250 листа по-малко от 4 см при дебелина на гръбначния стълб. Ако гръбнака на случая е по-голяма от 4 см, дело документи са разделени на тома. Обосновката на индекс и хедъра са поставени на всеки обем с добавянето на "том 1", "том 2" и т.н.

Документи в случая от горе до долу в хронологичен въпрос-логична последователност или комбинация.

Вътре трябва да се подредят документите по делото, така че те са обхванати от тяхното съдържание на конкретни въпроси в логическа последователност.

Групирането в случая на някои видове документи,

Нормативни правни и регулаторни актове са групирани по видове бизнес и историята със свързаните с тях приложения в рамките на една календарна година. Не е позволено да се образува в един случай на различни видове административни документи, като например заповеди, инструкции и указания. Всеки вид административен документ се оформя като самостоятелна бизнес с неговия брутен номерация и, съответно, което подлежи на регистрация в независимата списанието (книга).

Поръчки за персонал, образувани в случая, в зависимост от времето на тяхното съхранение. Трябва да се помни, че това е забранено да се групират в един от случаите документи с различни периоди на задържане.

В съответствие с чл. 19б Списък на стандарт за управление на архивни документи, получени в хода на дейността на държавните органи, органите на местното самоуправление и организации, с посочване на срока на годност на заповедите за персонала са две срок на годност: 75 години и 5 години.

За поръчки, които имат 75-годишен срок на годност, са поръчките:

# 9679; за приемане, трансфер, комбинация, трансфер, освобождаването;

# 9679; сертифициране, повишаване на квалификацията, като определите рангове (ранг);

# 9679; промяна на име;

# 9679; промоция, награждаване;

# 9679; заплати, бонуси и различни плащанията;

# 9679; всички видове ваканционни работници с тежки, вредни и опасни условия на труд, отпуск по майчинство, раждане, грижи за децата, да напуснат, без заплащане (заплата);

# 9679; часовници на профила на основната дейност;

# 9679; дълго vnutribolgarskih и чуждестранни пътувания, екскурзии за служители с тежки, вредни и опасни условия на труд.

За поръчки, като на 5-годишен срок на годност, са поръчките:

# 9679; на дисциплинарни наказания;

# 9679; платен годишен отпуск, отпуски за обучение;

# 9679; vnutribolgarskih краткосрочни и чуждестранни мисии.

Практикувайте използването на документи на служителите, показва, че когато големите обеми нареждания по отношение на персонала, с 75-годишен срок на годност, по-добре е да ги образуват в делата на бизнес дейности. Например, тя трябва да бъде отделна група в делата на заповедите за допускане, прехвърляне, комбинация, трансфер и освобождаване на работници и служители, т.е. свързани с тяхното старшинство, а поотделно - поръчки на бонуси, промоция и други плащания, които съдържат информация за заплати. Във всеки случай на поръчките трябва да имат независима номерация бруто.

Наредби, инструкции, правила. одобрена от регулаторните правни и регулаторни актове (разпореждания, решения, резолюции и т.н.) са групирани заедно с посочените документи. С утвърждаването им като отделни документи, те са групирани в отделни случаи.

Протоколи от подредени в хронологичен ред по датата на тяхното получаване и във възходящ ред на номерата им. Съществуващите приложения към тези протоколи се формират в едно нещо, което е, заедно с протоколите. В случай на по-голям обем от приложения към формуляра за кандидатстване протокол в отделни случаи и с дата на протоколи и техните номера.

Одобрените планове, доклади, прогнози, набирането на персонал и други документи са групирани отделно от техните проекти.

Кореспонденцията е групирана, обикновено за период от една календарна година и систематизира в хронологичен ред; в този документ, отговорът е поставена за искания документ. С възобновяването на кореспонденцията по конкретен проблем, който започна през предходната година, документите, включени в сделката на годината, което показва индексът на предходната година делото.

Документи в личните файлове се намират, тъй като те са получени и систематизирани, както следва:

# 9679; вътрешен опис на документите, налични в личното досие;

# 9679; профил (лична форма на счетоводен персонал) и го допълва;

# 9679; автобиография, CV;

# 9679; образователните документи;

# 9679; молба за започване на работа;

# 9679; ред (ред) за работа;

# 9679; трудов договор;

# 9679; споразумение за отговорност (ако има такива);

# 9679; копия от заповеди (разпореждания) за преместване, подреждане, превод, заверка, професионално развитие, за създаване на заплатите, да напуснат, без заплащане, грижи за децата и др.;

# 9679; допълнително споразумение към трудовия договор;

# 9679; копия на брачни свидетелства, документи за промяна на име;

# 9679; атестационните листове;

# 9679; копие на паспорта, идентификационен номер на данъкоплатеца, както и други документи, лични ЗФР на служителите;

# 9679; удостоверение за регистрация по местоживеене;

# 9679; медицинска документация;

# 9679; подаване на оставка;

# 9679; копие от поръчката (инструкция) за уволнение.

Лични карти на служители (унифициран формуляр номер T-2) се оформят в отделен случай по азбучен ред имената отделно от личните досиета.

Сметки на заплатите на работниците и служителите се намират в делата по азбучен ред на имената.

Получаване на случаи за прехвърляне на съхранение

Пълна документация във електронни документи, генерирани в случай (папка), в съответствие с номенклатурата на организация работи отделно от документите на хартиен носител на твърдия ви диск специален компютър.

Случаи от датата на тяхната институция преди прехвърлянето на организацията на архив се съхранява на място, на тяхното образуване.

Делата се разглеждат институции, тъй като включването им в първото изпълнение на документи. След изпълнението на документа, и завърши с домакинска работа миналата поставени (подадена), за да осигури физическата безопасност на твърди корици или папки записващи устройства.

Във всяка структурна единица се разпределят служител, отговорен за съхраняването на документи и формирането на техния бизнес. Началник на отдел гарантира безопасността на документи и файлове. За тази цел, в случая трябва да се поставят в заключващ се шкафове, сейфове и др за да се гарантира тяхната безопасност и защита от прах и слънчева светлина.

Случаите в помещения за тяхното регистриране и бързо търсене са поставени вертикално, корени от и в съответствие с номенклатурата на нещата. На гърба на покрива случаите, определени показатели за номенклатурата на делата. Номенклатурата на делата или извлечение от него се поставя от вътрешната страна на шкафа.

При търсене на всеки документ, трябва първо да намерите желания нотариалния акт, а след това на показателния случай - съответната папка на рафта.

Проверка на наличността и състоянието на документи и дела

Висящите за текущото съхранение, които подлежат на вписване. Периодично проверявайте за наличието и състоянието на документи и случаи, за да се установи реалното съществуване на делата и тяхното съответствие с размера, изчислен в съответствие с номенклатурата на нещата.

Проверка на наличността и състоянието на документи и файлове, съхранявани в движещи случаи връщането на дела, промяна на лицето, което отговаря за съхраняването на документите и ръководителя на отдела, както и реорганизацията или ликвидация на организацията или нейната структурна подразделение.

В случай на загуба на документи и файлове, съхранявани на вътрешно разследване, резултатите от които извършителят на загуба, се наказва в съответствие с установената процедура.

Процедурата за издаване на файлове и документи

случаи на екстрадиция други структурни подразделения се прави с разрешение на началника на предучилищна услуги. Издаване на отдели наети работи при работата, извършвана при получаване. Издаден по въпроса се поставя картата-депутат, се поставя на място, издаден от бизнеса. Това показва, структурно звено на показателния случай, датата на издаването му, на които издава по въпроса, датата на завръщането му, осигурява графики за разписки за получаване и бизнес.

Случаи са дадени за временно ползване на служители на структурни подразделения за срок от не повече от един месец след изтичането му се възстановява. Други организации, работи, издадени въз основа на техните писмени молби, с разрешение на ръководителя на организацията на акта.

Ако някои документи, които вече са включени по висящо дело в текущата съхраняване на структурното отдел временно да изисква от работника или служителя, те могат да бъдат издадени от фирмата, отговарящи за случаите, формирането и съхранение, както и на тяхно място се вгражда лист-депутат. В лист-заместител е показан, кога, на кого и за колко време е бил издаден документът.

Изземване на документи от случаите на постоянно съхранение (например, поръчки за основните дейности, персонал, отчитане на основните дейности и т.н.), се допуска в изключителни случаи и се прави с разрешение на ръководителя на организацията оставяйки в заверено копие от документа и да действа върху причините за първоначално издаване ,

EA Koshelev,
архивист