Нюансите и дневника за пълнене на входящи документи

Те включват не само в писмо, изпратено в плик, но писмени отчети до рецепцията, подадена от директора или деловодството, където в момента той е на списанието. Всяка буква, телеграма или писмено искане се присвоява сериен номер.

Това става бързо и безплатно!

Защо ви е нужен този документ в предприятието

Регистрирайте входящите имейли, както и записването на изходяща кореспонденция, необходима по много причини. Ето кои са те:

С други думи, на списанието - един вид килер с много рафтове, което прави възможно да не се смесват всички букви в купчината. Това дава възможност да не се удави в входящата кореспонденция и да се отделят "зърното от плявата", т.е. диференцират входящи документи по реда на важност.

Кой участва в провеждането на нейната

Регистрирането е бил секретар или служителя, в зависимост от мащаба на предприятието или организацията. В малките институции се съхранява при секретаря на главата, където всички документи са заведени директно на рецепцията. Ако компанията е голяма, например, растението с броя на работниците в 5000, във всеки магазин или отдел има своя чиновник или секретар, който се занимава с контрола на кореспонденция. Във всеки случай, всичко, което се отнася за провеждане на документ, трябва да бъдат формулирани в правилника.

Понякога такава отговорна задача, възложена на конкретен човек, който трябва да улови входящи документи, разпределени по отдели и в същия ден, в писмото приписва на този, който може да реши този или онзи проблем.

Важно е да се спазват най-важното правило списание, а именно веднъж. Това е, ако секретарят или служителя регистриран входящия документ, който влезе в името на институциите по отношение на счетоводството, пререгистрация в офиса на счетоводителя не трябва да бъде. Ако документът, който искате да заключите в друго списание, там ще бъдат доставени същия сериен номер, при които тя е регистрирана само от "1" фракция (например, №256 / 1).

Също така е възможно да се регистрира децентрализирано, който включва фиксиране на входяща поща в няколко отдалечени места. В края на книгата, за разлика от дневника на поръчките. не трябва да бъде свидетел на подписи, което показва броя на документите, съдържащи се в него. На корицата е достатъчно да се уточни само първата и последната дата за записване.

Как да се запълни списание преминаването на инструкция за безопасност - виж тук.

Правилата и процедурата за пълнене

В България няма конкретна шаблон списание, така че всяка организация има право да избират своя начин на пълнене му. Въпреки това, трябва да е задължително в следните графи:

Произволна форма предполага наличието или отсъствието на каквито и да било графики, а всяка компания прави свои собствени допълнения в зависимост от неговата специфика. От началото на новата година в списанието на номерирането започва отново с №1, дори и чаршафите в него почти са приключили.

Тук можете да изтеглите формата и извадка от документа като файл на Excel

Електронната форма, то се осъществява във XLS, DOC и DOCX, а след това фиксиране не се прави на хартия. В много предприятия има автоматична система, която ви позволява да записвате входящи документи на различни места, като съчетава всичко в едно централизирана база данни. Компютърна програма автоматично определя сериен номер на регистрирания документ, и всеки член на организацията ще бъде в състояние да на работното си място, за да намерите необходимата документа.

В допълнение към стандартна крива в електронна версия на разположение колоната "име на структурен участък", "броя на страниците в документа и прилагане", "тип документ."

срок на съхранение

Ако имате още въпроси Научете как да се реши точно ти е проблема - Обадете се сега: