Как да се проведе среща с работниците и служителите, бизнес блог №1

Как да се проведе бизнес среща? Как да го направя възможно най-ефективно?

Среща - "необходимо зло" в работния живот на всеки човек. Ако ги управляват правилно, те могат да помогнат за решаването на трудната ситуация, съгласувани действия и да направи нещо положително.

Неправилното поведение, те са загуба на време. Всъщност, трябва да се проведе среща в най-кратки срокове, за да се вземат всички необходими решения, така че след това с чиста съвест да започнат свой собствен бизнес.

Този списък от действия, съдържа съвети за тези, които са на смяна трябва да планирате срещи и да ги води. По отношение на големите срещи, като на заседанията на съвета или годишните общи събрания, съответните препоръки от различно естество, така че тук ще се спрем само на срещите, които се провеждат в работната среда всеки ден.

• Мразя срещи, но шефът ми мисли, че те са много важни. Има ли и други, по-малко време методи за вземане на решения?

В някои случаи на срещите не е най-добрият вариант за решаване на проблема.

Например, можете да опитате следното.

Но ако алтернативата е неприемливо, и срещата се вижда най-добрите и най-малко тромави начин да се очертае план за действие по отношение на конкретен проблем, да се подготвим за него авансово, като делегира задачи, както е необходимо.

Как ефективно да проведе заседание

Не забравяйте, че най-продуктивните срещи обикновено са тези, при които се изисква минимален брой хора, така че се опитват да ограничат броя на участниците в тези, които наистина трябва да бъде там.

Тя трябва да бъде служители, които вземат решения, тези, които са пряко засегнати и тези, които са специализирани в определени области на дейност.

Ако програмата е доста впечатляващ и обхваща широк кръг въпроси, помислете за възможността за свързване на отделните служители за срещата само за обсъждането на този въпрос.

# 2 предостави на участниците цялата необходима информация, по-рано. Уведомете всички участници на времето и мястото на срещата и да ги изпрати на дневен ред с времева рамка за всеки въпрос.

Правилно определянето на дневния ред ще позволи на всички участници да имат ясна представа за целта на срещата и неговата продължителност.

Определяне на началото и края на срещата, както и времевата рамка за всяка точка от дневния ред (което е особено важно, ако на заседанието ще бъде дълъг и някои служители ще вземат участие в него само по време на разглеждането на конкретен проблем), Вие се съгласявате да насърчи хората да се съсредоточи върху.

Естествено, определените срокове трябва да се спазват, ако искате да се лекува правилно.

В допълнение, участниците трябва да предоставят следната информация.

• Обяснение за това как да стигнете до мястото на провеждане на събранието, ако те никога не са били там и преди.
• За информация за това кой друг ще присъства на заседанието (особено ако ви канят хора, които не са служители на компанията - консултанти, на свободна практика или дизайн).
• Основна информация или документи, имащи отношение към срещата. Например, ако ще да се обсъдят преразглеждането на продуктовия си каталог, който е трябвало да прекарва дълго време, изпращане на всяко копие на каталога. Заедно с него можете да предложите и други подобни публикации, стила, който се обръща към вас, така че участниците в срещата споделиха своите виждания за новите начини за представяне на вашите продукти.
• Вашата информация за контакт и данните за контакт на Вашия представител на място (например, асистент, ако имате).

По този начин ще се предпазите от загуба на много време и стрес в деня на събранието. Проучванията показват, че най-доброто време за среща - преди почивката за вечеря, или по-близо до края на деня: го принуждава участниците да се фокусират върху дневния ред на заседанието и не позволява твърде дълго.

# 4 Присвояване на някой, който да вземе минути. Опитайте да влезете възложи на някой друг, така че можете да се концентрирате напълно върху провеждането на събранието.

Ако този човек не е запознат с проекта или въпроси, включени в дневния ред, ходи с него на ключови думи и съкращения, така че да не се губят в догадки по време на срещата: вие и останалите участници могат да се запознаят с подходяща терминология от сърце, но "новак" - едва ли.

# 5 Намерете и ви приготвя място на срещата. Учене, че трябва да се проведе среща, резервирате стая подходяща за него.

В някои компании, операционна система за резервация стая за срещи, така отбележи датата на събранието, за да имат време да се докопат в точното време пространство на подходящ размер. Не разчитайте на факта, че той ще бъде свободен, когато това е необходимо за вас!

По-близо до деня на заседанието, уверете се, че:

• стайна почистват;
• има достатъчен брой маси и столове;
• на флип чарт, ако ще да го използвате, има хартия и маркери;
• добро вътрешно осветление, отопление или вентилация за определено време на деня и сезон на годината;
• има достатъчен брой електрически контакти, и те са на подходящо място, ако ще да се използва шрайбпроектор или лаптоп;
• цялата налична техника в стаята е готова и функционира правилно.

Ако не разполагате с трапезария, попитайте някой колега или асистентът му да присъства за вас по време на срещата, че след един час и половина, можете да го отнесе да донесе всичко от близкото кафене, което трябва. Отново, това ще ви позволи да се концентрирате напълно нашите по-себе си за по-важни въпроси.

# 7 Старт като ще продължи. В деня на срещата, за да се стигне и по-рано, за да се уверете, че за пореден път, че всичко е готово. Когато всички участници ще се съберат, за да определя темпото и тона на срещата, като изпълните следните стъпки:

# 8, е строго контролиран процес. Осигуряване на всеки един от тези, които представят възможността да се изказва по всеки въпрос, посочен в дневния ред, се опита да контролира речта си, така че да не излиза извън рамките на установения срок.

• Погрижете се за участниците в изявленията си да се придържат към точката от дневния ред.
• След преглед на всеки въпрос го обобщим и, ако е необходимо, по-точно зададете всички единни действия върху него (записващото устройство ще бъде особено благодарни за него).
• Учтиво, но твърдо се пристъпи към следващата стъпка, ако въпросът е уреден.

# 9 Не позволявайте на някой доминира един процес на обсъждане. Често обърна внимание на обсебва една или две приказливи участници, така че като председателстващия трябва да гарантира, за да дам думата на всеки.

Понякога наличието на паралелна заговор му "частен" среща. Той може да бъде под формата на шепнеха помежду си, прехвърли бележки или дори пълноправен отделна дискусия.

Такива прояви трябва да се спре: направете справка пряко към участниците на този "дебат" и учтиво ги попита дали иска да добави нещо към това, което е казал. Например, може да се каже: "Може би не се получи в Koya е проблем. Бихте ли искали да споделите с нас, преди да отиде по-нататък? Днес, ние имаме много да се помисли. "

# 10 Пълна среща. В заключение на срещата, благодари на всички присъстващи за тяхното внимание и принос към общата кауза. Ако е възможно, също информират участниците, когато следващото заседание (ако е необходимо) на въпросите, които бяха обсъдени, не летял от главите си след пет минути.

• съгласувани действия;
• персонала, който отговаря за изпълнението им;
• условия (ако е необходимо);
• датата на следващото заседание, ако е планирано.

По този начин, на среща не винаги е загуба на време. Ако тя се организира ефективно, то несъмнено ще донесе ползи за цялата организация.