Как да се подготвим за прехода към електронно управление на документи с изпълнители

Как да се подготвим за прехода към електронно управление на документи с изпълнители

Ако компанията планира да се премести в електронното управление на документи, нашите препоръки ще ви помогнат да изготви план за действие. Те ни казват как да се преговаря с изпълнители за избор на доставчик и да се подготвят кадри за промени в работата.

Използвайте Запознай:

Ако една компания ще се преместят в електронното управление на документи (EDM) с контрагенти да гласуват по-рано, някои от документите може да се предава по електронен път. На това зависи обхвата на работния план на проекта за него, разходите за труд и разходите на дружеството.

Как да се създаде план за работа за преминаване към електронно управление на документи с изпълнители

преход на компанията за електронно управление на документи работата е разделена на блокове:

  • организационни въпроси;
  • контрагенти;
  • управление на документи;
  • персонал;
  • доставчик;
  • Automation (привеждане в съответствие на счетоводната система с доставчика на информационен ресурс);
  • бюджет.

Списък какви задачи трябва да се извършва в рамките на всеки блок (вж. Пример). Ако е необходимо, се коригира списъка. Да предположим, че компанията не може да се наложи автоматизация: да следите статуса на документите за регистрация чрез система за счетоводна отчетност на дружеството е удобно, но ако обемът на документа не е голям, разходите за автоматизация няма да се отплати.

Идентифицирайте се, в каква последователност за извършване на изброените елементи. Част от работите може да се извърши едновременно, например, да се развива презентационни материали за персонал и преговаря с изпълнители.

Изтеглете популярните 3 наредби, които ще бъдат полезни в работата

Как да се преговаря с партньори относно преминаването към електронно управление на документи

Разделете компанията на четири групи от контрагенти. Всяка група ще се използва специален подход за договаряне на прехода към електронно управление на документи. Може би не всички изпълнители ще са съгласни, че е необходимо да продължи да общува с тях, хартиени документи или да спре да работи.

Значителни контрагенти, които използват електронен документ. Тези компании вече работят със своите доставчици на услуги, може да не е с тези организации, с които ще работи вашия бизнес. С партньори от групата може да действа, както следва:

1. Помислете дали е препоръчително да се сключи договор с доставчик, с когото работи купувача (доставчик).

2. Разберете дали има роуминг между предполагаемото доставчик на вашата компания и доставчик на контрагента.

3. оферта от страна на контрагента да сключи договор с доставчик, който ще изберете вашата компания.

Значителни контрагенти, които не използват електронен документ. Ако купувачът (доставчик) отказва да се използва електронно управление на документи и да си сътрудничи с него, за да се спре на дружеството не е печеливша, действа по един от сценариите:

2. Направете една среща и да се опита да убеди да се използва електронно управление на документи.

Обещаваме Ви, че ще бъде лоялен към възможните недостатъци и ще помогне да се създаде електронен документ да работим с вашата компания.

Nebolshiekontragenty, които използват електронни документи. Тази група от купувачите и доставчиците могат да използват същите опции като по отношение на сериозни контрагенти. Но преговорите с предимство се провеждат под формата на кореспонденция, да не прекарват твърде много време. Ако едно споразумение не може да бъде - тя може да бъде по-лесно да се откажат да сътрудничат.

Nebolshiekontragenty че не използват електронен документ. Ако купувачът (доставчик) не се отнася за ключовите партньори на фирмата, опитайте се да ги мотивира да се използва електронен доставчик за управление на документи с начина, по който желаете. Възможности за действие:

1. Декларирам, че, например, от началото на новия квартал, компанията получава и изпраща документи само в електронен вид.

2. За да се вземе комисионна, ако самият той е загубил оригиналните документи и се изпраща на дубликати; добре, ако той подава оригиналните документи след изтичане на срока. Тези мерки се прилагат за клиенти (доставчици), които не дават времето на хартия.

За по-малки компании, които да обменят документи на хартиен носител, е необходимо да се изготви ясна презентация. Ако изпълнители ще разберат нюансите в електронния документ, че е по-лесно да ги накара да променят реда на работа. С всички малки клиентите и доставчиците на компанията, за да се срещнат едва ли е възможно, така че не забравяйте да се представи.

Как да изберем доставчик на електронен документ

Ако компанията има много изпълнители, а след това най-вероятно, той ще трябва да работи с няколко доставчици на електронни документи. Опитайте се да се намали количеството на последните.

  • които вече са в експлоатация фирми и предприемачи, на които можете да прехвърляте значителен обем на сделките;
  • в които максималната роуминг;
  • кой може да използва сертификат за подписване на съществуващите си продукти на фирмата (ако има такива).

не е необходимо да бъдат взети предвид цената фактор. Ако доставчикът не разполага с роуминг доставчици с вашите колеги, той не е подходящ, дори и ако услугите са по-евтини.

Как да се формализира процеса на работа във фирмата

Преди да се премести към електронно управление на документи, е необходимо да се формализира движението на документи. Уверете се, или при необходимост се регулира:

1. Списъкът на документите, които фирмата използва в работата си с изпълнители.

2. Актуален списък на длъжностните лица, които участват в работния процес. Посочете, които:

Такъв списък трябва да се актуализират постоянно. Веднага след като напусне един служител, е необходимо да анулира електронния подпис и място за наскоро назначен на този пост.

Подготовка и осигуряване на вътрешните правила на разписанието документи от самото начало, за да изпратите архива (вж. Пример).

Как да се подготвите персонал на дружеството за прехода към електронно управление на документи

Как бързо и успешно компанията ще се премести на електронен документ. Това зависи от работниците и служителите. Така че те не се саботира проекта, е важно да не се налага, но да убеди ползите от иновациите.

За да се обясни и научи преди началото - когато ръководството реши да се премести в електронното управление на документи. Организиране на презентация разясняване на принципите на действие за всички служители на компанията, включително и служители, които не участват в електронния документ.

Обърнете специално внимание на страните, подписали обучение. Създаване за тях ясни и подробни инструкции, за предпочитане с скрийншот: кой сайт да си отиват, каква информация и къде да се влиза, какво бутони за натискане и в кой момент, как се работи с подписването на сертификата.

За да убеди наетите лица да подкрепят проекта за въвеждане на електронно управление на документи, може да помогне на тези аргументи:

  • електронен подпис от степента на отговорност е официално не се различава от физическото;
  • електронен документ е по-лесно да се създаде и обработка на документи. Не е нужно да се обадя и да разберете, когато насрещната страна ще подпише и изпрати необходимите документа;
  • документи няма да бъдат загубени. Търсене на тях ще бъде по-лесно.

Как да планират разходите за въвеждане на електронен документ

1. Цената на доставчика на услуги - е 10 000-20 000 търкайте. годишно, в зависимост от тарифния план. Разберете цени и в бюджета.

3. Заплащането на работниците и служителите - допълнителните разходи или времето, че персоналът не прекарват на преките им задължения. Разходите зависят от продължителността на задачите, както и разходите за един час от служителя.

4. Разходите за автоматизация - зависи от задачите, които искат да се разреши на дружеството, от сложността на изпълнението им, разходите за един час работа на разработчиците.

Методически препоръки за финансов мениджмънт

Прочетете през втората половина