Как да се почисти счетоводството

С 5S технология може да изчисти бъркотията, както в счетоводството и в други области на живота си. Просто следвайте пет прости стъпки и бюро персонала, както и в отношенията си перфектни царува ред.

Печатна версия
електронно списание

Всеки главен счетоводител запознати със ситуацията, когато подчинените маса прибрана дългогодишни документи в папка на сървъра смесени файлове, задачите се извършват на случаен принцип и никой няма време. И това е в момента на отчитането, когато е важно да се намери информация бързо и да действа сплотено. Въпреки това, ако ние използваме техника 5S. можете да изчисти бъркотията, както и в счетоводния отдел. и лични дела. Освен това, дори и в най винаги зает счетоводител. Нужно е само да изпълнява пет прости стъпки.

Стъпка 1: Сортиране на нещата

На първо място, ние трябва да се отстрани от длъжност и от масите на допълнителни неща персонала. За да направите това, всички неща са разделени в три групи. Първо - досиета на хартиен носител, канцеларски материали и лични вещи, които вие или детегледачката използват ежедневно. Вторият - всички неща, които се използват от време на време. Третата група включва неща, които по някаква причина ви се чувстват са необходими, но никога не са използвали.

Третата група незабавно изхвърлете. Ако имате съмнения, и ръката не е повдигнато, след това добавете тези неща в специална кутия (компютърни файлове в отделна папка) и да определят за тях изпитателен срок на съхранение. Например, две седмици или два месеца. Най-вероятно, времето ще покаже, че нито един от висящите неща, които не дойде по-удобно. След това се разпорежда с тях, без да съжалявам.

Стъпка 2: Създаване и поддържане на реда

Документи и неща, които използвам всеки ден, трябва да останат в ръцете Ви. Кутии за настолни файлове на работния плот на компютъра, писалка в застане до любимата си чаша. Иначе чисти далеч от погледа. И това изобщо случай лесно може да се намери, вземете цветни кутии, папки и етикети за тях. Използвайте различни маркери, разделители и индекси. Така например, в червеното поле позволявам лежат червени папки - актове на помирение с инспекцията.

Не е задължително да ускори процеса - вие и толкова пълен с въпроси. Разделете работното пространство в зони (чекмедже, рафт, папка на сървъра) и разглобявате една част от подхода, дори веднъж седмично. С течение на времето всичко ще се намират в местата си. Но е важно да се поддържа винаги пълна поръчка към секторите, обхванати.

Сега е време за демонтиране на общи шкафове и рафтове. Обяснете подчинените, според какви критерии трябва да бъдат изложени документи от всяка хартия, който избирате постепенно да се отървете от, в какви цветове е необходимо да се изложи на сметките и фактурите на рафт кои папки да лъжат. Разделете райони или определено митото.

Стъпка 4. правила стандартизира

Така, че служителите не забравяйте, времето за възстановяване на реда на работното място и в общите шкафове, се определят ясни и лаконични правила - вътрешни стандарти. Така че това ще бъде по-лесно да се поддържа ред. Това е особено полезно за начинаещи.

Можете, например, създаване на таблица, в която боята за всеки служител в областта на общи шкафове, за които той е отговорен, чисти и критерии за мониторинг на сроковете. Това общо място в офиса на масата, така че всички служители са видели си счетоводство.

Стъпка 5. устойчиво благоденствие

Последната стъпка цикъл - Подобряване 5S технология във вашия счетоводство. За тази цел, е желателно да се напомни на работниците и служителите за вътрешните стандарти и да проверите как научили своите служители. Прекарайте като своя одит. Това ще ви помогне по време, за да видите какво друго е очевидно излишни, можете да го изхвърлите, но това е необходимо, за да премахнете временно, или обратно, за да го получи за общо удобство.

Как да се въвеждат, за да се работи за персонал

Необходимо е да се сложи нещата в ред, не само в счетоводството, но също така и в делата на своите служители. За тази цел, подходящ работен ден Снимка - подробен списък на всичко, което работникът или служителят е бил ангажиран от сутрин до вечер. Попитайте служителите периодично да засвири таблица, която показва началото и края на всяка от бизнеса. Но в края на деня, от паметта, и са влезли заетостта постепенно, докато се приключи. Той организира на работника или служителя, както е непосредствено очевидна, което той прекарва времето си. И вие ще бъдете в състояние да контролира кой и какво е направил.

Материалът е изготвен въз основа на майстор-класа на Елена Chistyakov учител MBA ExecutiveCoach, професионалист в областта на изграждането на лична марка и личностно развитие, член на Международната асоциация на междукултурното управление (Австрия)

Имате въпрос? Нашите експерти ще ви помогнат в 24 часа! Вземете Нов отговор