Как да се оптимизира бизнес процесите

В тази статия ще прочетете:
- Какво дава оптимизация на бизнес процесите
- Когато е необходимо да се регулира на бизнес процесите
- Как да се опише съществуващите бизнес процеси
- Източници на идеи за оптимизация на бизнес процесите
- Грешки при оптимизацията на бизнес процесите

Оптимизация - за свързване на различни бизнес процеси, свързани с един от друг. Да речем, че дойде на складодържателя и питат: "Какво правиш?". В отговор на чуваме: "Компоненти на сертификата за склад." "Кой да го дам?" - "Имах ли това да даде на някого? Просто го направи. " Очевидно е, че "изхода" на този процес не е "входа" на друг процес. Налице е необходимост да се рационализира: Трябва да се разбере защо складодържателя подготвя всяка вечер сертификат склад до тогава док процеси.
Обикновено проблемите, които са най-често предмет на конфликти и спорове по оперативни срещи са резултат от "празнини" в бизнес процесите. Взаимното разбиране между мениджърите ще бъде постигната само когато всички несъответствия са описани и регламентирани.
Като цяло описание на бизнес процеси отнеме от една седмица, за да три или четири месеца. Ако този процес е повече от четири месеца, а след това най-вероятно, имаше задача неправилно и сте минали дълбоко в описанието на ненужни подробности.

Какво дава оптимизация на бизнес процесите
На първо място, дейността на дружеството е прозрачна. Има възможност да се подобри работата за подобряване на процедурата за регулиране и възнаграждения на персонала и др.
На второ място, можете да направите интелигентен избор на процеси, за да бъдат автоматизирани. Само защото значително влияние върху приходите и финансовите резултати на компанията, изисква автоматизация. Започнете с вторични процеси правилно.
На трето място, на персонала по-наясно с целите на организацията, повишаване на нейната работа.
Четвърто, увеличава качеството на крайния продукт. Във всеки курс трябва да се определи, което може да подобри неговото качество. Ако имате 10% от брак, трябва да се определи причината за дефекта, несъвършенство на процеса води до загуби. Идентифициране на "тесни места" дава възможност за най-малко усилия, за да се постигне значително подобрение в общия резултат. Ако установим, че 80% зависи от резултата от един и същ процес, но от друга - с 20%, а след това, че е необходимо да се подобри хода на първо място.

Когато е необходимо да се регулира на бизнес процесите

В някои случаи се опише бизнес процеси ефективно?

Когато е необходимо да се регулира процесите?

1. Ако искате да се увеличи видимостта и контрола на дружеството.
2. Ако прехвърлянето на контрола нает мениджър, при смяна на главата или продажба на бизнеса. Собственици на фирми се нуждаят от бизнес описание на процеса, тъй като всеки акт на прехвърляне изисква изготвянето на списък на това, което се предава.
3. При прилагането на информационни системи (ERP-система и т. П.). В този случай, не е само описание, но и реинженеринг на бизнес процесите.
4. В изграждането на интегрирана стопанство. Например, една компания, която продава мебели, закупуване на производство на мебели, а след това дъскорезница и изгражда вертикална структура. За почистване на новата структура е възможно, когато описани процесите, входовете и изходите са посочени.
5. Когато става въпрос за бившия държавното предприятие. Обикновено всички бизнес процеси на организации от времето на Съветския съюз, се съхраняват в съзнанието на главния инженер или главен технолог. Тези хора стават все по-малки, и техните знания отива неописан.

Преценете как оптимално бизнес процес, е възможно за следното:

Качеството на крайния резултат. Изчислете броя на официални оплаквания на клиенти, недоволство от управлението и жалби изпълнители на компанията.

Компактността и последователност на бизнес процес диаграма. Следните индикатори се използват за оценка на:
- брой на така наречените входовете и изходите на процеса. Колкото по-малко добре идеал да имат единна "вход" и две три "изход" (с други процеси), и един "изход" - с правилното протичане на процеса, а останалите - изключенията;
- броя на процедурите на процес (оптимално - 7 и 11, при което процесът може да се контролира, за планиране и ефективно управление);
- броят на възможните изключения (тъй като всяка изключение - заплаха за процеса на работа);
- броя на работниците, участващи, единици.

Как да се опише съществуващите бизнес процеси

Разпределението на задачите в отделен проект. Създаване в рамките на организацията на специална работна група и да се определят ръководител на проекта. Сложете го на съответния статут и ресурси.
Ако бизнес процеси са описани само, за да се убедят инвеститорите на прозрачността на предприятието, управление на проекта може да стане заместник-главен изпълнителен директор. Ако е необходимо да се реорганизират самия производствен процес, ръководителят на проекта може да бъде само от първо лице. Прехвърляне на тази задача на подчинените си, е малко вероятно да се постигне нещо. В края на краищата, трябва да се установи сътрудничество с отдела за продажби на счетоводството, тогава отдел продажби - .. За да пазаруват и т.н. Обикновено само на генералния директор поддържа ставите в главата. Ето защо той трябва да доведе проекта.

Оптимално, работната група да се включи като външни консултанти и специалисти от самото дружество. Напълно дадено описание на бизнес процеси външни специалисти е опасна: тя е свързана с бъдещето, в зависимост от риска. Ограничено единствено до вътрешни ресурси - това означава да се отвлече вниманието на хората от текущата работа, за да ги научи, че отнема време и е твърде скъпо. Най-ефективният съдействието на служителите си с външни консултанти. В същото време трябва да се преминават границите на компетентността на специалистите и служителите на организацията. Консултанти трябва да разберат характеристиките на компанията и мениджърите на организациите - научете описанието на технологията.

Ако сте привлечени от консултантите, на този етап, от която се нуждаят, за да се срещне с управителите да събира документи, наредби, разпоредби на компанията, инструкциите, да разгледа настоящата практика. Всички елементи са длъжностни характеристики, те трябва да бъдат намалени до един файл и описване на съществуващите процеси. Например, ако функцията на работника или служителя е да се поддържа достатъчно количество инвентаризация в склада, трябва да го превърне в един процес. Запаси в наличност някой трябва да консумират. "Добив" на процеса е да бъде "вход" до другия. Създаден стави официални процеси.
Ако много процеси, те започват да се скачи с друг, да се обединят в един електрически, "prozvanivat" верига, подобни на тази верига, за "Скалите" изглежда. Търсене за "паузи" в бизнес процесите на мрежата - една от стъпките, за да ги оптимизират. Ако процесът е с нищо свързано, това означава, че работата на този сайт е безполезен за компанията.
Въпреки това, преобладаващи в практиката винаги е различен от длъжностната характеристика, така че трябва незабавно разглеждане на полевия персонал.

Възбуда и пропаганда в рамките на компанията

Необходимо е да се организира семинар за мениджъри. Ако не, рано или късно, всички конфликти, които ще продължи до приключване на проекта.
Причината е, че описанието на процесите гарантира прозрачността на своите бизнес единици. А това означава много негативни последици за работниците и служителите. Така например, се оказва, че отдел "А" - 70-процеси и в дивизия "Б" - 13, въпреки че главата му силно крещи от липсата на ресурси. В допълнение, служителите започват да се страхувам за кариерата си, тъй като вече не са необходими. Ако всичко, специалистът заяви, че може да бъде освободен чрез замяна на младия заместник. Това е и случая с "откритие" в описанието: Оказва се, в "А" дивизия се ангажира с идеята е да се направи отдел "Б". Или се оказва, че в различните отдели правят същото, без да знаят един за друг.
Следователно, вие трябва конкретно да насърчава хората да си сътрудничат с консултантите, както и на всички етапи на проекта. Важно е да се покаже, междинни резултати, да слушате служители, провеждане на семинари, за да обясни, да убеди ...

Източници на идеи за оптимизация на бизнес процесите

Методи за описване на бизнес процесите
При описанието на бизнес процесите, което трябва да се отговори на следните ключови въпроси:
Какви са "вход" и "изход" на процеса?
От това, което процедури е процесът?
Кой изпълнява всяка процедура?
Какъв е резултатът от изпълнението му?
Кой получава резултат, и че той прави с него?

Грешки при оптимизацията на бизнес процесите

Неправилно изявление на проблема. Основното нещо - да се постави задачата правилно и ясно: ние правим това, за да гарантират, че в такъв момент. Самото описание на бизнес процесите е малко вероятно да ви кажа това, което трябва да се подобри (с изключение може би на видно объркване или дублиране). За да се отговори на въпроса "Какво е по-добре", вие трябва да намерите отговори на въпросите: "Какво искам да правя с организацията" "Къде искам да отида", а. Например, ако вие нямате доходи, той описва бизнес процеси счетоводство безполезни. В този брой по-скоро виновен отдел продажби. Описва и реорганизират дейността си - и да се подобри работата на счетоводителите. По този начин, описанието на бизнес процеси - е стъпка в по-голям проект за подобряване на управляемостта на компанията.

Диспропорция между задачите и усилията. Някои започват да се опишат процесите, които стоят извън основните цели на компанията (например, си взаимодейства с главния секретар, опитвайки се да се свържа с неговия заместник). Очевидно е, че този процес не трябва да се опише, това е мис и мащаба и предметни области.

Грешен избор на средства за описание. Опишете процеси могат да използват софтуера. В САЩ, в зависимост от капацитета, те струват от $ 100. За 100 хиляди. Малките компании да купуват мощна програма е неподходяща - това е като багер да копае крайградски район. Изборът на софтуер, зависи от възможностите на организацията (включително финансови) и задачите, които трябва да бъдат решени чрез оптимизиране на бизнес процесите. Практиката показва, че дори големите организации за решаване на проблеми от този вид е доста относително прости средства, като BPWin (преглед на програми за моделиране на бизнес процеси). Но още веднъж, ние отбелязваме, че софтуерът играе само поддържаща роля. Той определя успеха на правилната организация на проекта за оптимизация.