Как да се извърши одит на бизнес процеса е вярна - майсторски клас, новини, 10 34
За да се определи степента на контрол на бизнес процесите, да се намери грешки и възможности за нейното усъвършенстване, подлежи на проверка. Как това е направено, казва бизнес треньор Александър Sagalovich.
- Одит - набор от мерки, насочени към проучването и идентифицирането на възможностите за подобрение като специфичен бизнес процеси, а може би и някои други. Ограничения и несъответствия от един процес може да са причинени от проблеми в близост.
Основната цел на одита - намират начини за подобряване на бизнес процеси effektnosti. В допълнение, може да има допълнителни цели:
- идентифициране на кандидатите за промоция (и ако е необходимо - да падне);
- промоция от инициаторите на подобрения;
- управление на взаимоотношенията в отбора.
Одитът не се провежда за откриване на малки отклонения от нормативните актове или цели. Всичко това трябва да се идентифицира на нивото на оперативните процеси. Одитът също така определя колко процеси свързани с оперативното управление.
Когато одита
1. Одит след разработването и прилагането на документация, регулираща бизнес процеса. В този случай, тя се извършва, за да се идентифицират неговото съответствие с реалността. Оказва се, има възможност без негативните ефекти от продължите с този процес. Проверете съответствието на изискванията за документиране на бизнес процеса.
Одит е най-добре да не се веднага след разработването на нормативни актове, както и след време, необходимо за тестване и процес ", който протича в".
Одитът трябва да се извършва в пълен размер, ако законът бе променен във връзка с основните промени (например, след като инсталирате нов софтуер). Но ако документацията направени малки промени могат да бъдат ограничени и частичен одит. Всичко зависи от сложността на процеса, както и значението на компанията.
2. планира одита. Тя извършва в съответствие с графика на одити поне веднъж годишно.
3. Не е насрочена одит на бизнес процеса. Провеждат по искане на собственика на бизнес процеси или началниците си в следните случаи:
- основен процес разстроен;
- Входящите периодични оплаквания и оплаквания от клиентите на процеса (както вътрешни, така и външни);
- появата на предложения за подобряване на процеса и т.н.
Как да одитира
Необходимо е да се съберат възможно най-много информация, колкото е възможно, е желателно да се точна и надеждна. Какво трябва да предприеме следните действия:
- анализ на документи, регламентиращи дейността на процеса;
- събиране на данни за стойности на процеса и показателите (не само директно количествени данни, но също така информация, като например график на целевите стойности се извършва като отговор на деформация се случи, и т.н.);
- интервюиране на персонала, извършващ бизнес процес;
- интервюиране доставчици и клиенти на процеса;
- директно наблюдение на напредъка на процеса.
По време на тези събития, трябва да се събира следната информация:
1. спазването на реда на изпълнение на бизнес процеса?
2. Има участници опознавателни и обучение в бизнес процес?
3. Да не се спазват сроковете, определени в описанието на бизнес процеса?
4. се сервира изявления началници?
5. Направете планираните стойности на показателите на бизнес процеса?
6. Какви са методите на измерваните параметри? Оправдани дали планираните стойности на показателите на бизнес процеса, каква е връзката им със стратегическите цели на компанията?
7. Какво е нивото на удовлетвореност на клиентите с бизнес процеса?
9. Имате ли собственик на бизнес процеса, за да получите достъп до всички необходими за извършване на процеса наредби?
10. ли са всички форми на работни документи, които участват в процеса са описание?
11. Има ли в процеса на запис е в ход, ако има такива?
12. дали предложенията отразява в промяна и подобряване на бизнес процесите?
- Какви са причините за отклонения в становището на участници в процеса;
- Смятате участниците знаят за този процес, тези отклонения;
- Дали тези несъответствия са настъпили преди това;
- дали са били предприети действия;
- имало ли предложения в тази връзка, как и от кого е била реакцията на тези предложения.
Това е изключително важно от гледна точка на целите на одита на, да се намери причината за отклонения. Тя може да бъде вътрешен или външен, обективен или субективен. Дори ако работникът или служителят не е изпълнила някои от процедурите, тя има причина: ниска мотивация, невъзможност да изпълнява процеса в съответствие с правилата на несъвместимост "Интерфейс" от страна на клиента, ниското ниво на управление и т.н.
Важно е да се намери причината и да се използва за подобрения. В хода на изследванията е важно да се запази обективността (колкото е възможно), както и лечение на всеки проблем, ситуация от различни гледни точки.
Какво да правите, след събиране на данни
Окончателното и може би най-важната стъпка. Необходимо е да се организира цялата информация, събрана. Той е удобен за работа с контролни листове за одит на бизнес процесите: специален формуляр, който съдържа полета за запис на отговорите на въпроси и допълнителна информация (връзки към регулаторни или административни документи, становището на служители и клиенти, и т.н.).
Контролен лист (или друг документ, като подредена информация одит) трябва да изпрати ключови заинтересовани страни, за да получите обратна връзка от тях. С нещо, което те са съгласни с нещо там. Нещо ще се иска да допълни, но нещо се изисква допълнително потвърждение. Процесът на получаване на обратна връзка и събиране на допълнителна информация също трябва да се поръча във времето и канал предаване на информация.
Така че, се събрахме информация за процеса, разкри нарушения идентифицирани възможните причини, и се събират предложения за подобрения, както и мнението на заинтересованите страни на такава информация. Случаят остава за малките: необходимо е да се намери вариант на неговото елиминиране за всяко несъответствие - това е, за да се разработи предложение, което увеличава блясъка на процеса.
Необходимо е също така да се оцени осъществимостта, идентифицирани по време на одита предложения за подобрение. Направи го най-доброто не е затворена тайна "малък съвет", а след края на срещата, с помощта на специализирани професионалисти, собственици и участник в този процес, за специалисти по управление на процеса, може би, доставчици и клиенти на процеса (вътрешни и външни).
В резултат на тази работа трябва да бъде план за подобряване на показност на процеса, който може да включва:
1. Предложенията за промяна на хода на процеса.
2. Мерки за допълнително обучение на персонала.
3. Мерки за преразглеждане на софтуера.
4. списък на допълнително оборудване / софтуер за покупка.
5. Административно разположение.
6. Предложения за насърчаване на персонал.
7. Предложения за промени в личния състав.
Ако по време на обсъждането на подобрение сред участниците в срещата няма да се съгласите, че не трябва да го превърне в политически и психологически дуели.
На първо място, в списъка на лицата с право на окончателно решение / вето.
На второ място, ние се занимаваме с управление на процесите. Това означава, че ако цифрите не показват положителна тенденция в определения срок, промяната може да бъде отменено.
Опитайте се, променя, тест успех, опитайте отново - това е винаги по-добре, отколкото да прави нищо.
Опит в различни позиции в производството, логистиката и търговски дружества.
Специализация: управление на бизнес процеси, складова логистика, автоматизация на бизнес процеси, управление на човешките ресурси.
Благодаря ви, Андрю. Радвам се да чуя, че информацията е била полезна. Също така се радвам, че компаниите се движат от естествен ръка диск за методи за контрол на системата. В съответното ниво на управление на персонала и непрекъснато подобряване на процесите, без да ги изведе до догматизъм, аз съм сигурен, че компанията очаква голямо бъдеще. Ако има някакви въпроси - Аз винаги ще се радваме да помогнем.
Александър, вие се публикуване е много полезна информация. Лично мен статията ви помогнали за установяването на процесите във фирмата, за да се отстранят несъответствията, намаляване на броя на изпълнение ниско качество на поръчки, близки до 0. Имам стартиране компания (малко над половин година), се занимава с търговия на едро, монтаж, строителни услуги, производство в малък мащаб. Те започнаха да се увеличи броят на персонала и клиентите са плашещи проблеми, свързани с лоша комуникация в рамките на компанията, лошо управление, и общата липса на разбиране за кой е отговорен за това, което. След като прочетох статията ви, ние сме регистрирани процесите възложено управлението на процеса, въведени някои автоматизация, работния поток, показатели за качество. Това със сигурност е само началото към подобряването на процесите, но са били в състояние да направи контролирано дружество и значително подобряване на качеството на изпълнение на поръчките.