Електронен архив на предприятието, както това е направено, CIO, издателска

Регистрация за конференцията

За по-голямата част от предприятията подходящо решение на проблема с организацията на работа с големи обеми от документи е да се създаде електронен архив. Този проект изисква значителни инвестиции и висока компетентност.

За по-голямата част от предприятията подходящо решение на проблема с организацията на работа с големи обеми от документи е да се създаде електронен архив. Този проект изисква значителни инвестиции и висока компетентност.

Въвеждането на информационни технологии във всички сфери на човешката дейност е белязан от не само очевидното увеличаване на ефективността, но и подчерта дълго време, за да бъдат решени проблемите, свързани с остаряла технология и организация на икономическите производствените процеси в предприятията. Тези проблеми включват парадоксални на пръв поглед, проблемът с постоянното увеличаване на обема на документи на хартиен носител.

Този проблем е характерен за почти всички фирми, независимо от техния вид дейност, собствеността и индустриалния сектор. Ако промишлени предприятия и научно-изследователски институции най-характерните на големи обеми от инженерство, техническа и технологична документация, наличието на организационна и административна документация, счетоводни записи и документи за отчитане на персонала е типична за всяко предприятие. Част от тази документация се пази с "предварително компютърна ера", от друга страна се формира в резултат на съществуващата в момента система за счетоводство и отчетност, която изисква да се съхраняват документи в архивите, за определен период.

Всяка компания трябва да реши проблема с поръчване на документи: техните брошури в обема и папки, шкафове за документи прилагат системата. Но дори и да има организирана система документ подаване или тяхната безопасност, нито дори едно бързо търсене, по-бърз достъп до искания документ не може да бъде гарантирана. Все по-често, поради трудността на достъп до досиета на хартиен носител се увеличава търсенето на времето и в резултат на това, престой индивидуални изпълнители и цели единици.

Подходящ за по-голямата част от предприятията да реши проблема с организацията на работа с големи обеми от документи е превод на популярната (и по-добре - всички) документи в електронни предприятие и създаването на електронен архив. Че електронните архиви са предпоставка за ефективна информационна подкрепа за предприятието в XXI век.

Професионална система за управление на архив електронен е интегрирана в съществуващо предприятие информационна система (например, ERP-система). В бъдеще, електронен архив може да стане на базата на едно и също предприятие информационни системи (ERP, CRM, CAD / CAM, и т.н.).

Технология за създаване на електронен архив на документи има три етапа на експлоатация.

Разглеждане и маса сканиране

Всеки проект се предхожда от проучване на записи и документи потоци на дружеството. Това елиминира значителните разходи, дължащи се на правилния избор на стратегии за създаване и попълване на електронен архив предприятие.

Документация преведени в електронна форма, използвайки мас сканиране. В резултат на това се създава точно копие в електронен формат (електронни изображения) документи с всички артефакти (резолюция, визи, подписи, печати, печати и др. Г.). За да сканирате отделни листове и бродирани документи, използвани протяжни документни скенери скорост, има капацитет от няколко стотин страници в минута. Добри скенери са в състояние да прехвърлят в електронна форма, десетки хиляди листа на смени и работа с проблемни (разнебитена, повредени, недостатъчен контраст) документи. За да сканирате широкоформатни документи nerasshityh зашити работи и други документи, както и книги и албуми, така наречените планетарни (или по друг начин - книги) скенери. планетарна скенер документ е в покой и се поставят с лице нагоре на значително разстояние от оптичната система и елемент на сканиране. С този метод на записа, освен високо качество на сканиране, висока безопасност на документи, тъй като няма контакт с оригиналите сканиране на елементи.

индексиране на документите

Освен това, електронните документи са предмет на индексирането на различни информационни полета (като например вид, име, номер, дата на създаване, и др.).

Въпреки привидната простота на процеса на индексиране на документи доста сложни, както от организационна и технологична гледна точка. Ако се използва рядко необходимите документи, обработка на големи масиви от автоматично признаване на специалните програми, тъй като процентът на грешки е достатъчно голям. Често в практиката, когато индексирането е длъжен да предостави най-много една погрешна символ хиляди влезли, което е недостижим, докато точност за такива системи. Ето защо, обикновено, сканираните поетапно материали, обработвани от специално обучен персонал.

Ако е необходимо, електронната форма може да се обработва по-нататък: текстовете се признават и графики (чертежи, диаграми и др ...) се превръща в представяне вектор. Това е много важно за изследователски и проектантски организации, редица промишлени предприятия, тъй като тя дава възможност за създаване на електронен документ, на базата на математически модел и след това да го използвате в средата на инструмент или CAD системи.

Запълване на електронния архив

Накрая, след превода на документите в електронен вид, те са влезли в електронен архив. По-нататък процедурата то до голяма степен зависи от спецификата на предприятието попълване.

Създай свой собствен или поръчка?

В продължение на много предприятия, въпросът за създаване и използване не си струва електронния архив. Той има положително решение, защото само да продължи използването на документи на хартиен носител се превръща в пречка за развитие, тя намалява ефективността на звената правят не се случи, разходите за човешки и материални.

Друг въпрос - да се създаде своя собствена къща в или да повери изпълнението на тази важна задача на специализиран художник? Недвусмислено Отговорът на този въпрос не е, че всичко зависи от редица обективни фактори, сред които следва да се отбележи:

В продължение на много фирми, независими създаване на електронен архив може да бъде лукс: реалните разходи за превод на документи в електронен вид по себе си може да бъде няколко пъти по-голям от планираните разходи, и това е възможно, че тази работа не може да се извършва, както е планирано.

Таблицата по-долу дава най-груба икономически изчисления на действителния проект за създаване на електронен архив обем от 11 млн. А4 документи, включително разкрият зашити документи, за превръщането им в електронен вид, индексиране по дата и номер, изчерпателен проверка.

Проектът е планиран да се извърши за своя сметка. Продължителност първоначално оценява на две години. Същата сума на работа може да бъде завършена в срок една година чрез участието на специализиран изпълнител. В този случай, стойността на проекта е почти два пъти по-ниски - 577 хиляди долара ..

Икономически изчисления на проекта за създаване на електронен архив

За обработка на натрупаните набора от документи на хартия и последващото създаване на електронен архив има значителни предимства за привличане на професионален художник, който разполага с необходимата инфраструктура и опит. Ако става дума за проект за масовото им превръщане в електронна форма, вече е спасен документи (обеми допълнително вземане на проби е относително малък), прехвърлянето му към изпълнение на аутсорсинг ще премахне проблема с изплащането на персонала и неговите разходи за обучение, закупуване на скъпо оборудване за сканиране, отдаване под наем на помещения и последващото използване на оборудването, масово въвеждане.

Освен това, в процеса на самостоятелно изпълнение на проекта може да намерите много допълнителни разходни пера, които не са предвидени или изглеждат незначителни (обучение, оборудване, работни места, въвеждане в експлоатация, висок процент брак в началото на работата, за закупуване на аксесоари и консумативи, допълнителна работа в подготовка за прогресивно сканиране: преградите панелни линии, номерация и т.н., както и работата по своя собствена сканиране) ... Това води до излишък от планирания сума, без гаранции за качество. В случай на само крайният резултат се заплаща на външен изпълнител, а рискът е сведен до минимум.

Създаване на голям електронен архив на собствената си ирационално, с оглед на всички тези елементи на разходите. Това изисква значителни първоначални инвестиции, познаване на различните технологии и практически опит. Сама по себе си има смисъл да се запълнят за създаване на електронен архив и след това, ако увеличението на обема на документите е относително малък - до 10 хиляди листа на тримесечие .. Във всеки случай, за да вземете информирано решение за това как да се създаде електронен архив на собствените си или да разпореди създаването му партньор с богат опит в изпълнението на такива дейности, трябва да се извърши обстоен преглед на силата на звука, сложността и стойността на проекта.

Владимир Slepko - координатор на маркетинговите програми на корпорацията "електронен архив», [email protected] Сергей Hahamov - зам.-директор на маркетинга Corporation "електронен архив», [email protected]

Ефективност и цвят

Въпреки че много експерти смятат, черни и бели като "класически" за проектиране на бизнес документи, новите данни показват, че в бизнеса може да доведе до загуба на клиенти. Така казва Анжела Rayt, международно признат психолог изучаване цветни въпроси на експозиция на човека.

В следващия доклад от поредицата, публикувани от OKI Printing Solutions в сътрудничество с Райт се отбележи, че цвят психология е мощна форма на комуникация, която се основава на скритите инстинкти и винаги става. Например, голяма част от зелен в документа за дизайн успокои получател му. Червената листа, от друга страна, ще доведе до чувство на безпокойство. Агенция върху фактури, използвайте червен да повлияят отговора на получателя. Практиката показва, че този метод работи: червени сметки са платени до 80% по-бързо от други.

Известно е също така, че цветни документи средно 60-70% повече, отколкото отговори, черно и бяло. Въпреки това, резултатът ще зависи от начина на използване на цветове. Лесно за, например, червено и жълто в черно-бял документ - без да се замисля за определен тип осветеност тон или цвят - намалява положителния ефект. Използването на много цветове само за целите на цвят често е напълно непродуктивна.

Хармония - е най-важното

Научно доказано е, факт е, че хората не реагират на един от всеки цвят, и комбинации от тях. Един от най-често срещаните грешки в бизнеса е, че компаниите не използват корпоративните цветове, за да създадете важни документи. Изследователите смятат, че цветът на логото на компанията трябва да бъде отправна точка за всеки проект в графичния дизайн. Ако всеки цвят, който искате да използвате в документа съответства на цвета на логото, то ще даде увереност, че документът като цяло е хармоничен, ще подобри и засили корпоративни ценности и че няма изравнителни маркетингови послания.

Повечето хора мислят, че черно и бяло са неутрални, а всъщност добавяне на черно може да бъде много вредно за документ, изготвен в топли и богати цветове. Дори и сиво може да бъде "прав" тон, и може да има отрицателен ефект върху картината като цяло, независимо от факта, че само по себе си не е нищо ", казва той." Може би това се дължи на традициите: хората започват творческия процес с молив и хартия - боядисани в черно на бял фон. В повечето случаи, черен текст на бял въз основа на оптималната комбинация, но това не означава, че ще продължи вечно.

Във всеки случай, тя може, ако фирмите, които се грижат за корпоративен имидж, като се обръща особено внимание на подбора на съвместими цветове за печатни комуникации бизнес, то със сигурност ще бъде от полза на техния бизнес.

Светлана Moskalev, маркетинг директор на OKI Printing Solutions за България, [email protected]

Предимства на електронната Подаване

Съществуващ опит показва, че ползите от електронни архивни документи за архивиране хартия достатъчно многобройни и убедителни.

В допълнение, системата включва архивиране запазване на всички междинни версии на документи след всяка промяна, без възможност за унищожаване на версии (само изключение на достъпа). Електронен архив има възстановяване за възстановяване на данни инструмент. Най-важното качество - сигурността на данните: професионален архивиране система, от една страна, осигурява достъп до документите в строго съответствие с политиката за сигурност, и на второ място е подробен протокол от работата с архива.

Сподели снимки с приятели и колеги