Документ и документация за системата
Терминът "техническа" се твърди, че се появи в XVII век и първоначално е била предназначена за вземане процес (производство) бизнес.
Бизнес комуникации (чиновнически) - е специфичен начин на действие, който е в изработването, подготовка на документи и тяхното обработката и съхранението. Правилното дизайн, добра организация на работата с документи в институции, организации, предприятия, фирми, като се гарантира запазването на архивни документи - необходимите условия, които гарантират законността и реда в обществото, стабилност и защита на обществените интереси, права и свободи на гражданите, накрая, нормални дейности на държавата , Компетентно композираната документ е основният аргумент в спорни ситуации и гаранция за успешна сделка.
От качеството на организацията на бизнес комуникации процес (на работния процес) в зависимост от ефективността, надеждността, ефективността на административната работа, работа култура, способността да се използва информация бъдеще документирано. Неправилното клирънс, съхранение на документи може да доведе до риск от загуба на ценна информация, преки щети за прекратяване на сделката или неблагоприятни условия на договора, което оказва негативно влияние върху финансовото състояние на предприятието, както и на нейната репутация. Грешки в управлението на документи за персонала, подпорни отношения на работника или служителя в компанията, а не само да изразяват неуважение към работника или служителя, но и представляват нарушение на изискванията на трудовото законодателство на Руската федерация.
Ето защо държавата регулира този сектор на дейност, издаване на подходящи правила и ръководни документи (насоки, препоръки на).
Нормативни и методически кабинет база е набор от закони, подзаконови актове и методически документи, регламентиращи създаването, обработката технология, съхранение на документи и използване на текущата дейност на институцията, както и работата на офис обслужване, неговата структура, функции, персонал, логистика и др. Тя Той включва:
· Българското законодателство в областта на информация и документация;
· Постановления и заповеди на президента на Република България, решенията и определенията на Правителството на Република България, регулиращи въпросите на поддръжка документален филм на федерално ниво;
· Правни актове на федералните органи на изпълнителната власт (министерства, комисии, услуги, агенции и др ..) Тъй като за цялата индустрия и ведомствено характер;
· Правни актове на представителните органи на изпълнителната власт и на лицата на България, териториални образувания, които регулират въпросите за управление на записи;
· Правни актове на регулаторната и насоки природата, ръководства за чиновнически институции, организации и предприятия;
· Държавните стандарти за документиране;
· Единна система за документация;
· На държавата за управление на документацията (Несъстоятелност), съдържащ основните изисквания за документи и подкрепа документация услуги;
· Правилник за организацията и управлението на охраната на труда;
· Наредба за организацията на текущи и архивни документи.
Информация записано в документа, е отражение на дейността на организацията и е в основата на всеки бизнес. Според експертни оценки, в подготовката на документи и работа с тях, че отнема средно 60% от работното време на ръководния състав.
Модерен бизнес - това е почти непрекъснат процес на подготовка и документите за пътуване. Сключва и прекратява сделката, има покупка и продажба на ценни книжа, недвижими имоти и други активи на предприятието - за всичко това са документите.
Организиране и водене на документацията изисква професионални знания и умения. Като правило, работата във фирмата са офис услуги или секретари. Въпреки това, всяко предприятие и специалист апарат офиса на управление работник трябва да се запознаят с основите, така че сега особено важно, за да получат знания в тази област.
За изучаване на дисциплината "Бизнес комуникация (чиновнически)" изисква познаване на основите на стандартизация, управление, право и умения за работа с Windows, Excel. Тя е предназначена за широко приложение в образователния процес елементи на практическата работа и компютърен контрол технологии.
ДОКУМЕНТ И ДОКУМЕНТАЦИЯ
Концепцията за "документи" се основава на концепцията за "документация", която се отнася за запис (фиксиране) на информация за различни медии по установените правила. Според информацията (от Lat. = Информация, разяснения, представяне, осведоменост) се отнася до информация за лица, обекти, факти, събития, събития от реалния свят, независимо от тяхното представяне [15].
Работа с информация: получаването му, обработка, приемане на решения и тяхното изпълнение, както знаем, е в основата на всяко предприятие. Информацията е от голямо значение, тъй като се основава на решения, които зависят от пълнотата, точността и непрекъснатостта на предоставяне.
Документът за резултат е документ - физически носител с записана върху него във всяка форма на информация, като текст, звук, изображения и (или) комбинация от тях, която има детайли, които му позволяват да бъдат идентифицирани, и е предназначена за предаване във времето и пространството за обществено ползване съхранение и [6].
Всеки документ има две свойства - информативни и оперативни.
Информационна собственост на документа се определя от способността му да представи всякаква информация.
Чрез оперативните свойства на документа включва издръжливост, сила на документа, както и способността да издържа на различни ефекти - механични, осветление, биологични, екологични напрежения. Тези свойства определят безопасността на документа, в зависимост от носещия материал и писане инструменти.
През последните векове, и сега е най-често срещаната превозвач е информация на хартиен документ. Освен това наскоро бе широко използвани и други средства: лента с магнитни слой (в барабана и касети), пластмаси със специални свойства (запис оптична информация - CD, DVD, и др ...) и др ..
Функции документи са разделени на общи и специални.
Основните общи характеристики на документите са следните:
· Информация (фиксация, съхранение и предаване на информация);
· Комуникативно (трансфер, обмен на информация);
Особености на документи са:
· Юридически (някои документи са източник на правото, а други могат да бъдат доказателства в областта на правото);
· Организационна (набор от правни отношения);
· Управление (въпросите на управлението на решение и вземане на решения въз основа на документирани информационни решения);
· Обучение (трансфер на знания между хора и поколения);
· Когнитивна (получаване и предаване на знания за по-нататъшно изследване на процеси и явления);
· Memorial (прехвърляне на историческа информация за физически или общество, документите са наследство). [10]
За да се установи определени принципи в подготовката, проектирането, методите, формите и методите на работа с различни документи, необходими за извършване на тяхната класификация. което означава, че разделянето на документи в класове в зависимост най-често срещаните характеристики на приликите и разликите. Тази класификация на документите в офис работа осигурява бързо търсене на необходимите документи, повишава ефективността на работа с тях.
Всички документи са отразени в тези видове дейности са разделени на две големи групи. Първата група включва документи на общите и административни въпроси, т.е.. Д. На цялостната дейност по управление на предприятието, които могат да бъдат приготвени служители в предприятието. Тези документи включват:
* Организационни документи (чартър, устава, структурата и броя на персонала, набирането на персонал, длъжностни характеристики, вътрешните правила);
* Административни документи (поръчки по оперативните дейности, заповеди, решения, постановления, решения);
* Информационни и справочни фонови и аналитични документи (актове, писма, факсове, удостоверения, протоколи, меморандуми и обяснителни бележки и т.н.).
Тези документи се наричат организационна и административна документация (OSA). Именно тази група от документи е предмет на дисциплината "Бизнес комуникация".
Втората група - функциите за управление на документи на. Те са служители на планирането и финансовия отдел, счетоводството, доставките и продажбите, търговски, правния отдел и други функционални отдели.
Документи могат да се класифицират:
· Мястото на получаване. вътрешни (документи, изготвени от служители на фирмата) и външни (документи, получени от други фирми, организации и частни лица);
· Произход. обслужване засягат интересите на бизнеса, организации и частни за дадено лице, и са имена;
· Във формуляра за регистрация. оригинали (оригинали), копия, екстракти, дубликати.
В рамките на копието на документа се разбира, напълно възпроизвеждане на първоначалната информация и всички негови външни признаци, необвързващо;
Заверено копие е копие на нужните данни, придаде правна сила на него;
При изпълнението означава частта от документа, който трябва да бъде указано в документ е направено. От изявлението подпечатан и подписа на длъжностното лице и печат на организацията;
Това е дубликат на второ копие на оригиналния документ има същата юридическа сила като оригинала. Те обикновено се издава в случай на загуба или унищожаване на оригиналния документ.
Под система документация разбере набор от взаимосвързани документи, използвани в определена област на дейност.
При управлението на всяка организация (предприятието), разработени подобни или дублирани документи. В тази връзка, необходимостта от създаване на системи за документация, отразяваща определена дейност (организационни, правни, планиране, административни и др ..), а след това на необходимостта от стандартизация и хармонизация.
Система на организационна и правна документация
За организационни и правни документи включват: харта на организацията (или позицията на организацията), персонала, се прилагат разпоредбите на структурни подразделения, колективен и консултативни органи, работни наредби, правилници, наредби, инструкции, регламентиращи определени дейности на организацията, длъжностни характеристики.
Най-разнообразни и най-малко регулирани групата са правилници, наредби, инструкции. Тези документи могат да бъдат разработени във всяка посока на организацията (вътрешни правилници, наредби за заплати, осигуряване на защитата на личните данни на работниците, Документация на потребителя Assistant).
Система на организационна и правна документация, представена много разновидности на документа (вж. Таблица. 1).