Бизнес кореспонденция правила, основи и етикет
Правилник за бизнес кореспонденция по електронна поща
Тъй като електронна поща сега се използва по-често от обикновено, ние решихме да обърнем внимание на начина на извършване на бизнес кореспонденция е в мрежата. Ето няколко препоръки, спазването на които няма да ви позволи да се изложи пред своя спътник.
Име на пощенската кутия
получатели
Ако се бяхме в копие на бизнес писмо, а след това, както знаете, за вашия отговор на подателя не чака. Но ако трябва да отговоря за вас, можете да го направите, но бъдете учтиви да се извини в началото на писмото, тъй като "намеса".
писма декорация
Официален бизнес стил. В бизнес кореспонденция, разбира се, се използва официалния стил на писане. Този стил се характеризира с липса на описателни прилагателни, ненужни актуализации и детайли. Само конкретност, яснота и логика. След написването на бизнес писмо е полезно да я прочетете отново и да премахнете всички фрази, които не носят специално значение и не се променят същността на писане. Само когато сте проверили, че всички такива думи и фрази отстранени, тогава можем да кажем, че това правило се спазва изготвяне на бизнес писмо.
Грамотност. Да се каже, че бизнес писмо трябва да е написан правилно и без грешки - това е все едно да кажеш "снежен човек трябва да се направи от сняг." Въпреки това, да не говорим, че не може да се изключи. Грамотност - това е основен елемент на всяка буква. Man писане на бизнес писмо с правописни грешки, че е малко вероятно някой може да се вземе на сериозно.
За улеснение на четенето и доклади най-добрите идеи, можете да използвате подфункции на текста на писмото. Но те не трябва да бъде прекалено много - не повече от 3-4.
Една точка на писмото не трябва да се разпъва с повече от 4 реда текст. Когато четем много дълго параграф, текстът се оттича и основната идея може да се загуби.
Всяко прехвърляне и списъкът е да се направи със специални маркери.
В едно писмо трябва да има само един епизод. И съответно, получателят трябва да означава само едно действие за реализация. Задръжте в едно писмо няколко въпроси, предложения или искания за получателя се счита за неправилно.
Всеки бизнес писмо трябва да се раздели на следните части:
- въведение;
- основната част;
- Най-накрая.
Въвеждането посочи накратко целта на писмото и причините за неговото писане. Основната част - самата същност на писмото. В заключение, трябва да се обобщят по-горе - тя може да бъде заключения, искания, инструкции, предложения и така нататък. Не "PS" в бизнес кореспонденция е крайно нежелателно да се използва. Писмото не трябва да бъде афоризми, метафори, пословици и така нататък.
Ако трябва да се подаде писмо на графично изображение, а след това не го сложи в текста на самото писмо, и приложете отделен файл. Изображенията не могат да се показват правилно на различни устройства или да бъдат напълно изключени в интерфейса на програмата поща на получателя. Текстът на писмото, където е необходимо, просто добавете "информация е в прикачения файл." Ако има няколко файлове, но не забравяйте да напишете имената си.
Всички хипервръзки, представени в писмен вид, трябва да са запознати с всеки Интернет потребител гледка - син шрифт с долна черта.
Ако използвате съкращения на думи, вие трябва да бъдете 100% сигурни, че получателят ще разбере какво искаш да кажеш. Като цяло, това е по-добре да играят на сигурно и да не използват такива неща.
Липса на емоция. Бизнес писма не трябва да съдържат емоционално оцветяване. Като цяло. Дори и да напише жалба и наистина искате да покажете пълнотата на гнева Му, или обратното ви сърдечно благодарим на нашите партньори за успешна сделка. Писмото за бизнеса трябва да бъде сдържана и дори малко по-хладно. Всеки човек оценява своята индивидуалност, но бизнес кореспонденция - не най-добрият начин да го покаже. Официално писмо щастливи или тъжни лица, по-чисти или генерален директор трябва да е същото.
Използването на бизнес лексика. За един куп предложения в бизнес кореспонденция, използващи такъв стабилен израз:
1) въз основа;
2) въз основа на които;
3) от (нещо);
4) в съответствие с;
5) изхождайки от;
6) Като се има предвид;
7) даде;
8), че той е служил.
размер писмо. Бизнес писмо - не е произведение на изкуството, а не вашата лична размисъл "по този въпрос." Писмото трябва да бъде възможно най-кратко, за да се предадат на пълнотата на информацията в него. Оптимално, ако текстът на писмото се вмести в един "екран". Четене дълги писма досаден, освен много досадно.
Винаги благодаря на събеседник, когато е уместно. Например, можете да напишете: "Владимир, благодаря Ви за писмото," или "Ирина А., благодаря ви за такава бърза реакция." Тези нюанси ще покаже уважение към другия човек и да омекоти настроението на електронната комуникация.
Ако другата страна ви е изпратил писмо, в което той изрази своето недоволство или дори откровено ви Нахамова, не се опитват да отговорят в натура, без значение каква част от това не се искаше. Ситуациите са различни, но винаги отговарят любезно и дискретно.
Разбира се, по-бързо да отговори на писмото, толкова по-добре. Отлично, ако можете да отговорите в рамките на няколко часа. Този термин е оптимално. Но предполагам, че отговорът в рамките на няколко дни. Психолозите казват, че най-удобните за лицето, в очакване на отговор на имейл - 48 часа, което означава, два дни. Ако чакате по-дълго, отколкото е необходимо, тя вече може да се възприема като неуважение или небрежност. Ако един и същ въпрос, повдигнат в писмото, имате нужда от повече време, за да отговори, не забравяйте да напишете писмо, че сте получили, взети под внимание и да отговори в определен период от време. Така че на изпращача, най-малко, няма да се чувстват пренебрегнати.
Сключването на писмото. Не е необходимо да се напише писма до присъди, които могат да се възприемат като опит за манипулиране: "Аз наистина се надявам на ползотворно сътрудничество", "Благодаря ви предварително за отговора", и така нататък. Кажете сбогом на електронен бизнес кореспонденцията по-добре израза "С уважение", "Моите най-искрени пожелания" и други подобни. Да, фрази като шаблони, но те са най-подходящи за бизнес комуникация. В подписа напишете вашето име, фамилия, длъжност и име на компанията. Също така, оставете така че да може да се стигне информация за контакти, в допълнение към електронна поща.
Време за изпращане на писмото. Разбира се, и-мейлите не означава, че те трябва да се чете веднага след получаването. Въпреки това, етика се счита за неправилни имейли, за да изпращате имейли в почивни и празнични дни, и късно вечер или през нощта. Опитайте се да се придържате към стандартната работното време.