Анализатор EDS автоматизирана обработка на фактури

Автоматизирана обработка на фактури

Това не е тайна, че все повече западни компании се движат към автоматизирана обработка на фактури. Основната причина се крие във факта, че ръчната обработка - скъпо и отнема много време. Тя ще комбинира силата на технологиите и признатите работниците бизнес процесите, автоматизирана обработка на фактури предвижда значително увеличение на производителността и бърз растеж на приходите.

Потенциалният пазар за автоматична обработка на фактури огромни: 4% сметки, обработвани от електронен обмен на данни (EDI). Това означава, че 96% от всички сметки все още в обращение на хартия. Освен това, необходимостта от най-малко 17 секунди, за да влезете в акаунта ръчно (ако, например, трябва да бъдат запълнени само с няколко области), а това не е преброяване на времето за обичайната употреба работата с фактура. Въвеждане на информация от фактурите на хартиен носител - все още е най времеемко и скъпо дейност, и в същото време, това е може би най-малкият проблем на компаниите за финансови услуги, по отношение на разходите.

Един поглед към проблема

В действителност, всяка фактура продавач може да струва на компанията от $ 3 до $ 15 (общата стойност на обработка на фактура, включително сортиране на документи, въвеждане на данни и архивиране на базата данни). Разбира се, цената се увеличава значително, когато има допълнително усложнение: несъгласието в броя на сметките, проблеми с изброените елементи и т.н. Според статистиката, един от всеки пет сметки води до такива проблеми. И компаниите трябва да реши тези проблеми, въпреки че много фирми не разполагат с конкретна алгоритъм решение.

Освен това, само 44% от компаниите са в състояние да обработва фактурите за по-малко от седмица, а почти една четвърт от всички фирми, които се нуждаят от повече от три седмици за обработка на фактури: в резултат на 25% от фактурите са платени със закъснение.

В сърцето на финансовата ефективност, е доверието и точна информация. Те също така са необходими за поддържане на добри отношения с доставчиците. В резултат на това, фактурата трябва да бъдат въведени в базата данни в реално време, да се актуализират в подробности и да улесни навременното плащане на сметки. Този въпрос е особено важно, когато икономиката все още в етап на развитие. големи финансови ресурси, просто се ангажира с него, а също така дава възможност за получаване на информация по отношение на разходите на дружеството. Но ежедневно отчитане е невъзможно, ако данните от фактурите не са вписани в счетоводната система да функционира, но само след две или три седмици, след като е получил.

Намаляване на разходите е за повечето компании втора приоритетна задача. Това е особено вярно с малки фактури. Операторът също толкова (за метод I) въвежда данни за таксуването и малък и голям, харчат огромни време еднакво за двата типа. В резултат на това обработване на малки фактури (10% от стойността на сметката) е по-скъпо от големите (0.14% от сметката). За обработка на малки фактури с грешки и проблеми трябва да бъдат разгледани несъответствия при обработката, може да струва фирми повече от реалната им стойност.

Поддържането на добри взаимоотношения с доставчиците често се разглежда като начин да получавате редовно отстъпки. Понякога наистина е: плащат сметките си навреме, обикновено води до 2-3% отстъпка от доставчика. Но също така е необходимо да се помисли за гаранцията, непрекъснатост на доставките, качеството на услугата и стоки доставени.

Сега, когато повечето компании провеждат собствен ресурсите на предприятието (ERP, ERP) или разработват счетоводната система, там е въпрос на осигуряване на силна система от точни, надеждни и навременни данни. Автоматизиране на обработка фактура ще помогне за намаляване на разходите за въвеждане на данни, като същевременно се гарантира, че информацията ще бъде ефективно чрез използване на различни инструменти за управление, предвидени.

решение е

Автоматизирана обработка на фактури следва да обхваща три отделни фази:

Засилено технология за обработка на вече позволява да се извлече и да споделят данни от множество фактури страници, като същевременно се поддържа непрекъснатостта и целостта на документите на партията. В допълнение, определянето на документи от много страници могат да бъдат направени от софтуер автоматично. И това е направил много естествено, чрез признаване на индекси, без да има нужда от физически разделители да бъдат използвани в процеса на сканиране.

Той също така дава възможност за автоматично откриване на вложени и подкрепящи документи (дори неструктурирани), като букви и обща кореспонденция. Тази функция защитава целостта на фактури с множество страници и прикачени файлове в една папка, и дава възможност, съответно, за да се покаже на данни, така и изображения. Данните, извлечени от сметките може да трябва да се прехвърля директно към ERP или счетоводен софтуер чрез приложен програмен интерфейс - API. Най-широко използваните днес ERP система с подобни възможности - на SAP.

При използване на основния контрол и инструменти за автоматично проверка за грешки (като неравенство сума цифром сумата с думи), както и използването на външна база данни, 95% от грешките, може да се коригира без никаква човешка намеса е била. Само предизвикателства ще трябва да доведе до решението на опитни оператори, които се намесват преди документа на хартиен носител е приключил циркулиращи в компанията.

С други думи, когато се използва във фактурата на екрана, а данните са възстановени от PDP или счетоводната система, броят на потребителите интервенции могат да бъдат значително намалени. И това не е само за намаляване на разходите за суровини (което ще намали този разход от 3-5 пъти), но също така и на нивото на разходите в бизнес процесите на счетоводни и финансови услуги фирми в задачите на сметките за ратификация, които също могат да бъдат намалени.

И най-накрая, защото грешките ще бъдат открити и разгледани в един цикъл извличане на данни и плащане, необходими за процеса на сметката няма да се увеличи пропорционално на броя на грешките, които съдържа време.

Ако сте прочели статията, стигнах до заключението за необходимостта от автоматична обработка на фактури или други форми, които може да се интересуват от други материали в този сайт, посветен на приложните аспекти на решението на този проблем. Ще ги намерите в раздел "Система за въвеждане на документи", по-специално, в статията "Всичко за автоматизирани входни форми". Информацията от тези статии е приложим не само към фактурата, но и на други документи. В крайна сметка, във всеки случай, крайната цел на автоматизация е една - да се подобри управлението и намаляване на разходите.

"1C-Rarus" внедри система "1C: Документ 8" в група от дружества, участващи в контрола на "Руски железници" структура на площад станция. В резултат на това, организирана работна връзка с 500 subtenants станции железници. Създаден единен електронен съхранение 23 вида документи с удобен търсене от страна на контрагенти.