6 правила за възлагане на поръчки подобряване на ефективността

В стегнат икономика, когато изглежда, всички източници са изчерпани, отново обърнете внимание на разходи за материали. И не само за суровини, но и за оборудване, услуги и дейности в по-голяма степен.

Очевидно след всяко едно от следните правила за обществени поръчки, можете много бързо ще се увеличи ефикасността и управляемост на бизнеса за сметка на намаляването на реалната цена, но без загуба на качество. Въпреки това, ще имат предимство пред конкурентите, които намират тези правила прекалено революционно или нелепо.

Правило № 2. Започнете с избора търговски отдел глава

Основното изискване - опитът на иновациите и желанието да се работи по новата методика. Важно условие - опит и добра репутация в поръчката. Основното задължение - изпълнението е описано в принципите на статията. Осигурете достатъчно власт за развитието, регулирането на регламенти и управление на персонала. Достатъчно е, че той има опит в обществените поръчки. Подчинените му го само ще навредят. В този случай е по-лесно да учат, отколкото да се превъзпита. След като се определи на главата, тя трябва да се намери верен помощници: честни, изходящи, супер отговорни техничари, без опит в обществените поръчки. Перфектен дизайн инженери. Тяхната техническа компетентност и точност - това, което ви трябва.

Основната им задължение - да се насърчава конкуренцията, т.е. създаването на максимална конкуренция между доставчиците и изпълнителите.

Правило № 3. Keep човек само за две ключови показатели

Вторият показател - делът на покупките се провежда на конкурентна основа, от общата сума на покупките. Важно е да не се задълбава в детайлите. Лъвският пай от спестявания, предмет само 20% от бюджета, като правило, се долива 80% от неговия размер. Не се фокусирайте върху тези разходи. Конкурси за тях ще донесат бързи, мощни резултати. За разлика от първия показател, няма постепенното не е необходимо. Веднага постави бариера.

Възложи на ръководителите на отдел на търговия да подготви заповед, че е започнало изпълнението на платформа за електронна търговия (ETP), и по 1,5-2 месеца, всички договори за доставка, предоставяне на услуги и изпълнение на работи в над 100-300 хиляди. Рубли (например) ще бъдат подписани само ако е договорено комисията по конкуренцията и одобрен от директора, което е, вие, конкурентна списък. Съответно, ако приемането и заплащането на стоки и материали, строителство и услуги, без подписаните споразумения са били забранени и внимателно да се следи (ако не - да се включат в същия ред), а след това не покупка не да преминем през конкурентни процедури, с изключение на одобрения списък на приоритет доставчици. Изготвянето на списъка трябва да става внимателно и много практичен. Естествено, че трябва да въведете са 20% от разходите :. стоки и материали, строителство и услуги, предоставяни от предприятия монополисти, публични власти, местни власти, федерална държава Единната Enterprise, MUPami и т.н. Освен това, е необходимо да се включи в списъка на ниска стойност материали правят следните разходни пера: лекарства , канцеларски материали, hoz.nuzhdy, продукти и т.н. Като цяло, в списъка следва да включва всички от които извършват тръжни процедури глупаво или икономически невъзможно. Бъдете внимателни! Финансисти задължително трябва да бъдат включени в списъка на кредитните, лизингови и застрахователни услуги. Счетоводни - български и чужди одиторски дружества. Адвокати - оценители и zemelschikov. Това е трик, то е в тези области на "девствена земя." Вие ще бъдете изненадани от резултатите. Ако въпросът е: "да се проведе конкурса или не?", Отговорът е само един: "да извърши." Ние имаме този принцип никога не е успял.

Правило № 4. Избор на електронен помощник

Най-важната стъпка в организацията ще закупи - изборът на електронна платформа за търговия (ETP). Те са много сходни, но изборът трябва да се основава на следните функции: Конкурс вестник (способността да контролира провеждането на процедурите и навременни коригиращи действия), отсъствие на цифрови подписи, възможността да участва безплатно за доставчици, конкурентни списък, относно ефективността на доклада. Ако фирмата ви има холдингова структура и бизнес в различни части на България, и по-нататък да изисква възможността за изграждане на виртуална платформа за търговия стопанство. Ако вече работи по ЕРТ - това не означава нищо. Цялостното изпълнение не се крие в ЕТП, и как да го използвате.

Най-важните принципи на платформата за електронна търговия

1. Никакви бариери за доставчиците. Напълно премахване на нещо, което ограничава броя на доставчиците, а именно неразумно кратки срокове за процедурите, предварителния подбор на доставчици, паричен депозит, банковата гаранция, цифров подпис, таксата за участие, купчина учредителни документи и т.н.

2. Прекарайте два етапа участие в търгове за сложни и скъпи предмети. Открит конкурс (събиране на предложения) плюс търг за спад, сред участниците, чиито предложения са напълно доволни от експерти по техническата страна. Според стандарта, евтини материали достатъчно отворен един етап търг с най-ниската цена. В действителност, това е конкурс с ефекта на есенния търг.

3. Пълното разкриване. Въпреки обективните причини "опитни" служители, които не притежават затворени състезания, когато бъдат поканени само определени участници. Максимална откритост в първия етап - ключът към успешния търг за спад в бъдеще. Моля, обърнете се към правилото "всяка информация, която може да бъде на разположение най-малко на някой от вашите служители трябва да бъде достъпно за всички." Нека състезанието, участниците ще имат достъп до всичко: минималната цена, имената на участниците, носител на име и цена на победителя. Когато броят на участниците от три или повече, риска от сключване на доставчиците е незначителна. В нашия опит, тя е няколко пъти за 3000 състезания. Естествено, на търга може да се провежда в затворена форма, но не непременно в ЕТП. Всъщност забрави досадните състезанията хартия! ЕТП сделки могат да се правят абсолютно всичко.

4. самостоятелно декларацията. Имайте предвид, че всеки участник, който е представил техническа и търговска оферта за участие в конкурса, априори са съгласни с условията на конкурса и е добросъвестен доставчик, данъкоплатците, и т.н. Ако той мамят и измама да го приведе към победата - не се притеснявайте. Охраната ще продължи да разкрият измамата на етапа на сключване на споразумение или по-рано. Сключи договор със следващия кандидат. Този принцип ще се намали времето за проверка на всички участници. И може да има повече от 30!

5. Не са "черни" списъци. Потиска образуването на растения от вашите "черни" списъци на доставчици. Те често не попадат по обективни причини, като, например, в резултат на некритични срок на доставка нарушения. Дайте им шанс да се реабилитира. Дори когато доставчикът е наистина достоен да бъде в "черния списък", все още можете да го покани в състезания. Просто го игнорира, когато се вземат предвид резултатите. Вече го намери в конкурса се засилва конкуренцията и следователно увеличава спестяванията си.

6. Винаги затваряйте конкурентна процедура с истинските причини, дори и да ти причинят неприятности. Ако се изключи победител - уточни какво е причинило това решение. Ако затворите без победител - влиза, защото от това, което се е случило в действителност. Ако затворите процедурата да го постави в търг - да се уточни кой има право да продаде на търг, и който не е допуснат и причините, поради които ще бъдат началната цена, посочете датата на и т.н. Този подход има положителен ефект върху лоялността на доставчиците на вашата компания. Потребители, дори ако те са били изгубени или избягването на следващата стъпка трябва да бъде наясно с причините за това. Ако причините са адекватни, а след тяхното отношение към вашия бизнес, ще бъдат адекватно. Ако причините са изкривени, недоволни доставчици ще бъдат защитени. Има случаи, когато доставчикът не е позволено да се продаде на търг за техническа неспазване на предложения материал. Доставчик живот на тази предлага и други предмети. Техниците потвърждават спазването. Той е приет в търга, и той печели, като най-ниската цена. И тези малки успехи ще бъдат стотици.

7. Не позволявайте на вашите служители да се справят продавачите и доставчиците вече няма да ви манипулират.

8. Доставчиците са умни и озъбена. Трябва само да им се даде възможност да се отвори за всички участници, за да представят своята компания, предложеният техническо решение или проект. Повярвайте ми, никой в ​​такива срещи не позволява сам да кажа твърде много. Конкуренти бързо коригирани. И вчера красноречиви механика и строители са тихи, защото Те, оказва се, не в темата. Но вчера на "пяна на устата", те са ти казвам необяснимите условията и ползите. Фактът, че само производителите, доставчиците и изпълнителите имат най-новата техническа информация. Просто си на повикване. Не е задължително да събира всички в залата. Някой близък - ще дойде лично, които са далеч - да участвате, като Skype. Основното нещо в такива технически срещи, за да се елиминира напълно обсъждане на цените и условията за плащане. Изберете всички, които ви подхожда от техническа гледна точка и провеждане на електронния търг за падане. Негово величество търга на всички доставчици на негово място. И тези, които вчера ритна отворена врата ви ще бъде малка и много сговорчива.

Правило № 5.Raspredelenie функции в отбора

Абсолютно всички служители, които извършват по-рано избор на доставчици и изпълнители ще саботират промяна. Открито и тайно. Колективно и индивидуално. Най-важното изобретение да се преодолее този проблем е най-обичайното разпределение на ролите и отговорностите. В организацията на процеса, че е важно да се има предвид следното разпределение на отговорностите:

съдове 1. доставки - образувани търгове за закупуване на стоки и материали, както и да сключват договори с победителите.

2. техници, строители, счетоводители, финансисти - да се подготвят технически спецификации за строителните работи на оборудването и служителите в своята област, да участват в работата на тръжната комисия и да сключват договори с победителите.

3. Служителите на новата търговска карта:

• проверява доставките агенти, образувани конкурси и ги надъхва;
• Конкурси, образувани по определяне на ефективността и да ги размотавам;
• организиране на заседанието на комисията конкуренция;
• подготви, да преговаря и да одобрява протоколите от своите търгове и търгове.

4. Адвокати разработват типови договори за различни видове покупки. Тези договори трябва да бъдат предварително прикрепени към състезанието, за да се намали значително времето на сключване в бъдеще.

5. Ролята на финансисти в търга е само в сравнението на предложения с различни срокове за плащане. Ако ги инструктира да се разработи таблица за разполагане предварително, това значително ще улесни работата на всички членове на Комисията и може да се използва за подпомагане на вземането на решение за избор на най-добър доставчик в прости конкурси в стандартни и евтини стоки и материали.

6. bezopasnik следите хода на процедурите и проверка на надеждността на победителите.

Вие казвате: "И който сега се прави избор на доставчици?" Оказва се, че изборът на вземане на отбора!

Член мотивация Не 6.Luchshaya - това е пари!

Когато системата е в ход, ще видите за себе си източник на насърчаване на конкурентен отбор. Формулата за изчисление е просто. Началната цена за търга минус края - това се счита за икономически ефект. Ако мотивацията да се вземат 10%, може да се увеличи членовете на възнаграждения на екипа на търг на два пъти. Не е толкова голям такса за тяхната отлична работа.

И сега за магията на пари. Ако преминете справедливо разпределение на 10% сред всички членове на отборното състезание, всеки в края на търга ще бъде в състояние да се изчисли колко той заслужи. Това прави всеки търси нови и иновативни начини за увеличаване на размера на спестяванията. участниците Bezopasnik ще бъде щателно проверени, но по въпроса за "лоялност", за да сме сигурни, че не изключват от търга, който дава подозрително ниска цена. Финансисти няма да настояват за отлагане на 90 дни, и ще намерят решение за промяна на условията на търга за отлагане на 10 дни, като някои доставчици да им даде супер цена. Адвокатите ще упражняват гъвкавост и интерес от бързото сключване на договори, за да не се "оставят" на цените, постигнати команда. Техниците ще избере въз основа на принципа на разумната достатъчност, а не с тройна фактор за безопасност на вековете. И така нататък ... Системата ще постоянно да се подобрява. Вашата полза е очевидна и не се нуждае от доказване.

Какви са условията за плащане в конкурса е по-изгодно за вас

С цел да се насърчи спечелилия търга участник да изпълни ангажиментите си, сложи във всички състезания на 100% закъснение от 30 дни след доставката на стоките и услугите от подходящо качество. Обикновено, разсрочено плащане не трябва да надвишава 30 календарни дни, като по-дълъг срок отрицателно въздействие върху броя на участниците и повишаване на цените непропорционално банкови лихви. Практиката показва, че днес разликата между цената на подобен продукт със закъснение от 30 до 90 дни може да достигне до 50%, защото в допълнение към лихвата за заем в цената определя риска от неплащане на всички. 50% за два месеца е около 300% годишно. мечта банкер.

В действителност, ще трябва да платите не само продукт или услуга на доставчика, както и комфортен живот и на човека, който е дал парите. И това не винаги е в кърпа вързана. Доставчици са готови да водят такъв рискован бизнес е много малък. Конкуренцията е много по-тесен. Страдате от това, и вие, и доставчици. Отлагане на плащането трябва да бъде в конкуренция само за да се избегне риск на купувача, но то трябва да бъде минимално. В идеалния случай, периодът трябва да е достатъчна за извършване на контрол вход и плащането, не повече. По-изгодно е да се вземе заем, при ясно изразен интерес и купи на най-ниското конкурентни цени, отколкото да плащат неразбираем процент инвестирани в цената на доставчика на отчаяние.

Как да се избегне лобистки техници

Нови рамки на проблема с техните техници. Защото сега те не трябва да се избере оборудване или услуга от доставчика на. Присвояване на тях задачата специфични за тях - изготвяне на техническо задание (ТЗ) за необходимото оборудване, услуги или строителство. TOR следва да включва общите параметри, но да се даде точно представяне на предмета на покупката. Той улавя бързо неграмотни служители и значително разширява списъка с доставчици оферти. Няма значение, че първият качеството на техническите спецификации, ще остави много да се желае. Важно е, че те са достъпни за всички заинтересовани доставчици. Те разкриват, неточности и препоръча необходимите корекции. Коригирана работа отново изложи да споделите. , Уведомява всички участници. И така, вие получавате да перфектен TK.

Как да се оптимизира конкуренцията в търга

За да се постигне най-високо ниво на конкуренция в търга, задайте начална тръжна цена е минималната цена на участника, чиято оферта отговаря на условията за конкуренция не само от техническа гледна точка, но и от условията на плащане. Ако нито едно от предложенията на участниците не отговарят на условията за плащане, отдихът, който е инсталиран в тръжната процедура трябва да се намали.

Както бе споменато по-горе, разсрочено плащане за доставените стоки или услуги е силно повлияна от цената. При определяне на начална тръжна цена е важно да се отбележи, че състезателите да сложите до понижаване на цените им на различни срокове за плащане, въпреки дължи. Съответно, ако вземем една много минимална цена, и тя е подадена на заплащане в брой или с по-малко време, отколкото се изисква закъснение, е вероятно, че доставчикът просто да потвърди тяхната цена и търгът няма да се състои. Би било разумно в този случай да се сложи началната цена, която е минимално на съответните условия за плащане, както и на всички участници да се въвеждат тези условия отново и няколко от участниците започват да се предприемат стъпки за намаляване на цените. Търг "отиде" - посочва получения резултат! Ако е имало друга ситуация, в която нито един от състезателите не потвърди необходимата отсрочка, няма нищо общо - ситуацията на пазара. Необходимо е да се избере най-ниската цена с най-подходящият вариант за плащане и да се проведе търг на следните условия.

1. Средният брой на участниците в конкурса: 5.2 от TMC, 8 - услугите и работата.
2. Сподели пазаруват чрез ETP - 100% (с изключение на списъка с приоритети на доставчици).
3. Падащите цени за закупуване на стоки и материали - 16.1% (в това число на търга - 10%).
4. Намалена цена за доставка на строителни работи и услуги - 42,5% (включително търгове - 17.4%).

LLC "Търг център" Хермес "
Индустрия: Аутсорсинг на конкурсни процедури и съвети за предприятия за обществени поръчки
Персонал: 7 души

Прочетете в следващия брой на "генерален директор"