14 бизнес е-мейл кореспонденция етикет
Колкото повече имейли, за да изпращате и получавате, толкова по-голяма възможност да се избегне важно съобщение срамно грешка, която може да има сериозни професионални последствия. Барбара Pachter - по бизнес етикет и комуникации специалист, в книгата си "Основи на въпроси и притеснения за правилното използване на електронна поща бизнес етикет. По-долу са най-необходимите правилата, очертани в книгата.
- С удивителни знаци за използване на ума
Такива знаци за пунктуация като удивителен знак, че е по-добре да се използва само в случай на крайна необходимост в бизнес кореспонденция. Например, за да покажат своята крайна възбуда или се съсредоточи върху всяка точка. В противен случай, прекомерната употреба на "вик" може да добавите към впечатление за вас като един много емоционален и незрял човек.
Недоразумение лесно може да се случи поради културните различия, особено по време на кореспонденцията, когато не можете да видите жестовете и мимиките и чуете сигнал. Ако вида на дейност, което трябва да общуват с хора от различни националности, е необходимо да прекарват времето си и да научат тънкостите на изискванията за бизнес поведение на техните култури. Така че, vysokokontekstnye култура (китайски японски, арабски) се нуждаят от дълго проучване на човешките и бизнеса, преди да влезе в сделката. Представители на ниски контекст култури (американски, немски, скандинавски) предпочитат да получите бързо резултати.
С активна кореспонденция, когато изпращате и получавате един ден много писма за да отговори на всяко съобщение на сериозно. Но е необходимо да се обърне внимание, дори ако буквата, изпратено до вас по погрешка, особено ако получателят е в очакване на отговор. Много време тя няма да вземе, но да бъде пример на уважение и добри обноски. Такъв акт ще ви служи добре, ако погрешно подател работи с вас в една и съща фирма или отрасъл.
Ако не сте комик, а не дизайнер шрифт, то тогава е добре да се използват конвенционални размери, цветове и видове шрифтове. За бизнес кореспонденция основното послание да е лесно и удобно да се чете (смисъл, така и визуално). настройките по подразбиране са както следва: шрифт Arial, Calibri или Times New Roman; шрифта (размер) на 10 или 12; цвят черен.
На пръв поглед прост и безвреден оферта на другия човек може да възприеме болезнено. Особено по време на кореспонденцията, където няма други форми на изразителен, отколкото думите. За да се избегнат недоразумения, прочетен на глас, преди да изпратите съобщение - под формата на звукови остри изказвания ще бъде по-бързо идентифицирани. И за да се постигне максимална ефективност, по-добре е да се откаже от всички еднозначно негативни изражения ( "незначителен", "грешен", "провал"), и винаги използвайте "моля" и "благодаря ви".
- Не забравяйте - нищо не е поверителна
сте се някога ли по време на лична или делова кореспонденция, вашите съобщения могат да бъдат прочетени лицето на трета страна? Ако не страда от мания за преследване, това е малко вероятно, че тази мисъл често се случва. Но истината е, че в ерата на компютърните технологии, за да се справи кореспонденция може всеки начинаещ хакер. Затова е по-добре да не пиша, че може да ви или на друго лице, компромис.