Защо ви е необходим електронен документ

Инструкции за счетоводител

Тестовете за счетоводител

В днешно време, нуждата от система за управление на електронен документ за организации е особено остър. Броят на входящите съобщения непрекъснато се разраства. Кореспонденция с партньори, клиенти, клонове в рамките на организацията - безкраен поток от информация, който изисква обработка и систематизиране. Развитие на Интернет ресурси, добавя се ускори информационния поток в една организация. И тези документи също трябва да се регистрират и да участват в лечението да се извърши.

Как да не се загубиш в купчината хартия, не пропускайте важни документи от изпълнителната власт? Как да намерите бързо писмо от организацията-майка, харчи най-малко време, за да търся?

Така например, се проследи пътя на договор за доставка на оборудването, необходимо за извършване на семинара №1 спешна поръчка. Форман №1 договорени с доставчика, и го помолих да изпратим договор за разглеждане и приключване.

Първоначално договорът попада на секретаря, регистрацията се извършва по пътя на списанието, което, както обикновено, пълни ръчно. След това договорът е на бюрото на изпълнителен чака резолюция. Тя се намира в купчина хартия, самотен чакащите реда си. На следващия ден всичко се до него. Резолюцията получава и договорът е изпратен обратно на генералния секретар да започне по пътя на помирението.

И нашето съгласие по 5 страници се копират Правната служба, за счетоводство, за планирането и икономическия отдел. Общо към нея се прибавят още 15 страници. Допълнителна секретар брейкове преместите ръчно документите на дневника, а след това краката носи копие от договора за определени отдели. След като в офиса, договорът се регистрира входящата кореспонденция на отдела, а след това се установява в една купчина документи на бюрото си.

Копия от живота договор на собствените си, понякога много непредсказуеми. Някои от тях са изгубени. Не е страшно, защото като секретарката на оригинала, от които можете да премахнете отново по едно копие. И ако не, винаги можете да потърсите чрез списание и да намерят някой, който има оригинала. След това започва сложен процес копия на обединяването в едно споразумение с всички поправки от разглежданите услуги. Обикновено това се забави ден-два, а дори и повече с откриването на отговорните за това важно събитие, кампания въз основа на службите да събират копия от копия на бележките съвпадение услуги.

И накрая, договорът договорено, одобрен и подписан официално. Броят на дните, прекарано на работното средно в диапазона от 8 до 15, а след това, ако другата страна по договора няма да губите време за съгласуване с техните услуги. Ръководител е началник на отдел №1 и радостно казва, че споразумението е подписано и може да работи. На какво началникът му отговори: необходимостта от договора, вече не е, както на клиента, като знаем, че работата не е започнало, се оттегли заповедта си и се обърна към конкурент.

Звучи ли ви познато, нали? И колко документи изчезва в рамките на организацията? Никой не се брои цената на разходите за търсене на документи, тяхното изготвяне, договаряне на договори и вътрешни документи. Само разходите за хартия и мастило касети за принтери, пълнене може да се прецени колко ресурсите на организацията яде документи.

Решението е въвеждането на системи за управление на документи, електронни. В този случай, е възможно да се оценят в парично изражение, работно време на персонала, прекарано на документи. Има единен вход за входящи, изходящи и вътрешни документи, с ясно дефинирани номенклатура на нещата. Няма нужда от безкрайните регистрации в рамките на отделите. Програма отбелязва, потребителите се споразумяха документ. Ръководител е в състояние да проследи целия път на документа, от вписването му в списанието, както и публикуването на последния доклад на изпълнителния директор на извършената работа.

Много организации се откажат от въвеждането на електронно управление на документи, тъй като те живеят днес и не мисля за перспективите им за бъдещето. Налице е погрешно предположение, че документът не се отразява на бизнеса. Въпреки това, той не е така. Скорост на движение на документи в рамките на организацията, качеството на постъпващата за обработка на информацията се отразява предимно на лидера на управленски вземане на решения.

Ефектът от въвеждането на SED - е, на първо място, подобряване на качеството на работа на организацията за сметка на изграждането на ясна йерархия на единици, които участват в работния процес, на прозрачността на работата си. На второ място, икономиката на финансови и човешки ресурси във връзка с намаляването на потреблението на хартия и така нататък. Преразпределение от времето на персонала към по-популярните творби.

водещ експерт в областта на автоматизация на работния процес