Установяване на счетоводство - практически съвет

ЕР стълба
водещ одитор на компанията LLC "Естра-одит"

счетоводни проблеми

През последните години, одити на различни организации, в които съм бил, участващи, които не се виждат на една единствена организация, която ще бъде поддържането на счетоводното и данъчно счетоводство и отчетност напълно ще отговаря на изискванията, наложени от ръководните документи. Имайте предвид, че по-рано в одити на финансови и икономически дейности на организацията, в която нарушението не е било, се срещна и не рядко.

В повечето случаи това е, честно казано, ненормално положение на обекта се обяснява, на първо място, счетоводни задръстванията работници, които са натоварени поддръжка на различни видове счетоводни правила, които не винаги съвпадат, несигурност и неяснотата на правилата за счетоводство и отчетност, редовен (често няколко веднъж годишно) на измененията на насоките и други.

Но заедно с тези "обективни" причини за появата на недостатъци в счетоводство, има и "субективно", появата на който зависи от организацията на счетоводството и нейните служители.

Решение "на собствените си проблеми"

Ето някои "субективни" условия за възникването на пропуски в счетоводството и начини за предотвратяване.

Двойна проверка на документи

Това, преди всичко, провалът на повечето организации на стария (но никога не губи своята стойност!) Правилата за потвърждаване на документи (обобщение, фактуриране, отчитане и т.н.), изготвени от счетоводния отдел, на самите служители на счетоводството, т.е. не се покажат "втора ръка".

Проверка на "втора ръка" е, че след изготвянето на документа, като един служител на счетоводството друга покажат всички хартиени знаците за проверка на и носи отговорност за верността на данните, заедно със служителя, който е изготвил документа.

Вътрешна проверка на документите е необходимо, защото, както знаем, не прави грешки единственият, който не прави нищо.

За да проверите документ изисква значително по-малко време (около 10%), отколкото за неговото получаване. Но качеството на подготовката и точността на документите, след проверка се увеличава значително.

В допълнение, тя увеличава взаимозаменяемостта на счетоводните работници и значително намалява времето за последваща корекция на дефекти, които могат да бъдат открити от външни одитори, в които вече са подали отчети.

Дисциплина и "вечерен час"

Друга често срещана причина за грешки и нередности в сметката е фактът, че в много счетоводни организации е, образно казано, "артерия". Сметките по всяко време, са "всички и разни", както и в много случаи ", просто за разговор." В същото време служителите счетоводни цялото време разсейва от счетоводната им за случаите, изискващи специални грижи, яснота, абсолютна концентрация, и като резултат има грешки. Често такива посещения на празен ход, дори покрити претексти (въпроси към счетоводители), в резултат на това, което трябва да се отложи текущата работа и за справяне с посетител проблем или грешка. По този начин, основната работа често се забави до вечерта, когато грижа е намалена или направено в бързаме.

Ето защо, за да се осигурят нормални условия за работа благоприятен счетоводен персонал трябва да е задължително одобрение от заповед на ръководителя на фирмата наредби на счетоводство, включително по време на прием на служителите на счетоводни фирмата (оперативен директор). Препоръчително е да зададете на рецепция - 1 час преди обяд и 1,5 часа след обяд. В други случаи, приемане на гости счетоводство е възможно само с разрешение на главата.

Мита счетоводители

Също така, организацията трябва да бъдат ясно определени и одобрени от ръководителя на счетоводните функции и задължения на всеки акаунтите на служителите на компанията.

По този начин е необходимо да се изключва налагането на функции, които не са присъщи на счетоводния отдел. Например, като например:

- изпълнение и сключване на договори с трети лица (но трябва да бъде задължително пред главния счетоводител на договори, необходими за привеждане на отчитането на заверени копия от съответните страни по договора);

- изготвяне на графици (което би трябвало да доведе ръководителите на съответните ведомства);

- провеждане на материала счетоводство (които трябва да бъдат за сметка на съответната услуга (разделение служител) и счетоводство трябва да контролира само през тази секция сметка), и др.

От голямо значение за премахване на недостатъци в сметката има правилната организация на вътрешните документи на дружеството, които трябва да се определят със заповед на своя лидер.

Поръчката трябва да бъде ясно дефинирана форми на представителство в счетоводните документи, условията на тяхното представяне, лицето, което отговаря за него. Също така строги санкции трябва да бъдат определени за забавено и лошо качество на обработка на документи.

Визуалната помощ за счетоводители

Няма да е излишно и организация в счетоводния отдел на визуални записи за обучение и навременност на счетоводната персонала счетоводни документи на данъчните органи с крайните срокове и отговорни за подготовката и проверката на.

С цел подобряване на професионализма и компетентността на счетоводен персонал нуждае от постоянно подобряване на техните умения в специални курсове, участие в специализирани семинари и др. Редовен производство и изследване на литературата.

Препоръчително е също така да се редовно (поне веднъж месечно), за да прекарат в счетоводството колективно (вероятно в групи) проучване на съществуващите ръководства, както и навременното актуализиране на софтуера прилага.
Нови счетоводни правила трябва да бъдат незабавно доведени до изпълнителите на ръка и да ги оставят копие от документа за подпомагане. Копия от документите с основните насоки в съответните области на счетоводството трябва да са в отделни папки.

В случай на неяснота на всички други разпоредби от сметката, че е необходимо незабавно да се определи счетоводната политика на спорният въпрос с участието на одитори, адвокати и др. Може да направите заявка за сезиране на съответен регулаторен орган. Вие не може да напусне неясноти "за по-късно".

Описът не трябва да е формалност

Ако резултатите (данни), получени както в описа в началото на периода, а в запасите позиции в края на отчетния период, за да съвпадне с данните на съответните счетоводни отчети (счетоводен баланс статии), има известна степен на увереност в това, че по време на този отчетен период, обхванат в пълен дейности на организацията.

В случай на разминаване на всяко представление служители тестови счетоводство трябва да започне със счетоводните данни и само след създаването на точността на счетоводните данни, за да се оплача в други отдели на компанията.

Когато одита?

Най-продуктивни, по наше мнение, начина, по който да се идентифицират и да бъдат отстранени недостатъците и нередности в дейността на организациите е да провежда одити. Тези проверки могат да бъдат под формата на вътрешен и външен одит. Последно извършва от специализирани одиторски дружества.

Как да се подобри работата на счетоводството

Има и други възможни начини за подобряване на организацията на счетоводството, за да се предотврати недостатъци в счетоводни и данъчни цели, които трябва да определя и провежда изпълнението им, на първо място, на главния счетоводител.

Основното правило, когато той трябва да бъде следното. При идентифицирането на всяко нарушение е необходимо да се определи на извършителя, за да се установи причината за установените недостатъци, разработване и приемане на мерки (включително регистрацията на заповеди, инструкции и т.н.), за да се избегнат тези (и други подобни), нарушения продължават.

В момента най-често срещаните нарушения, да се идентифицират пред данъчните власти (представляващи организации значителни санкции) са недостатъци, свързани с грешен (непълен) пълначни фактурите за закупените стоки (строителство, услуги). Какви мерки трябва да бъдат разработени и приети от организацията с цел предотвратяване на подобни нарушения в бъдеще? По наше мнение, трябва да се направи по-нататък.

На първо място, за да задължи работниците да затегне счетоводна проверка на фактури и не включва покупки информация за покупка книга, за която фактурира nedooformleny или те съдържат грешки.

На второ място, по реда на компанията да задължи съответните звена (служители) да сключва договори за придобиване на стоки (строителство, услуги) да се включат при условие, че доставчикът възстановява на купувача всички съществени загуби, които ще се появят на купувача в резултат на късното или неправилно изпълнение на фактури на доставчици ,

На трето място, по реда на компанията, за да се установи, че отговорност (указващи санкции) за навременността на доставчици и точността на своите документи (включително фактури) за продавача сделки са длъжностни лица, на която ръководителят на фирмата се основава на заключение и изпълнение на съответните сделки.

Четвърто, отчитане на тези длъжностни лица донесе дизайн модели свързана документация (включително образци на попълнени правилно фактури).

Пето, в случай на закъсняло подаване или неправилна регистрация на фактури доставчици главен счетоводител следва да докладват (след предупредителните вземащите решения) от главата.

Шесто, налагането на санкции на служителите на компанията, трябва да бъдат записани в дружеството в качеството на съответните разпоредби за заплати, бонуси и др.

Седмо, да се предвидят подходящи промени в счетоводната политика на компанията за следващата година.

При организиране на дейността на счетоводството, а оттам и на целия финансови и икономически дейности на фирмата, главен счетоводител трябва да се има предвид, че както показва практиката, реалната административна и наказателна отговорност за недостатъци в финансови и икономически дейности на организацията, която се разкрива на надзорния орган, не са депутати не финансов директор, а не адвокати и други "лидери" и единствената компания, директор и главен счетоводител на фирмата. Все пак, това не означава, че в рамките на фирмата санкции не може да се прилага и към други лица, отговорни за подаване на документи на счетоводния отдел.