Управление на проекти "за манекени" всички просперира, и не забравяйте нещо

Практически инструменти и техники за собственика или управителя на всеки бизнес.

Всички предприемачи, стартиращи компании, мениджъри на различни компании са дадени едни и същи въпроси:

• Планиране и управление на времето, това, което това изисква средства;
• Правилно формулира цели и задачи, правилно ги разделят;
• Дайте приоритет (какво да се прави в началото);
• "Всичко във времето" и "да не забравяме нещо";
• Стоп "гасят огъня" на неотложни важни въпроси;
• делегира;
• Правилно затвори случай.

Адрес на тези въпроси помага компетентно управление на проекти. управление на проекта се обучават на редица международни организации (например PMI) с партньори, включително и в България. Те предоставят възможност за получаване на специализирано обучение и сертифициране. Но ние в тази статия не счита обемист академични знания и тяхното най-практическата част.

Ако не отиде в дивите земи на научен проект - набор от задачи или дейности, които са насочени към постигане на една уникална цел и ограничени по време и ресурси. Един прост пример на проекта - създаване на сайта.

Процесът на управление на проекта се състои от няколко стъпки:

1. започване (начало)

Тя се определя от проекта, неговата цел, заинтересованите лица в него. Колкото по-малък проект, толкова по-лесно тази фаза преминава.

Разбира се, за "Създаване на термоядрен реактор" на проекта е необходимо да рисува този етап по-подробно. Но за по-малки проекти това не е необходимо - като правило, всички страни да разберат какво и защо те правят някои неща, така че днес ние няма да спре на този етап.

2. планиране

Най-важната част от процеса на управление. Тя се прави списък на задачите и дейностите, които трябва да се извършват в рамките на проекта. Той също така показва връзката между целите и необходимите ресурси.

Що се отнася до гъвкав планирането перфектно изразява Айзенхауер:

"Планът - това е нищо, и планиране - е всичко."

Плановете са остарели от създаването на фонда, те трябва постоянно да коригира появата на по-скорошна информация. създаване Еднократна на план в началото не е гаранция за успеха на проекта.

3. Изпълнение и контрол

Всички модерна методология за управление на проекти на "гъвкав" - това е да се появят циклите на планиране, изпълнение и контрол:

• Създаване на план;
• Той започва да продава част от него;
• Контролиран изпълнение;
• Промените се правят на плана като модификация на отделните части в голяма степен се отразява на крайния резултат.

По този начин - за управление, изпълнение и контрол са взаимосвързани.

Има огромен брой теории и техники, които включват гъвкав процес за управление на проекти, от Agile (използва се при разработване на софтуер), за да Хади, които използваме, за да насърчи проекти в основата на Интернет Инициативи за развитие (FRII).

Фиг. 1 - Процеси за управление на проекти

4. Приключване

Това е важна стъпка, в която се крият няколко общи клопки. Много често в края на проекта го пропуснали един важен детайл - запазване на оригиналните данни (.. За техническа помощ, счетоводство и т.н.), така че е необходимо да се определи конкретни указания и наредби.

По-подробен анализ на етапите

планиране

Според Американската методологията PMBOK на планиране обхваща около 50% от времето, което е особено подчертава важността му.

Планиране е най-добре да се започне с проекта за разделяне на (съставна структура на работата - WBS). където всяка фаза е разделена на по-малки задачи. Той помага да се разбере обхвата на работа и да вземе предвид всички нюанси.

Фиг. проект Структура раздяла в подзадачи (WBS) - 2

графици за работа

Много удобен и практичен инструмент за това - диаграмата на Гант. В действителност, този график, който взема предвид връзката между задачи, а също така показва на ресурсите, необходими за тяхното осъществяване.

Най-простият вариант на графиката може да се направи в Excel: Ляв в таблицата е името на работата, както и всички други колони - дата.

Фиг. 3 - диаграма на Гант, Microsoft Excel

Ако работите на конкретна дата, той е изпълнен с цвят. Такава схема ясно показва количеството на работа, времето и последователността на тяхното изпълнение.

Ако има визуална представа за задачите, изпълнявани работа по проекта е силно опростена, тъй като те са обвързани с график.

Да разгледаме пример на диаграма на Гант, изработена MSProject.

Фиг. 4 - диаграма на Гант, Проект на Microsoft

От ляво са изброени имената на задачи, които са разделени в етапа (показани в червено) и подзадачи (маркирани в черно), и се показва продължителността на тези задачи, и датата, календар, на който се изпълнява. Право - графично представяне на тези задачи и датата на тяхното изпълнение. Също така се получи необходимите ресурси.

(Обикновено ресурсите - хора, привлечени за изпълнение на дадена задача, ние изрично посочва, какъв човек трябва да го изпълни ..)

Задачите са свързани помежду си стрели, по този начин, винаги има графично представяне на работата (тяхната последователност и взаимодействие).

Право на дъното има график за ресурси, която съдържа натоварването на всеки отделен човек. Очевидно е, че когато вероятно няма да бъде направено прекомерно натоварване на проблемите - това е защо искате винаги да се прецени колко сте изтеглили хората по проекта и реалистично да се направи всичко, в точното време.

Това ясна картина ви позволява бързо и точно да се коригира сегашната ситуация: смяна на проблема, да се увеличи продължителността на търсенето на допълнителни ресурси, аутсорсинг и така нататък.

визуализация на данни също така ви позволява да се определи критичния път на проекта. Без да навлизаме дълбоко в академичната дефиниция, това са проблемите, свързани с промяната на продължителността на която се променя датата на приключване на проекта. Например, ако дизайнът им отнема повече време от планираното, крайната дата за подаване на проекти е изместен.

Работи в диаграмата в синьо (например, тестване и попълване на съдържанието на сайта), не засягат крайния срок на проекта. По този начин, в тази схема, можем да видим каква работа може да бъде изместен, тъй като те не влияят на крайния срок на проекта, и които не могат.

Как да си поставям цели (цели) на проекта

Аз препоръчвам използване на SMART принципа. Както е в момента:

S (Специфична - «бетон»): цели на проекта са определени ясно и конкретно, че всички страни, участващи в процеса страни и хората разбраха, че и защо го правят. Неяснотата на текста да се позволи често и това е лошо за по-нататъшното планиране. Например, задачата: "да се направи добър сайт" е достатъчно абстрактно: необходимо е ясно да изразят това, което искаме да стигнем до изхода.

M (измерими - «измерим"): да се разбере какво всъщност целите постигнати, трябва да се създаде и крайни и междинни критерии за оценка (включително финансови). Това ще ви помогне да се анализира как процесът се премества напред и дали условията. Например, ако искате да се създаде уеб сайт, трябва да зададете на критериите за измеримост (магазин стоки онлайн за 1000, с бюджет до 30 000 рубли, и така нататък. Н.).

A (постижими - «достижим"): това е необходимо да се изисква изпълнителите са положили усилия, но в същото време да погледнем в реалния свят и наличните ресурси. Не е необходимо да се поставят цели, които не са постигнати, въпреки че целият екип ще работи 24 часа в денонощието. Например, план за 2 месеца мисия до Марс е нереално - това отнема много повече време.

R (Съответна - «сериен»): Всички цели трябва да се вписват в цялостната концепция, свързана с развитието на бизнес стратегия. Например, ако се съсредоточи върху определена ниша, трябва да се развива в нея. Ако няма резултати, можете да се вземат предвид други ниши, но последователно.

T (Timed / Timebounded - «измерими във времето") с цел трябва да насрочи срокове не са само ограничени, но и междинен. Например, ако на сайта трябва да бъде готова след месец, е необходимо да се направи оценка на времето на всички подзадачи и изразят ясно своите служители и изпълнители.

Както показва практиката, ако не питам за SMART критерии, а след това с висока степен на вероятност можем поне да наруши срока за проекта.

Контролен лист за планиране на проекти

1. Пълен списък на цели (SMART);

2. Разпределяне на ресурси за всяка задача, уверете се, че достатъчно от тях;

3. Изграждане на връзката между задачи - дали е възможно да ги изпълни паралелно, последователно, която трябва да бъде завършена преди началото на следното;

4. Определяне на критичния път да разгледа рисковете от пренасяне на времето и последователността на изпълнение на;

5. Въз основа на плана и ресурси, за да се изчисли стойността на проекта за издаване на оценки на клиентите.

изпълнение

На този етап, може да бъде трудно: например, е трудно да се правилно разпределяне на последователността на задачи. Той помага да се избегнат трудностите няколко прости инструменти:

• Айзенхауер матрица;
• Заличаване на нещата;
• делегация;
• Управление на времето (Хронос и Kairos).

Те работят само ако имате ги правилно и редовно (!) Приложи. Ако човек се опитва да веднъж и тя не работи - това не означава, че инструментът не работи.

Айзенхауер матрица. Разделете случая за спешен, по-важно, не са спешни и маловажно.

Като цяло, в управление на бизнеса ефективен е този стил на управление, в които е налице минимално количество "огън". Това показва, че управителят е в състояние да планира дейността и осигурява сложни ситуации.

Следващи по важност не спешни неща за вършене. Те могат да включват оценка на резултатите, планирането на нови проекти, изграждане на взаимоотношения, превантивни мерки, и така нататък. Н. Те могат да се вливат в спешно-важното, така че е най-добре да го направя по-рано.

Често срещана грешка - персонала и лидери са потопени в неспешни маловажни въпроси (оборота) вместо не-спешни, важни. В резултат на това, времето за изгаряне и е нарушил споразумението. Изключително важно е да се определи значението на случаите. За да направите това, можете да направите определени критерии и разпределението на задачите в съответствие с тях.

Matrix бъде полезен на дневна база. Това е особено важно за лидера - той трябва да отделят време, за да стратегии за планиране и развитие, а не да потънат в рутинната работа, създаване на външния вид на трескава дейност. Когато шефът да не делегират персонал актуални въпроси, работата му е непродуктивен, докато силата на звука.

1. казва "ако искате да направите нещо добро, направи си сам" е много вредно за бизнеса и кариерно развитие. Не лидер делегация е задължително.

2. Винаги съставяне указания и пълен списък със задачи. Те са необходими за ясно разбиране на техните задължения и осъзнаване на личната отговорност.

3. Всички задачи трябва да бъдат боядисани в SMART-метод, който споменахме по-горе.

4. Уверете се, че целите се разбират изпълнител.

5. Необходимо е да се извърши периодично наблюдение и търсене отчетност.

Оптимално разпределение на времето "Chronos, Kairos". Chronos - линеен планиране от часа (планирано за определено време бизнес); Kairos - събитие планиране (например, по време на обиколка на града откри магазин, където можете да правите покупки, така че може да се отклони от маршрута, той е гъвкав план).

1. Планирайте неща предварително в хронологичен ред - срещи, срещи и т.н.

3. Отделно от това, да се направи списък на случаите, които провеждате при настъпване на определени събития.

4. Винаги има всички планове в текстов вид - за предпочитане е "в облака", че те са достъпни от всяко мобилно устройство.

ограничения в проекта

Те са три:

• По времето;
• На ресурси (хора, бюджет);
• Според резултатите (количество работа, която трябва да бъде изведен в окончателния вариант на проекта).

Тройна ограничение важи и за етапа на изпълнение на проекта. тъй като тя е на този етап често ситуация възниква, че някои от служителите, които не разполагат с време, за да се направи. Обичайната извинение: "Исках да се справят добре, така че не се занимава с други задачи."

Опитайте се да предам идеята, че някои неща, които не трябва да се опита да доведе до идеала. Необходимо е да се намери баланс, което прави работата на максимално качество, но като се има предвид ограниченото време и ресурси.

В FRII ние се опитваме да следваме методологията на Lean Startup. Това означава, че създава минималната работещ прототип на продукта, в който чек - ще работи цялата идея. И тогава, ако работите, можете да имате някои моменти dopilivat.

Мониторинг на изпълнението на проекта

Наблюдението следва да се осъществява на всеки етап, а не когато проектът е пред завършване. Това ще ви помогне система за управление на задачите и персонал - "Bitriks24», SyncCloud и др.

Както казахме по-горе, почти всички съвременни методики се характеризират, като правило, циклично (цикъл Хади, Деминг, на Agile, и т.н. ...) - това е, на първо място, че даден план да се направи, след това сложете да се направят промени и се връща към планиране.

завършване

За успешното завършване на необходимите набори от правила и наредби. Това ще осигури бърз и лесен достъп до данни за проекта, дори ако хората, които са работили по него, ще напуснат компанията.

Ние обобщим основните точки, които помагат на проекта да стане успешна и продуктивна

1. Изисква SMART-план за разделянето на цели, структура документи в подзадачи и план на ресурсите (хора, пари, оборудване и т.н.).

2. Плановете трябва да бъдат наблюдавани и коригирани.

3. Има трябва да се следи за необходимите финансови средства и за проекти.

4. Задачи трябва да бъдат изложени на приоритети, използвайки Айзенхауер матрица.

5. Необходимо е да се делегират задачи и награда за качество и старание.

6. Ние всички трябва да бъдат документирани (източници, кореспонденция, договори) и да запази тази документация.