Управление на документи - е ефективността на вашата организация

Не модерно предприятие не може да работи без документи. Ето защо компетентният организация на документи - един от факторите, които влияят върху дейността на предприятието като цяло. Какво е включено в тази концепция? Какви видове и работния поток? Всичко това ще бъде обсъдено в статията.

управление Управление на документи и записи

На пръв поглед - е идентични понятия. Но ако се вгледате внимателно, ще видите разликата. Канцеларската работа включва три етапа:

• Създаване на документ в стопанската дейност - документиране.
• Организация на счетоводството на ценни книжа и тяхното движение в организацията и извън нея - на работния процес.
• съхранение на документа - архивиране.

Управление на документи - е една от стъпките на работния процес. В рамките на този процес, също излъчва етапи или потоци:

• Входящите записи - това, което идва на компанията отвън.
• Изходящи - че компанията изпраща към контрагенти.
• Вътрешна документация - който е създаден в рамките на организацията и се използва за управление.

Правилната организация на процеса дава възможност за контрол на движението на документа във всичките му фази, от начало до получаването на депозита. Това дава възможност по всяко време да се знае къде хартията, някои се работи с него.

Етапи на обработка на документи

За всеки входящ предприятието документ преминава през определени стъпки. Продължителността на пътя зависи от реда, който е залегнал в организацията. Цялата входяща поща може да падне първоначално на масата на главата, и едва след това да изпълнителите. Това е дълъг път, не се използва толкова често.

По-кратък маршрут - когато отдела за разпределение е секретарка. Тази опция се използва най-често. Предимството му е очевидна: документите падат на изпълнителя по-бързо.

За всеки входящ документ преминава процедурата по регистрация. Това се прави в специален дневник. Посочва се датата на получаване, както и предварително определен сериен номер.

Особено важни документи могат да бъдат разположени върху изпълнението контрол. Заключителният етап на обработка - по посока на архивиране на документи.

Начин на печат

работния процес организация има за цел да намали времето, в размяната на документи. За да се постигне тази цел, разработен определени принципи:

• Централизирано рецепция, първична обработка и изпращане. В по-малки организации, тя е била секретарка в голяма компания работи за задача може да извършва целия отдел.
• Намаляване на проходните точки на документа, с изключение на възможността за неговото връщане.
• Разработване на схеми и наредби документ.
• За целта, документите.
• Въвеждане на фазата на предварителното разглеждане на документи.

Спазването на тези правила се избягва загубата на време, за да дублира действията за създаване на единна натоварване на хората, които работят с документи.

Какво е информационният поток?

Така наречените документи, които са сходни по предназначение или тип, които имат една и съща цел на следващата.

Потокът се характеризира със структура, честотата и плътност. Организацията за търговия, че всеки ден се доставят продукти на голям брой магазини, информационен поток ще бъде различен хомогенна структура, ежедневно и с висока плътност. Ако компанията се занимава с производството на скъпи промишлено оборудване, а след това ще тече с различни характеристики.

електронно управление на документи

Документи трябва да се съхраняват някъде. Ако организацията е голям, необходими големи площи за съхранение. Ако форсмажорни обстоятелства е възможно унищожаване на документи, без възможност за последващо възстановяване. И това не е всички проблеми.

Електронно управление на документи - система, която става все по-популярни, тъй като без недостатъци, изброени по-горе. За да прехвърлите данни чрез използване на съвременни сигурна система, гарантира бърза и точна доставка, обмен на документи намалява времето, осигурява надеждна съхранение.

Правителствени организации като данъчната служба или пенсионен фонд, бързо оценени ползите от обмяната на информация в електронен формат, така че да положат усилия, за да гарантират, че най-много организации да представят доклади по този начин.