Унищожаване на счетоводни документи процедура, срокове и санкции акт

Добре дошли! В тази статия, ние ще кажете за унищожаването на счетоводни документи.

1. Какво се разбира под счетоводен документ и какво срока на годност на основните счетоводни документи;
2. Защо трябва да се унищожи документи;
3. Как правилно и в каква форма издаването на процедура за рециклиране за организиране на документи;
4. Какви са различните начини за унищожаване на информация в печатни и електронни медии;
5. Което може да доведе до загуба на документ, по вина на работника или служителя. Видове дисциплинарни мерки.

Всяка фирма, организация или отделен търговец, независимо от собствеността има своя работен процес. Но идва време, когато нови документи не е достатъчно пространство. Как да бъде в тази ситуация? Какво да правим със старите документи, тъй като те трябва да присъства в счетоводния отдел? Как да се унищожат, след изтичане срока на годност?

Основания за унищожаване на документи

Workflow - движението на всички документи в счетоводството, считано от датата на получаване на окончателното изпълнение или обработката им в бизнеса и доставка до архива за съхранение. Счетоводните отчети, отразяващи всички разходи и приходи на фирмата.

Движението включва няколко вида документи:

1. Официални документи, които са създадени в организацията, които се движат само в магазините си и тук.
2. Документи, разработени в компанията, са предназначени за други компании, изпълнители. Те се наричат ​​изходящи.
3. Inbox, че се разработва от други компании и трябва да се съхранява в резултат организацията.

Всеки документ в хода на работата на предприятието е обект на редица действия:

• Трансфер от друг субект на счетоводния отдел, или развитието на стопанската операция;
• Всяка обработка счетоводител, т.е. приемане, пълнене, публикуване сметки, ако е възможно;
• Проверка на регистрация и попълване на организацията-майка;
• Депозит.

Счетоводни документи съставляват повече от половината от общия обем на документооборота в предприятието. Нека разгледаме какви са правилата за съхранение на такава документация.

Напоследък много често срещана електронен документ. Счетоводител трябва да помним, че файловете, които съдържат определен документ или архив софтуер за бази данни са предмет на една и съща дългосрочно съхранение.

За всички видове документи, които трябва да се съхранява по всяко време, при спазване на следните регулирани и нормативни документи, определящи правилата и условията в архива:

Всички документално база, което изисква продължително съхранение могат да бъдат разделени на групи:

• Основно. които могат да бъдат приписани на формата на счетоводството на дълготрайни активи, наличните бройки, работни заплати;
• Счетоводни документи. което означава, че крайната продукция на формата за докладване на пускане в пенсионния фонд, социална застраховка, курортна такса. Сметките също може да се счита за действие на одита и одит;
• Информация Информация за организацията. това означава, че е счетоводна политика, която включва документи, регламентиращи отчитането на управление, управление на човешките ресурси, изготвяне и изпълнение на управление на документи в предприятието.

Тази информация се съхранява по различно време, както и в хода на обичайната дейност на счетоводна служителите на фирмата по-често ги използват, за да се възползват от информацията, съдържаща се в тях.

Що се отнася в контекста на всеки документ? Какви са условията на съхранение на документи?

Например. договори и допълнителни. споразумения към него се съхраняват в продължение на пет или повече години, считано от датата на изтичане на срока. Пълномощни, удостоверения за завършване, извлечения от платежната ведомост и се съхраняват в продължение на най-малко пет години. Но при липсата на лични сметки по трудов договор, изявленията трябва да се съхраняват за по-дълго време, дори до 75 години, ако това е предвидено в организацията.

Има документи, давностният срок, който е увеличен до 75 години.

Те включват:

1. Документите, които съдържат информация за служителите, лични карти, лични сметки на заплатите, договорите, сключени директно с работниците и служителите.
2. Счетоводни отчети.
3. Докладване на органите на ЗФР, FSS, Росстат за резултатите за цялата година. Тримесечните отчети трябва да присъстват най-малко 6 години.

Информация за наложените наказания се съхраняват в продължение на най-малко пет години.

Основният период на съхранение на всички документи, до пет години в някои случаи повече, но не по-малко.

Препарати за унищожаване на счетоводни документи

Изхвърлете или унищожи всякакви самостоятелно счетоводни документи е невъзможно, тъй като информацията, съдържаща се в тях, може да се наложи по време на одити от одиторски фирми.

Много работодатели съхранява всички документи, база, и не го унищожат, дори и след изтичането на пет години, просто защото от незнание на закона за унищожаването или предаването на архива.

Нека разгледаме по-подробно процедурата за унищожаване на документи:

Унищожаване на счетоводни документи - това е важен процедура в предприятието, което изисква специално внимание и преработка. Ако това не се извършва в съответствие със закона, организацията може да бъде обект на налагане на административна отговорност, в някои случаи, престъпник.

На унищожаването на определени само тези документи и електронни файлове "време otpylilis" в архива, тоест, те са оставили на срока на годност.

Първото нещо, за да се определи документите на стойност. За тази цел специална експертна комисия, която определя значението на всеки документ и възможността за унищожаване на документи с изтекъл срок на годност.

За по-точна и изчерпателна оценка на Комисията се приканва да подаде офицер, главен счетоводител, адвокат, заместник-ръководител на организацията. Членовете на тази структура могат да бъдат независими, че е привлечен от външни хора с подходящо образование.

Ръководител пише заповед за създаване на комисията. Тази комисия се прави веднъж и е валиден, когато отмяната на документи за изхвърляне.

В компетенциите на експертите включва:

1. Инвентаризация на всички архивни документи.
2. Осъществяване на списък на документите, срок на годност е изтекъл и подлежи на унищожаване.
3. Изготвяне на действие на рециклиране.
4. Ако е необходимо, се претегля документален боклука.
5. Директен присъства в процеса на ликвидация.

С помощта на тези правомощия да представлява акт на експерти, включително и списък на документите, за да бъдат унищожени. Как да си направим унищожаването на правото?

Актът на унищожаване на счетоводни документи

Форма на инструмента, разработени от членовете на комисията и се подписва от всеки един от тях и на директора, с печата на организацията. Ясно е изследван списък вписано в акта за показване на времето на изявлението на съхранение и премахване на отношения с него.

Ако отстраняването буца от склад на голям брой информационни носители хартия, те могат да бъдат предприети в като вторична суровина. Когато наблизо има точка на приемане на отпадъци от хартия, а след това е договор за депониране на отпадъци.

Освен това, балата на хартия транспортира да се предадат. Служители на такава позиция предписват акт на отпадъчна хартия показва теглото на хартията и цената на килограм и общото количество се изчислява. Парични средства, получени за един куп ненужни документи, идва на отчетите на дружеството.

Комисията може да вземе решение за унищожаването на ръка, че е нормална форми разликата, когато малко количество хартия. Можете да посегнат документите по специално устройство, наречено унищожаване на документи. Чрез преминаване лист хартия през режещото устройство се извършва на много тънка лента, която след това може да се изгори или подложен на химически разтваряне.

Изгарянето на хартия, можете да се препънат по проблем с пожарникарите, така че най-добре е да се премине на хартията за преработвателни предприятия или точки за събиране на отпадъците от хартия.

Друг метод за премахване на алтернативно, могат да бъдат разтворени чрез химически киселини или други химикали, които да навредят на околната среда. Като правило, последният начин да се отървете от хартията е много скъпо.

Всички действия по премахване на хартия, записани в акта на писане на унищожаването на документи, подписани от съответните членове на изпит и настояще в процеса на независими хора.

Както унищожени електронните медии

В допълнение към информацията на хартиен носител може да бъде, и се съхранява в последните години все повече и повече на електронните медии. Електронните документи обикновено се съхраняват на сървърите на големи компании или малка организация компютър мозък.

Комисията, в една и съща част от процедурата за тяхното получаване vybrakovyvaniyu приетата схема. Това се определя от списъка с файлове с изтекъл срок, рециклиране, и тогава там е много разположение.

За унищожаване на електронни документи чрез няколко метода:

Целият курс на действие следва да бъдат отразени в акта на унищожаването на електронни файлове.

Основното нещо, унищожаването на всякакъв вид документи, които трябва да се уверите, че няма повече копия, записани за запазване поверителността на информацията, не е имало унищожаване на документи, необходими за всякакви други дългосрочни случаи.

Унищожаване Срокове за Комисията определя себе си, това е времето, през което се случва на цялата процедура за изхвърляне.

Какво да правите, ако документът е загубен

Има моменти, които по някаква причина, документът може да се загуби или изгубени.

Това може да се случи, когато следните случаи на непреодолима сила:

• огън;
• Земетресението, с пълното унищожаване на сградата, в която се помещава архивът;
• наводнение;
• Грабеж.

В този случай, документите, би трябвало да се възстанови, доколкото е възможно, въпреки че такава процедура е трудно и в някои случаи невъзможно.

При настъпване на природни бедствия и информационни носители увреждане трябва да се документира този прецедент писмен запис. Такова писмено оформяне ще удължи времето за възстановяване.

Ако повредата или загубата е причинена от служител, как да бъде в тази ситуация? С виновен необходимостта от предприемане на писмено обяснение на този факт и причините за загубата, с помощта на който шефът ще прецени какви мерки да се прилага по отношение на работника или служителя.

Тези мерки са уредени в чл. 193 от Кодекса на труда. Наказание или други дисциплинарни мерки срещу извършителя, издадени заповеди за персонал, последвано от изпичане.

Санкции за унищожаване на документи

Ако щета или загуба на документа е била причинена от служител, а след това е възможно да се наложи отговорността за унищожаването:

1. Административна отговорност - може да се случи в случай на загуба или нарушаване на правилата за съхранение на документи, когато изхвърляте преждевременно, което може да наруши финансовите резултати по време на инспекции. На длъжностното лице издава неустойка в размер на 2 - 3 хиляди рубли ..
2. Данъчно - насложен върху всеки документ не е предвидено по време на инспекцията на до 200 рубли. до 10 хиляди души. търка. за изгубени или унищожени документи за всеки данъчен период до 30 хиляди души. търка. когато влошаване на няколко периода.
3. Наказателно - ако проверката показа, че изгубеният документ има укриване на данъци, наказанието се увеличава от 100 хиляди рубли .. до 300 хиляди. търка. Директор, отговарящ за увреждане на документите, които са довели до разграбването на държавата могат да се възползват от заплати за 1-2 години. Или пък може да бъде арестуван за 2 години с отстраняването от длъжност. Ако плащането на данъци не е направено в голям мащаб, санкциите варират от 200 хиляди. Разтрийте. до 500 хил. търка. изземване на заплата от 1 до 3 години, или арест в продължение на 5 години с отстраняването на 3 години.

Ръководителят трябва да гарантира, че документацията е загубен е възстановена. Тъй като неспазване на това правило ще бъде наложена на фирма наказание.

Цялата отговорност за поддържането на документ лежи върху плещите на главния счетоводител. Той е този, който трябва да следи за своите подчинени в подготовката и провеждането на финансовите отчети в структурните звена или определени групи.

След като се уверите в правилността на документа, главния счетоводител на шевове случай и ги изпраща в архивите на организацията, като се посочва продължителността на кутия за съхранение. След изтичане на този период, специална комисия, която определя унищожаване на документи.

Тази процедура би трябвало да действа във всяка компания или пропуски могат да имат отрицателно въздействие върху служителите на финансови ресурси или на самата организация.