Указания за подготовката и изпълнението на историческите препратки към архивните колекции

Исторически информация е важна част от системата за научна и справочна система за архивиране. Информация за историята на първоначалните собственици, както е отразено в историческата информация, формират основата за включване в счетоводните и референтните документи архивира съответните данни за неговото име, принадлежност, дата на създаване, преименуване, ликвидация. Информацията не е ясно и напълно, изведен с историческа информация, може да доведе до несъответствия и изкривяване на данните за по-нататъшно използване на тези данни.

Тези насоки за подготовката и изпълнението на историческите препратки към архивните фондове (наричани - препоръки) са готови да се подобри качеството на историческите препратки към архивни колекции, предмет на публично съхранение и подобряване на научната и референтен архивна система.

Основните нормативни и процедурни документи за архиви съдържат общи изисквания за подготовка на историческа справка.

Целта на този наръчник - въз основа на установените изисквания и въз основа на практически опит, за да даде конкретни указания за подготовката и изпълнението на историческите референтни стойности, първоначалните собственици на организациите, които отразяват особеностите на тяхната подготовка, в това число - с оглед на правните норми на съвременно законодателство, както и за укрепване на структурата на историческите Помощ и последователност на представяне на информация, за да се съсредоточи върху конкретни аспекти на отчетна информация да се даде възможност по-ясно, по-конкретно и в пълен размер bemsya представя историята на първоначалните собственици.

Въпроси компилация от исторически препратки към фондовете от личен произход, както и архивни сбирки не се считат в настоящата препоръка.

Основната част от Препоръката се състои от три секции. В първия раздел се очертава общите изисквания за събирането и регистрирането на исторически препратки, както и измененията към тях. Във втората част се отразява историческите референтни структура. Третият раздел е посветен на писане на разкази директно на старите собственици и историята на фонда. Ето това е отразено последователността на представяне и характеристики на отделните съставни елементи на политиките информация на връзки към документи и тяхното местоположение. За улеснение Препоръки, подраздели, параграфи и алинеи от третия раздел са заглавията.

В препоръките, съдържащи различни примери и изпълнения на представянето на всяка информация, която допринася за по-добро възприемане на материала, включени в настоящото ръководство.

Препоръки са предназначени за архивиране на персонала, който участва в съставянето на историческите референтни стойности и могат да бъдат използвани в практиката на други държавни и общински архиви, архивите на организациите. В допълнение, тези препоръки могат да послужат като основа за изготвяне на учебни помагала архиви на други региони, като се вземат предвид особеностите на тяхната структура фондове.

1. Общи положения
1.1. Исторически данни за архивиране съоръжение, както е определено в ГОСТ Р 51141-98. "Канцеларската работа и архивиране на термини и дефиниции." - документ, съдържащ информация за историята на първоначалните собственици и архивен фонд, кратко описание на състава и съдържанието на своите документи и справочните издания.

1.2. Историческа справка се съставя за всеки архив фонд, който ще бъде изпратен на ведомствената и публично съхранение. Включване на информация за историята на съществуващите организации трябва да обхваща периода от началото на образуването на годината, за която документите са прехвърлени на архива.

Исторически данни за ликвидация Организацията трябва да включва информация за историята на първоначалните собственици и Фонда за целия период на дейността си, без значение за какво години, за да запазите документа.

1.3. В последвалото прехвърляне на документи за архивно съхранение, като правило, тя е направена допълнение към историческа информация, която отразява всички промени, които обхващат периода предадени документите.

Ако през този период не е имало промени в историята на организацията, първоначалните собственици, също така е, предвидени в допълнение към историческа информация.

1.4. Исторически данни и допълнителна препратка към историческите архивни колекции, съхранявани в GAKO периодично допълвани обработват и peresostavlyayutsya отново във връзка с определянето на нови данни, откриване на грешки и неточности, наличието на значителни пропуски в данните.

В този случай, една нова историческа информация следва да обхваща целия период, за който прехвърлените документи.

1.5. По време на обработката на историческите референтни стойности трябва задължително да провери информация за имената на фонда, както и датите на образованието, преименувате, елиминиране и т.н. Данните, включени в регистрите и ръководство. В случай на сериозни несъответствия и грешки, той ще вземе решение за евентуални промени на счетоводни и референтните документи.

1.6. Основните източници за написването на историческа справка (добавки към тях) са правните актове на върховните органи на държавната власт и администрация, документи, при собственици на организацията и нейната главна организация, историческите и справочници, документация, бизнес фонд.

1.7. Исторически данни за фонда има хедър, който гласи:

- Името на фонда в именителен падеж (последната пълното наименование на организацията за периода на изготвяне на историческа справка);

- Дати на организацията за хронологичен период, обхванат от историческата информация;

- брой фонд възлага GAKO (за архивни фондове, получени бъде депозиран в GAKO).
Например.

Исторически данни за фонда

"Калининград медицински спортове клиника"

F. F-126
получава по подобен начин заглавие на допълнение към историческа информация:
Например.

Допълнение към историческата информация за фондацията

"Калининград медицински спортове клиника"

1.8. Исторически информация за комбинираните архивите включва данни за всички институции, първоначалните собственици на документите, които са на фонда. В този случай, информация за всяка една организация представлява отделна част от една историческа справка.

В заглавието на исторически позоваване на обединените архивите първоначално посочено генерично име на фонда и крайна дата информация отразява в историческа информация. След това се изброяват имената на първоначалните собственици, организации, подробностите по които са включени в този исторически фон, което показва изключителната организация на датата на хронологичен период, обхванат от историческата информация. В края на заглавието се посочва номера на фонд възлага GAKO комбиниран архив фонд.

Например.
Исторически данни за комбинираното архивен фонд

"Производство Министерството на земеделието на Slavskogo изпълнителен комитет и неговите подчинени услуги"

за 1946-1984 двугодишния период.
Индустриален мениджмънт на земеделието Slavskogo изпълнителен комитет

(1946-1953 GG. 1970-1984 жж).

(1967-1980 двугодишен).
F. F-325

1.9. Исторически данни (освен) да бъде подписан от създателя посочва позицията си и пълното си име (инициали, фамилно име), както и посочване на датата на рисуване.

1.10. Исторически информация е на стандартен лист А4 (210 х 297 mm). Размерите на полета на документа трябва да бъде най-малко 20 мм - лява; 20 mm - отгоре; 20 mm - дъно; 10 mm - прав.

При изготвянето и историческа справка дизайн използва размер на шрифта Times New Roman 14 през интервала 1.15. Текстът е ширината на листа.

2. Структура на историческа информация
2.1. Исторически данни се състои от следните основни части:

2.2. Тегло основните композиционни елементи историческите референтни секции ще зависят от продължителността на периода, за който се съставя историческата информация, както и обхвата на фонда.

2.3. При формирането на историческа информация трябва да следва определена последователност в тези насоки, както бяха представени основните елементи на неговите основни секции.

3. установяване на историческа информация
3.1. История на първоначалните собственици
3.1.1. съставните елементи на първоначалните собственици на информацията за историята,

последователността на тяхното представяне

3.1.1.1. Информация за историята на организацията - първоначалните собственици са разделени на отделни елементи и компоненти се съдържат в следната последователност:

1) Име на първоначалните собственици (първото име на съставяне на исторически референтен период), както и датата на образуване. Той също така показва, че правната форма на първоначалните собственици (селскостопански, правителствена агенция, SA, ООД и др.) И правото на собственост (държавни (федерални и субектите на РФ), общински, частни, смесени и др.)

При съставяне на добавка към историческата информация, първото име на първоначалните собственици на организацията (за въпросния период) е показана в контекста на представянето на първата информация за промените;

2) наименованието на организацията на предшественика си, въз основа на които се формира от информация от организация или фирма, изпълнява функциите на организацията, първоначалните собственици на формирането на последния;

3) подчиненост (по време на образуване);

4) промяна на име, принадлежност, собственост, реорганизация, разтварянето (данните са посочени в хронологичен промени последователности, които се появяват по време на целия период, за който е съставен историческа информация, и крайна дата на последното оздравяване или елиминиране);

5) на името на организацията на наследник (в случай на реорганизация или ликвидация);

6) Основните цели, задачи, функции, компетентност, посока на организацията, първоначалните собственици и техните изменения (подробности са дадени в началото на подготовката на историческа справка и след това прехвърлени в хронологичната последователност на промените, които са настъпили по време на периода, за който историческа справка);

7) Структура, организация размер персонал оригинални собственици и техните изменения (данните са дадени в началото на съставянето на историческа информация, а след това подредени в хронологичен ред промени в последователността, които са възникнали по време на целия период, за който е направена историческа информация);

8) подчинена на мрежата (подробности са дадени в началото на събиране на историческа информация, и след това подредени в хронологичен ред промени последователности, които се появяват по време на целия период, за който е историческа информация);

9) местоположението (информацията, дадена в началото на събиране на историческа информация, и след това подредени в хронологичен ред промени последователности, които се появяват по време на целия период, за който историческа информация).

При съставяне на добавка към историческа информация на първата информация за предметите 6), 7), 8), 9) са дадени в контекста на представянето на първата информация за промените, които са настъпили по време на въпросния период.

В зависимост от наличната информация характеристиките и особеностите на организацията историческа информация могат да бъдат допълнени с друга информация за историята на първоначалните собственици на: .. Наименование и дата на назначаване на мениджъри, постиженията в областта на трудовата активност, важни събития в историята на организацията и т.н. В същото време, ние не трябва да oversaturate исторически фон информация, която излиза извън рамките на необходимата информация.

3.1.1.2. В някои случаи информацията, представена от отделните съставни елементи на информация за историята на организацията, първоначалните собственици могат да бъдат обединени в едно изречение.

В името на първия вариант комбиниран организацията, датата на неговото образуване и името на организацията да изпълнява функции, които преди, първоначалните собственици на организацията, както и първоначалния брой на персонала.

Във второто изпълнение комбинира информация за името на реорганизация и организация наследник.

3.1.1.3. Ако историята на първоначалните собственици на въпросния период от време не се е променила значително, историческа информация (освен) не може да съдържа информация за всички компоненти. В този случай, историческата информация в текстови (допълненията към тях) анотация на липсата на тези промени (в субординация, задачи и функции, структура и т.н.).

3.1.1.4. За удобство на намирането на информация в текста на историческа справка може да се разпредели имена на отделните съставни елементи на информация за историята на първоначалните собственици.

3.1.1.5. Ако имате голям обем от данни, например, за първоначалните собственици на структурата под юрисдикцията на мрежата, тази информация може да се направи отделно заявление до историческия препратката.

3.1.2. Позовавайки се на датата на документите, еталонни данни