Тъй като ние имаме интегрирана система за управление на задачите
Когато нарастването на товара, както и броя на задачите, вие започвате да потъне в тях и да се мисли за ефективност, които биха могли да се справи малко по-без никакви допълнителни усилия. И когато разберете, че същите проблеми, пред които са изправени другите членове на екипа, ти осъзнаваш, че е време да се интегрират по-глобална система, която е удобна за всички.
Кратко ръководство за интеграция
- Определи дали е необходима системата на всички
- Определяне на целите, които трябва да се реши системата
- Опишете всички възможни сценарии за ползване на служителите
- Изборът на система, основана на изискванията и личните предпочитания
- Обучение и запознаване с всички сценарии на взаимодействие на базата на избраната система
- Прехвърляне на неотложни задачи и формиране на задание за "периодичност" Изпълнението
Вие определено трябва система за управление на задачите с?
Ние се опитахме да въведе система за контрол на различни етапи, като те често са на ухото, но тя не се каже точно, когато те трябва да се използва. Поради това, ние се опитахме да ги приложат и преди, но вече не се нуждаеше от тях, за да спрете да използвате.
Когато е необходимо, системата за контрол на:
- Работни документи на различни роли в десетки, с непрекъснат мониторинг за тяхното систематизиране и актуализиране.
- Под контрола и направляват постоянни работни контакти се повече 3-5 (в зависимост от личните качества)
- Тя се превърна в трудно да се отговори на лесни въпроси, които могат да бъдат зададени в рамките на половин час, час, ден, но сега се задава и са в очакване на отговор.
- Лични задачи на всеки служител не може да се преброят на пръстите на едната ръка бързо, докато задачи изискват периодичен мониторинг
- Поръчки, на много, а някои от тях остават неизпълнени или неточно изпълнена
- Има много теми за дискусия, без позоваване на точка във времето, но изисква окончателно обсъждане
- Вие нямате достатъчно crona за повтарящи се задачи
Това са причините, които ни мотивират да прекарват времето си на радикална промяна в целите на системата за контрол.
Когато системата за управление на задачите на не е нужно
- Всички ваши задачи са относително еднородни по характер и лесни за поддържане на паметта
- Всичко на вашия бизнес, можете да се поберат на 2-5 Exel и дума файл
- Сътрудничество с други хора по-скоро къси и не се нуждаят от дългосрочно управление, и, ако е необходимо, а след това са единственият художник, с директна връзка
- Запис задача и да делегира много по-трудно, отколкото звучи в ушите или хвърлят бързо съобщение на Skype
- Вие не се чувствате липса на време и усещането, че загуба на време не е там
Подготвителната фаза
Интеграцията на такава система, тя не е просто въвеждането на друг инструмент, и различен начин на работа, на прехода към "пазара" на самолета на работата в по-организирана структура. Решихме да се разчита на реалните изисквания, които имаме и които трябва да решават система за управление на задачите и след това изберете най-подходящата система. За тази цел, ние сме разработили система от взаимодействия типични сценарии и участниците за всеки модел събитие, ние често се срещне и установих, основните характеристики, които трябва да имат система:
- Мобилна версия с лицеви уведомления
- Възможността за бързо постави задачата
- Разграничаване отдели
- Пълна CRM със способността да се интегрират и да се синхронизира с 1C
- Способността да се бързо да започнете
подбор Етап система
Ние сме съставили таблица на базата на който се избира между двете системи, които са по-малко подходящи за нашите изисквания и Megaplan Bitrix24. Въз основа на таблицата, ние избрахме Bitrix24
Всяка таблица ще бъде този човек, ние трябва да дойде само от нуждите на отбора, а не за преразглеждане на други отбори.
фаза интеграция
етап на интеграция не сме напълно завършен, но повечето от начина, по който се направи.
Потребителите са създадени и всички лидери на "най-развитите" на работниците и служителите. Създаване на задача с редовни задължения, както и на всички съответни задачи, които бяха във всяка от тях. Чрез преминаване на делегираните задачи, всеки създаден от него текущи задачи, които му беше със съответните надзорни органи и режисьори. Създаване на повтарящи се задачи, необходими за изпълнение веднъж седмично или месечно. Това е задачата на месечната вноска, но едно време постоянни задачи веднъж седмично, които изискват прилагане на служител, определени константи чекове, че без напомняния често се пренебрегват. Създаване на група за всеки раздел, за дискусии и интересни връзки
Събрахме се всички на срещата и обясни ролята на системата в развитието на бизнеса, както и какво трябва да се спазват сценарии, за разтоварването на всеки служител от ненужни задачи. Други потребители не са създадени и се демонстрира от примера на системата е създала проблеми. Същият човек е отговорен за събирането на поръчки, направени мобилна версия bitrix24, където той получава работа за събиране на големи поръчки и други поръчки. Преквалификация, че незначителни въпроси, които са най-разсейващо трябва да бъде решен чрез системата
Той е малко по-подвижна от интегриране на система за управление на задачите, но все пак са свързани с тях. Тази стъпка се опитваме да прилагат и днес. 1в синхронизация с CRM, за да управлявате клиент. Автоматизация на бизнес процесите, свързани с клиенти и обучение на ясна отчетност за всеки клиент, за точното му ръководство.
Какво имаме?
- Спряхме да се забрави или да забави никакви проблеми.
- Отговорност в системата, което позволява да се прехвърли отговорността на работника или служителя, от която вече не може да бъде оправдано по никакъв начин. Това се е отразило на броя на качеството на изпълнените задачи.
- Сега обемът на работата на всеки служител в дланта на ръката си бързо и наблюдавайте плитчините и дупката в отбора.
- Повишена взаимодействие между отделите, благодарение на по-лесно организиране на комуникация
- Много по-малко отвлича един срещу друг на Skype, сега дори глобалната дискусия и да се опитаме да се разпространява полезни материали за съответната група. В следствие на това, че личното представяне на всеки служител се увеличава
Нарочно не пиша повече примери в този пост, защото работни сценарии, структурата на компанията, сравнителни таблици и окончателния подбор на системата - това е всичко, което трябва да бъде индивидуализирана и въз основа на писмените изискванията на екипа и вас. Вие не купуват черни маси, защото ги използва успешни фирмени конкуренти, вие купувате нещо, което пасва на декора и предпочитанията си и да разберат, че таблицата е по-удобно, отколкото да работят без нея. Просто да си позволите да избират и да използвате работен инструмент, колкото искате и да разберат, че с него ще имате полза.
Отначало мислехме пълната интеграция на нещо "ужасно" и нереалистични по отношение на обучението на всеки служител, всъщност, основната интеграция отне 2 дни от моето време и още няколко дни, за да преподават в системата. И вие използвате система за управление на задачите?