системи за управление на документи, техните функции

2.2. Система за управление на документи

2.3. средства за комуникация

2.4. компоненти за интеграция

2.5. компоненти на системата

система за управление на документи (DMS) [1] - система могат да се справят документите.

Информацията, която се съхранява в коренно различни документи, съдържа много ценна, се открива само по време на обработката. Тази цел отговаря СЪД предоставяне за управление на документи, т.е. в състояние да създаде, съхранява, търсене, извличане, редактиране и споделяне на документи.

Основната функция на тази система - търсене и индексиране на документи, което ви позволява да намерите бързо и проследяване на тяхното състояние. Също така е важно да се знае кой използва документите по всяко време.

системи за управление на част I. документи, техните функции

IDC Фирма дава следната дефиниция на системата на пазара на електронни управление на документи:

ECU може да бъде разделена на пет под [3]. разрешава на собствените си задачи (вж. таблицата).

Той създава единна база данни на сървър, който ви позволява да съхранявате сигурно документи, да ги организирате и намирате информация бързо. Това представлява един важен принцип SEUD: документът се съхранява в един-единствен екземпляр на място, добре защитен от неоторизиран достъп.

Хартиени документи попадат в хранилището в резултат на сканирането и електронни - направо от програмата, в която са създадени.

За да намерите бързо хранилище документ се осигурява чрез механизъм, или, както го наричат, търсене на пълен текст, който дава възможност за много кратко време, за да намерят най-подходящия документ съдържащата се в нея ключови думи.

Управление на документи обикновено се разглежда в рамките на една и съща фирма, а е отражение на своите бизнес процеси, както и начина, по които могат да контролират всяка компания е уникална.

В допълнение, всеки работи успешно организация се променя непрекъснато. Създаване на нови продукти, придобиване на нови предприятия, нови пазари доведат до промени в организационната структура, процедурите за управление, форми и начини на придвижване на документите. За да се справи с тези промени, ще трябва да използвате, за да автоматизирате специални оперативни процедури софтуер.

С бизнес процеси дизайнер процес боравене документ може да бъде представен като поредица от стъпки. На всеки етап от обработката на документ дефинира какво трябва да се прави с документа, и кой трябва да бъде изпълнител. В края на стъпката, системата автоматично изчислява къде да изпрати документа на и автоматично известяване на следващия художника. В този процес, всички участници могат да го гледат под формата на визуални диаграми и вижда на какъв етап от обработката е документ.

Чрез електронна поща служители получават уведомление за събития, настъпили в системата, като например появата на нови документи, получаването на документа за преглед, нарушаването на контролните условия. Обикновено тя се съдържа хипервръзка, която ви позволява да отваряте съответния документ от централното хранилище.

СЪД - това е само един от компонентите на информационната система, и, като правило, не е създаден, на първо място. И, разбира се, Съдът трябва да бъде интегрирана в общата среда по такъв начин, че не е имало сайтове с "ръчно" за обработка на информацията.

Технически средства за да се гарантира функционирането на ØVC са магистралата информация, сървъри, дискови масиви, библиотеки, оптични устройства, скенери за улавяне на маса документ и специализиран софтуер сървър.

Както показва практиката, въвеждането на съдебен процес се състоя в етапа, на отделните компоненти, някои от които, това се случва, а не да пусне корени в даден бизнес процес.

Трябва да се отбележи, че необходимостта от такава система се появява в организацията (фирмата) преди те да имат финансова възможност, цялостни системи може да струва няколко стотин хиляди долара, и още толкова въвеждането. В България използването на внесени СЪД усложнява от неспособността им да се адаптират към условията на нашата реалност.