Правила за регистрация на документи в организацията част 2

Документация на информация в организацията се осъществява в съответствие с процедурите, установени от държавните органи, отговорни за организиране на работния процес, стандартизация на документите и техните масиви, RF сигурност.

Документите текста, изготвен от А5 форми, заглавие, могат да бъдат пропуснати.

Ако текстът съдържа редица решения, заключения и т.н. той може да бъде разделена на раздели, параграфи, които са номерирани с арабски цифри.

Буквите използват следните форми на представяне:

от първо лице множествено число - "моля, изпратете", "имат за цел разглеждане";
от първо лице единствено число - "Считам, че е необходимо", "моля изберете";
трето лице единствено число - "Министерството не възразява", "Научно-изследователски институт смята, че е възможно."

Съставът на подпори "подпис" включва:

Име на лицето, подписало документа. Ако документът не е издаден на бланка на фирмата, името на офиса, за да бъде пълно. Ако документът се издава на бланка на фирмата, името на позицията, трябва да се намали;
личен подпис;
декодира подписване (инициали, фамилия).

"Signature" The подпори е разрешено да центрирате заглавието на лицето, подписало документа, по отношение на най-дългата линия.

Той уверява, печата на автентичността на подписи за официални документи, удостоверяващи правата на хората, с които се определя фактите, свързани с финансови ресурси, както и други документи, които дават гаранция на подписване автентичност.

Документи, запечатани от компанията.

Visa преглед поставя на работника или служителя, потвърждаващо, че документът пред нея. Visa справка разлика виза хармонизация винаги щампова върху вече приключи, подписано и одобрено на документа. преглед на визата подпечатан винаги на предната страна на оригиналния документ, под подписа.

Документи, които са в предприятието, трябва да бъдат отбелязани върху оригинала. Визи са по-добре позиционирани на задната страна, и в документа за много страници - на гърба на последната страница. Ако документът е изпратен на друга организация, визата постави на копието, което остава в организацията. Визите са разположени в предната част, в долната лява част на документа, точно под подписа. На много страници документ от особено значение може да бъде пред очите на всеки лист. Така че обикновено одобри договори или протоколи.

Заверени копия от документи

Когато подписан от съответното копие на сценария, следните реквизита "подпис" подпечатани надпис за осигуряване на:

"Вярно е,";
лицето, удостоверяващ, за да копирате;
личен подпис;
декодиране на подписа (инициали, име);
уверения дата.

Марката за изпълнението на документа и неговата посока в случай включва следните данни:

позоваване на датата и номера на документа, свидетелстващи за неговото изпълнение;
при липса на такъв документ - обобщение на изпълнението;
думите "в случая";
по номер на делото, по който да се съхранява в документа.

Марката за изпълнението на документа и да го изпратите по делото, направени от изпълнителната и от документа или на ръководителя на структурното звено, в което се изпълнява на документа.

Марката на документа за получаване на организацията съдържа следващия пореден номер и датата на получаване на документа (ако е необходимо - часовете и минутите).

Разрешено бележка на получаване на документа в организацията ще бъде под формата на печат.

Идентификатори електронно копие на документа е марката (долния) захванали за кожата в долния ляв ъгъл на всяка страница от документа и съдържа името на файла на носителя на машина, датата и други данни за търсене, инсталирани в предприятието.

Указания за издаване на одобрения и одобрение на документи

При одобряване на документа за документ официален лешояд одобрение се състои от:

ОДОБРЕНИ думи (без кавичките);
на името на лицето, с което се одобрява документа;
подпис;
имената и инициалите на лицето, подписало документа;
Към датата на одобряване.

Гриф одобрение на документа в горния десен ъгъл на документа.

Когато документът е одобрен от няколко служители, тяхното подписване е поставен на едно и също ниво.

При одобряване на поръчките на документа, решения, заповеди, протоколни изявления врата се състои от думата "одобрени" ( "одобрени" "одобрени" или "одобрен"), името на одобряващ за документа в инструментален случая, датата му на номерата.

документ лешояд хармонизация се състои от думата "се съгласи", позиция на лицето, с което се съгласи на документи (включително името на фирмата), личен подпис, дешифриране на подписа (инициали, фамилно име) и датата на договаряне.

Марк контрол върху изпълнението на документа, обозначен с буквата "К", дума или печат на "контрол".

Вижте също: "Правила за регистрация на документите в организацията: Част 1".