Подготовка и провеждане на първата изложба

изложба на бюджета

Екипът за изложбата

Изложба директор управлява проекта, координиране на дейностите на всички отдели и служби, реши да форсмажорни ситуации, разговори и на панаири, изложби партньори, държавни агенции, чуждестранни партньори, основен спонсор, и така нататък. Г.

Мениджърът на работа с клиенти - до него, работещи с изложителите: формирането на изложбата, работата с изложители (фактуриране, контрол на плащане, информира участниците за това как да участват в изложбата (на изискванията за обекти, сгради и т.н.) .. привеждане всякаква полезна информация на участниците.

Отговарящи за въпросите на техническите компоненти адреси свързани с стандартите и нестандартно строителство, декорация, електричество и така нататък. Н.

Той също решава за настаняването на участниците в хотели, преводачи, обичаи, и така покани stendistok. Д. Чрез партньорски фирми.

Финансови и счетоводни отдели. Ангажирани в разработването и прилагането на финансовите потоци и взаимоотношения с чуждестранни представители, участници, партньори и контрагенти на изложението. Както и в изготвянето на финансовите отчети.

Правен отдел. Той гарантира развитието на валидни договори, защитава изложбата като неговите конкуренти (с търговска марка нарушение, материални притежания, и така нататък. Г.), както и от някои от участниците (обикновено парите стари издания).

Работа с изложители

За изложители, че не е нужно да е някаква трета страна. Бъдете им приятел, другар, постоянен съвет с тях, опитайте се да се вземат предвид всички свои становища по същество.

За да участникът се чувствах комфортно в шоуто, имайте предвид, че 90% от участниците се интересуват не толкова на изображение като търсенето на нови партньори и ефективна работа със стария. Ето защо, вашата основна задача - да се намери страна на посетителите си и е в състояние да говоря с него и да се споразумеят. Организирайте услуги в удобно търсене страна на уеб сайта и по време на изложението, да създадете достатъчно място за преговори и срещи, интернет кът за бърза справка. Направете сайта си организира контактите на изложителите и посетителите не само за 3-4 дни на изложението, а за цялата година. Ами, просто се уверете, че участниците се чувстват комфортно - в момента на доставка на оборудване, изграждане, поръчка на допълнителни услуги (преводач, стои асистент, охрана, почистване) и т.н. В крайна сметка, това е, че те ви плащат пари ..!

Работа с посетители

Посетителите няма да бъде - ще има участници. Участниците няма да бъдат - няма да има пари от организаторите. Това е истината, която често се пренебрегва изложбени компании.

Средната посетителите на изложбата за дълго време, скитащи в търсене на място и павилиона, а след това се опитва да разбере директорията и ръководството, се опитва да различи сред участниците, които се нуждаят от нея, и оставя с огромна пачка ненужни отпадъци от хартия, което оставя в най-близкото кошче. Въпреки това, има едно място, където той се чувства комфортно - Случайно попаднах на конферентна зала, където той може да вземе дрямка за един час или два часа история-производствени компании за следващите винтовете вмъкват в оригиналната процъфтява.

В същото време, за посетителя, че е необходимо да се организира среща с желания участник и да осигури максимален комфорт. Това е да се реши най-малко на следните въпроси:

Привличането на посетители. Ресурси на участниците плюс ефективна маркетингова кампания. Бъдете сигурни, да се организира събиране на данни, където посетителите да научат за шоуто си, след това да се откаже от ненужни "мода" и обикновено са скъпи средства.

Резервация на хотели. Един обадете резервации, организиран по време на изложението, вместо конвулсивно obzvanivaniya всички градски хотели, които търсят една нощувка - посетителят ще оценят.

Доставка на изложбата. Най-малко, за да посетител картата на различна локализация на изложба следва да се приведат. По-добре, разбира се, ако в допълнение към организирана безплатна доставка на специална изложба автобус.

Обслужване на шоуто - бърза регистрация, храна, тоалетна, гардероб и т.н. - .. Трябва да е най-високо ниво.

Научната програма трябва да бъде на подходящо ниво на статута на изложбата. Тя трябва да бъде организирано така, че гостите да се изключително за нея.

Документация и управление на документи

Така че, в процеса на организиране на изложението, което трябва да подготви следните документи:

Бюджет. за изложбата разходи се състоят от организационните части и разходите за популяризиране. Запомнете: Не злоупотребявайте с връзката на базата на бартер и харчат пари за умишлено необслужваните решения. Така че, често създава качествено представяне на управителя на изложбата е много по-важно от хилядите долари, изразходвани за пресата.

график за обучение. Тя трябва да се изброят всички етапи от подготовката на изложбата, времето за тяхното прилагане, както и имената на лицата, отговорни. Спазването на графика трябва да бъдат строго наблюдавани.

формуляр. Попълване на формуляр за кандидатстване, участниците трябва да посочат името на фирмата, информация за контакти, площ и вид на щанд, под формата на плащане на участие и друга информация, изисквана от организаторите.

"Ръководството за участниците" трябва да включва данни за контакт с организаторите на изложбата, графика за неговото изпълнение, условията за участие и предоставяне на различни услуги (щанд строителство, транспорт, и така нататък. Г.).

Вътрешна документация - договори с изпълнители, на изложението компанията, и така нататък ..

Сега напредналите компании все по-често организират електронен документ - това спестява време, пари и защитават нашите гори от унищожение. Методи за работния процес, проби и образци на документи, разглеждани с нас на практическо обучение.

Някои важни

Сайт. Тя трябва да бъде добър мениджър: да се говори за шоуто всичко - от научната програма за позициониране на обекти за обществено хранене. Това е едно добро ръководство, което има към себе си и ви води. Информацията трябва да бъде малко повече от очакваните посетители. Там можете да свалите всички файлове на научната програма, снимки от предишни изложби, за да получите подробна информация за всеки един от участниците на изложението, представи актуализации, и така нататък. D. Можете да намерите исканото лице предварително да планирате преговори. Можете да резервирате място в изложбата. Вземете всички статистически данни за изложбени за дадена година. Като цяло, след внимателно проучване на сайта на човек, ако не е имало по време на изложението, че трябва да имате усещането, че той е бил там, и трябва да е готов да се върне.

На второ място - в структурата на сайта трябва да отразява в списъка на заявките за търсене.

Например, за да климатик тя може да бъде специфични изисквания към техниката (наеме специалисти), името на климата компании (които търсят за тях, като правило, служители на други компании), заявки, като "строително изложение" (пакета "климат панаира", уви, почти никой не пита - няма такова желание).

На мястото, което трябва да се организира парти "частен офис", в която той е член, потребителско име и парола, както и може да влезе и да редактирате информация за себе си (заявлението, профилът на участник, показва снимки), за да получавате новини от организаторите, за да научите всички необходими контакти ,