Основно и други документи се съхраняват и унищожават икономиката и живота

Общи условия на съхранение

Законът № 402-FZ, се казва, че първичните счетоводни документи, дневници, счетоводство (финансови) декларации, одиторски доклади трябва да се съхраняват най-малко пет години след финансовата година, освен ако не е по-дълъг период е установен в Приложение (стр. 1, чл. 29, закон № 402-FL).

Документи на счетоводната политика, стандартите на икономическата структура, и други документи, свързани с организирането и воденето на счетоводството, включително средствата за възпроизвеждане на електронни документи и удостоверяване на електронни подписи се съхраняват в продължение на най-малко пет години след годината, в която те се използват за производство на счетоводен (финансов) в последния път (н. 2 ст. 29 от № 402-FL).

В списъка. съотнесени закон № 402-FZ. установени, по-специално, следните часове за съхранение:

важно
Трябва да се поддържа непрекъснато: годишния финансов отчет, годишния консолидиран (консолидирани) отчети, счетоводните (финансови) отчети в съответствие с МСФО или други стандарти, счетоводни приходи книги и разходи на организации и индивидуални предприемачи с помощта на опростена система за данъчно облагане, трансфер актове, раздяла, ликвидационни баланси, отбелязва в него (раздел II на списъка), документи (протоколи, доклади, изчисления, становища, мнения) от преоценка на дълготрайните материални активи, определяне на амортизация на дълготрайните активи, оценката на имота РГАНИЗАЦИЯ.

Така че, ние имаме общо време - четири години за данък счетоводство и отчитане на пет години и условията, посочени в графика. В този случай, п. 1 супена лъжица. 29 от № 402-FL каза, че документите са в съответствие със списъка от правила. но не по-малко от пет години. Възниква въпросът, колко време да съхранявате, например, първични документи - четири години, пет или повече години. В крайна сметка, те се използват за данъчни и за счетоводството.

За да се избегнат грешки, е необходимо да се съсредоточи върху максимален период на съхранение. С други думи, ако първичните счетоводни документи, счетоводна документация, доклади не са посочени в графика. те трябва да се съхраняват в продължение на най-малко пет години.

Ако се споменават тези документи в Графика и периода на задържане за тях определя списъка най-малко пет години, ще трябва да ги държи едни и същи най-малко пет години.

Документите, за които Списъкът се определя на повече от пет години, е необходимо да се запази в рамките на срока, определен в графика.

Характеристики на времето за справка за съхранение

Някои видове разходи се признават в разходи за дълго време. Документи, потвърждаващи тези разходи, е необходимо да се съхранява през цялото време обръща разходи плюс срока, предвиден от Закона № 402-FZ. NC България или списъци.

Спомнете си, че документите относно определянето на амортизация (доклади, изчисления, становища, доклади) в съответствие със списъка трябва да се съхранява постоянно.

За целите на данъчното инвеститорски контрол в рамките на споразумение за споделяне на производството на (или оператор на такова споразумение) съхраняват в първичните счетоводни документи, отнасящи се до изчисляването и плащането на данъци, за целия период на действие на това споразумение (ал. 2, чл. 346,42 на Данъчния кодекс). Това се обяснява с изискването, че данъчната проверка могат да бъдат обхванати от всяко време по време на срока на договора, като се започне с годината на споразумението влиза в сила (Sec. 1, чл. 346,42 на Данъчния кодекс). Следователно, законовият срок за съхранение се изчислява от момента, когато споразумението е приключила.

Документи, удостоверяващи разходите за обучение за данък трябва да се съхраняват по време на целия срок на рамковото споразумение за обучение и една година на работа на дадено лице, образованието, професионалното обучение или преквалификация на които са били заплатени от данъкоплатеца, в съответствие със споразумението с данъкоплатеца трудов договор, но не по-малко от четири години (ченге. 2 стр. 3 на чл. 264 от Данъчния кодекс). Това се дължи на особеностите на признаването на разходите за обучение. Тези разходи се отписват и други разходи, свързани с производството и продажбите (ченге. 23, ал. 1, чл. 264 от Данъчния кодекс). Но ако трудовия договор с дадено лице е било прекратено преди изтичането на една година от началото на обучението, наречен на разходите трябва да се включват в дългосрочните приходи от дейността (ченге. 2 стр. 3 на чл. 264 от Данъчния кодекс). Оказва се, че документите, удостоверяващи обучението, което трябва да се съхранява за целия период на обучение плюс една година плюс четири години.

- да назначи комисия за разследване на факта на загубата (параграф 6.8 от Наредбата за документите и документооборота в счетоводството, одобрен от Министерството на СССР на финансите, за дата 07.29.83 номер 105 ..);

- изготвя декларация, с подробен (ако е възможно) посочване на изгубени документи;

Внимание!
В параграф 3 супени лъжици. 29 от Закона № 402-FZ, се казва, че на един стопански субект трябва да осигури безопасни условия за съхранение на счетоводни документи и да ги предпази от промени. Подаването на организацията могат или да създадете свой собствен файл, или да привлече организация от трета страна.

Процедурата е следната. По-рано тази година, че е необходимо да се създаде постоянна комисия от експерти. Примерен позиция на експертната комисия може да бъде взето от Rosarkhiv поръчка от 19.01.95 № 2 (вж. Приложение 1).

Експертната комисия извършва опис на документите с изтекъл срок на годност и предава за одобрение на ръководителя на компанията действа върху разпределението до унищожаване на документи с изтекъл срок на годност (виж приблизителна сертификат проба. Приложение 2).

Документи, предназначени за унищожаване, е необходимо да се прехвърлят на обработката (рециклиране) и се поставя тази приемане бележка. Експертната комисия трябва да определи факта на унищожаването на всички документи и да направи още един акт - унищожаване на документи (виж приложение 3.). Този акт също е одобрена от ръководителя на организацията.

Всички документи на организацията за рециклиране трябва да се съхраняват в архива.

Лицето, което отговаря за организацията на съхранение на документи е ръководител на дружеството или отделния предприемач (чл. 7, 29 от Закона № 402-ФЗ).

За нарушение на правилата за съхранение при условие административни наказания:

В допълнение, отговорността е създадена за провала или липсата на документи, които биха могли да бъдат загубени в резултат на неправилно съхранение или унищожени преждевременно.

На първо място, това е санкции, които се предоставят от Данъчния кодекс:

- по чл. NC 120 България - липсата на финансови и данъчни счетоводни данни, документи, които са необходими за изчисляване и плащане на данъци, данъкоплатеца се наказва с глоба в размер на 10 000 рубли. Ако загубените документи се прилагат не една, а няколко данъчни периоди, наказанието се увеличава до 30 000 рубли. И в случай на загуба на документите е било подценено, данъчната основа - до 20% от сумата на просрочените задължения, но не по-малко от 40 000 рубли.

- по чл. NC 126 България - за непредставяне на документи по искане на данъчните органи, се налага глоба в размер на 200 рубли. за всяко неизпълнение на документа. Според същия член могат да бъдат глобени до 10 000 рубли. (До 1000 рубли. За индивидуални предприемачи), ако нарушението е класифицирано като човек отказва да предостави документи.

На второ място, с административна глоба на час може да бъде наложена на служителите на компанията. 1 супена лъжица. 15.6 от Кодекса за България - за "непредставяне на законодателството в областта на данъците и таксите, срок или отказ да се представят пред данъчните власти, митническите органи, назначени по предписания начин на документи и (или) друга информация, необходима за данъчен контрол." Размерът на санкция - от 300 до 500 рубли.

Приложение 1: Примерен ред за създаване на експертна комисия

ЗАО "Гама"
ред
София

На създаване на експертната комисия

Във връзка с необходимостта да се унищожат документи, които срок на годност е изтекъл,

1. Създаване на комисия от експерти, състоящи се от:

Председател - съветник Джон Смит.

Членовете на комисията - заместник-главен счетоводител VV Петров Чиновник Сидоров SS

Генералният директор ________________ Romashov RR

Приложение акт 2. Проба от посоката на унищожаване на документи

аз твърдя
генерален мениджър
________ Romashov RR

За посока на унищожаване на документи

Председател на Комисията __________ Иванов II

Членове на комисията: __________ Петров В.В.

Приложение акт 3. Пример за унищожаване на документи

аз твърдя
Генерален директор на ЗАО "Гама"
________ Romashov RR

Унищожаването на документи, избран от акт на номер 45 05/25/14

Приложение: Законопроектът за прехвърляне на документи от "Спасяване" от 25.05.14 номер 233.

Председател на Комисията __________ Иванов II

Членове на комисията: __________ Петров В.В.