Организация на приемане на гости

Рецепция на посетителите - един от най-важните функции на секретар, добротата, вниманието, с любезното съдействие и отзивчивостта на рецепцията, които определят атмосферата в много отношения.

Секретаря на дружеството е отговорно за организацията на приемането на посетителите, както и мениджърът на секретар организира дейността по управление рецепция.

Приемане на служителите на дадена организация

Като секретар подпомага лидер в изпълнението на плана от трудовия си ден, той често се дава правото да се определи с кого е необходимо да се отговори на главата и които могат да бъдат изпратени на други длъжностни лица; Какви въпроси се нуждаят спешно, е въпрос на решение и на вниманието на мениджърите.

Организиране на управителя на рецепция, секретар трябва да знае и да премине безпрепятствено лица, които имат достъп до него по всяко време. За да получите останалите членове на организацията за решаване на текущите проблеми, е желателно да има определени часове и дни, че е в основата на рационалното планиране на ден главата. За да дойде на персонала на рецепцията трябва да се работи по име и бащино име, което секретарят трябва да бъде фамилни имена (с име и презиме) списък на всички служители на организацията.

Рецепция организация персонал за кратко текущите бизнес въпроси

Всеки ден, във всяка компания има много работни елементи, които изискват бързи решения. Тези проблеми могат да бъдат решени в рамките на няколко минути, а ако робът не е в състояние да ги помири с главата, работата му може да бъде затруднено. За кратък работен въпроси включват:

● получаване устно съгласие за нещо (например, един служител иска да знае дали е възможно да се използва служебната кола);

● координиране на всяко действие (например, един служител, който отговаря за организирането на среща на доставчици и е важно да се споразумеят за време среща, участниците и списък на необходимите документи).

● получите кратка информация (например, един служител за изпълнение на задачата, за да получите координатите на дадена организация и резюме на това, което има глава);

● предоставяне на обобщена информация (например, на работника или служителя се проведе важни разговори и иска незабавно да докладва на ръководителя на резултатите от тях);

● подписване на документи (платежни нареждания, поръчки, поръчки, договори и т.н.). Но ние не трябва да забравяме, че подписването на документа - това не винаги е бърз. Например, един служител казва, че той е "случай за няколко минути, само за да подпише споразумение", а след това се оказва, че главата на това споразумение вижда за първи път и желаете да го проучи, преди да влезете.

Въпроси, които изискват, по отношение на работниците и служителите на срочни решения, имат във всяка организация. Въпреки това, ако всеки служител ще се свърже с началника, като появата на такива въпроси, управителят на пълно работно време ще отнеме тяхното решение. Ето защо е важно да се организира потока от посетители, обработват спешните въпроси. Всяка компания трябва да намери своето решение, той е най-добре за нея, но ако се обобщи, можете да се процедира, както следва: всички въпроси са групирани и всяка група се организира работата по определен начин.

Понякога, служителите изпращат електронна поща директно в главата - такива съобщения по същия начин отклоняват вниманието на главата, както и посещения. Ако компанията е голяма, това води до претоварване на главата, за да работят в режим на пожарната. Освен това, повечето мениджъри предпочитат да учат документи на хартиен носител, веднага маркировка въпроса и правят коментари.

Документите, че главата вече са видели и са одобрени, готови да бъдат подписани, секретарят поставя в папката "На подпис." Тези документи мениджър може да подпише всички наведнъж, като изберете за това, че на 10-15 минути или в средата на деня (за освобождаване от отговорност), или в началото и в края на деня (период vrabatyvaemosti или умора).

Всички по-горе групи обикновено са около 80% от всички неотложни въпроси. След сортиране останалите 20% от въпросите, за които решението е наистина необходимо спешно да се организира среща.

Съвместните усилия на секретаря и на главата може постепенно да привикнат на служителите да се натрупват въпроси и отиват в главата на не повече от веднъж на ден със списък от въпроси. Ако това нововъведение ще бъде в състояние да го приложат, за да се разтоварят на главата. В този случай, можете да в края или началото на работния ден на всеки роб да заделят 10-15 минути за решаване на текущи проблеми. За да се оптимизира този процес, можете да планирате.

Друг вариант на рецепцията на текущите бизнес въпроси - за да зададете определен час всеки ден, че всеки служител (по реда на приоритета, който урежда секретар) могат да отидат в главата и да реши всички въпроси. Например, една популярна време - от 13.00 до 14.00 часа (след обедната почивка), тъй като е доказано, че следобед е по-добре да се ангажират с интелектуална дейност улеснени, а решаването на текущи кратки въпроси към тях и да се отнася. За тази цел е подходящ също време 9:00-10:00, тъй като в началото на служителите, които работят ден обикновено трябва да реши неотложни въпроси.

организация Персоналът на рецепцията за задълбочени дискусии по бизнес въпроси

● осигуряване на обратна връзка на служителя в резултат на изпълнението на работата мащабна, като завършването на проекта или продължителни преговори;

● решение по глобални въпроси, като например дискусии с персонала на няколко предложения от най-големите доставчици и избора на оптимална;

● обсъждане на планове и отчети (месечни, тримесечни, годишни) на работниците и служителите;

● Сертифициране разговор обсъждане на представянето на служителите в продължение на дълъг период от време (шест месеца, една година);

● обсъдят предложения и идеи за подобряване на работата на служителите реорганизация, промяна в стратегията, както и други глобални проблеми.

За дискусия по тези въпроси в главата, за да се справи с подчинените поне 20-30 минути, въпреки че често такива разговори последните около час. Ето защо, бърз отговор на тези въпроси обикновено не решават. За да се обсъдят спокойно всичко, мениджърът трябва да бъдете сигурни, че той е оставил един час. Ето защо в процеса на получаване по въпроси, които не са свързани с ток, е необходимо да се организира по специален начин. Ако компанията е голяма и главата комуникира редовно по важни въпроси, с голям брой на подчинените си (повече от 10), най-разумно да се направи записи в дневника на рецепцията.

След като бъде назначен начело на определено време, е необходимо да се предостави на работника. Да не забравяме кой е клиентът и кой не е, можете да направите бележки директно в дневник.

Управителят може да определи дата за приемане, както и да посочите конкретен час и всичко зависи от начина, по който организацията решава да планирате деня си. Той може да избере своите часове за приемане или секретар, като се фокусира върху работата си график, възлага приемане на свободното си време.

Тя може да се случи, че работникът или служителят е зает в момента, в който среща (например, той говори с клиента) и той не може да получи една среща с главата. За такава ситуация не възниква, служителите могат да посочат в "Забележка" колоната, когато ви е удобно да се срещнат, или когато те са заети. Във всеки случай, след датата на назначаване на главния секретар, за да разберете, ако тя отговаря на времето на служителите и разсрочване, ако е необходимо.

В допълнение към предварително записани, в малки фирми за всеки служител да зададете определен период от време - веднъж седмично - когато той може да се обсъждат всички натрупаните имаше сериозни проблеми. За да се осигури такава заповед рецепция график се разработва.

Получаване на членове на организацията на лични въпроси

Тези въпроси включват:

● молба за отпуск, включително отпуск без заплащане;

● обсъждане на отпуск по майчинство;

● да обсъдят възможността за комбиниране на работа и обучение;

● заявка за промяна на работното време, за каквито и да било лични / семейни причини;

● обсъждане на възможности за кариера или преместване на друго устройство;

● обсъждане на възможността за увеличение на заплатите;

Такива въпроси е малко вероятно да бъде решен в движение, като лидер във всеки случай, искате да разберете причините за искане на работника или служителя и да реши как най-добре да го изпълни (ако изобщо). И за служителя и за мениджъра би било по-добре, ако тези въпроси ще бъдат решени в спокойна атмосфера. Ето защо, в този случай за срещата трябва да се споразумеят предварително. Но лични въпроси, различни от работа, така че работниците и служителите (а понякога и мениджъри) не искат да говорят за съдържанието на това стана известно на никого, включително и на секретаря. Назначения за лични въпроси могат да бъдат проведени в същия вестник, че на работниците. Въпреки това, в колона "Q" показва само "личен" без повече подробности. Когато водачът ще вземе решение за датата на заседанието, той може да се свържете с работника или служителя директно от него, за да разберете същността на въпроса (задава въпроси от рода обикновено не се приемат заявки секретар).

За лични въпроси на персонала - специално време

В някои големи организации лидери да назначи специални дни, за да направи преглед на личните проблеми на служителите. В зависимост от големината на организацията и движението на приложения може да бъде, например, първия петък от месеца от 16:00 часа до 20:00 часа или дори всеки четвъртък от 18:00 до 20:00 часа. Специфичната време и ден от седмицата е за ситуацията, в повечето случаи тази вечер, отчасти след края на работния ден. За лидер е удобно, тъй като тя не прекъсва текущата дейност през работно време, а служителите, които се интересуват от работа с лични проблеми, обикновено нямат нищо против да остана.

Персоналът на рецепцията на други организации

Посетители от други организации могат да се разделят на два основни вида: бизнес партньори (клиенти, доставчици, изпълнители, представители на медиите и други организации, с които фирмата работи, или възнамерява да установят бизнес отношения) и "продавачите" (представители на всички организации, които са заинтересовани от установяване бизнес отношения с вашата компания). Също така, организацията може да издаде и контролни органи, от които не може да се дължи или на първа или втора група. Все пак, това не се случва често, и изисква отделна дискусия. Във всеки случай, ако дойдеш за неочаквани гости, първото нещо, което трябва да направите - е да уведоми лице, а не да се осигури абсолютно никаква информация в съответните нормативни актове.

Организация на приемане на бизнес партньори на компанията, като правило, не е особено трудно. Обикновено главата или някой от негово име, се договаря на датата и часа на събранието, и партньорите идват в определеното време. не е прието да дойде без уговорена среща в бизнес средата. Ако това се случи, то е като камбана на секретаря и на главата. В тази ситуация, трябва да се докладва на посетителя, а самата глава ще реши какво да прави по-нататък.

Секретар Задачи в организацията на приемането на бизнес партньори - да се определи датата и часа на заседанието, за да се подготвят необходимите материали от името на главата, да се срещнат и да се проведе на гостите.

Ние трябва ясно да се обясни на посетителите как да намерите вашата организация.

Добра практика е да посреща посетители на входа на сградата, за охрана точка или на рецепцията и се извършва в зоната на рецепцията. За гостите не трябва да чакат на входа - секретарка (или друг член на персонала по искане на главния секретар) трябва вече да посрещнат гостите на входа на определеното време. На среща трябва да се изясни дали този човек е този, който чака за: "Иван Иванович? Здравейте. " Секретар задача - да се срещнат и да прекарат гостите, но не го забавлява. След поздрав необходимостта да се представите ( "I - Екатерина, секретар Иван Иванович") и офертата да ви следват ( "Ела, ще ти отнеме"). В тази първа част от срещата на практика е - няма нужда да се дразня на посетител разговора и въпросите. Единственото нещо, което все още можете да кажете на посетителите по пътя към рецепцията, това е мястото на тоалетните ( "Там тоалетни. Сега ще ти покажа пътя към рецепцията, където можете да се свали палтото си").

След интервю за гости с директора свърши, генерален секретар кани гостите да го прекарат ( "прекарвате?").

По-сложна ситуация с група посетители под кодовото име "продавачите". Особено засегнати от тези секретар на компанията, където няма защита и обслужване на рецепция, която може значително да намали потока от посетители. Ние искаме да се коригира веднага Асистенти не трябва да се считат за "продавачи", както абсолютното зло (с подходящо изразяване и копия). Във всеки случай, вашето поведение - това е образът на компанията, дори и в очите на обикновения посетител. Така че пазете от добрата воля и мира, въпреки всичко. В допълнение, някои от "продавачите" наистина може да бъде полезна за вашата фирма, ако не днес, то в бъдеще.

Най-разумното нещо, което да се занимава с непланирани посетители следва.

■ За поздрави и актуализиране на името на посетителя и целта на посещението си - тя ще ви позволи веднага да поеме инициативата в свои ръце ( "Здравей, представи се и ми кажете за това, което издава").

■ След изслушване на името на фирмата, както и целта на посещението, учтиво прекъсване на посетителя, ако той е в движение ще започне да се хваля на продукта и се опитайте да завърши разговора ( "Благодаря ти, аз разбирам, че си от почистващото предприятие, което искате да ни предложи офис услуги по почистване. В момента се намираме в услуги, които не се нуждаят от ").

Ако сте учтиви и да се покаже участие (тъй като "продавач" е също върши работата), посетителят ще напусне бързо. Ако ще се държи агресивно и ще застраши сигурността, трябва само да се разстрои, но резултатът все още не го получи.

Прием на граждани на лични въпроси

В съответствие със законодателството на приемане на граждани от ръководителя на организацията по лични причини, техните заместници и висши държавни служители.

Прием на граждани трябва да бъдат внимателно организирани. На първо място, да определи мястото и времето (дни и часове) допускане. Информация за процедурата за прием ще бъдат публикувани на видно място. В същото време определя и вечер, свободното време. Най-предпочитаните методи за провеждане на посетители седмично.

Приемът се извършва в район, който е с лесен достъп. Ако е необходимо, лидерите на организирани пътувания до мястото на приемане на граждани.

Когато получите граждани на лични въпроси, ръководител помага секретар: посреща посетители и да ги води регистрация.

Официално, магистър рецепция, трябва да бъдете много внимателни на посетителя, неговите нуждите и желанията, директен разговор за идентифициране на факта и обстоятелствата на лечение, които ще допринесат за вземането на правилно решение.

Правила за поведение за посетители

■ Не се хранят на работното място.

■ Посетителят може да влезе в рецепцията по всяко време, така че постоянно да се поддържа ред на работното място. Изработване неприятно впечатление затрупана бюрото, неизмити чаши, пепелници с фасове.

■ Като посетители, не забравяйте за необходимостта от запазване на поверителността. Не оставяйте компютъра с монитора с лице на посетителите. Не оставяйте върху работния плот, на разположение за четене на документи, дори и ако информацията, съдържаща се в тях, мислите некласифицирана.

Списъкът продължава още и още, но смятаме, че е съвсем очевидно, просто понякога малките неща, така здраво част от живота, че те не забелязват, докато не видите "изкривяване на огледалото", но след това тя може да бъде твърде късно, тъй като изображението на компанията вече е безнадеждно развалена.

Както можете да видите, секретарска работа за организацията на приемането на посетителите - бизнес, който изисква организация, отговорност, инициативност и креативност. Това е една чудесна възможност да покаже най-доброто им страна.

Помощник-генералният директор на "Тетра Пак"