Образуване на вътрешните работи и организацията на тяхната документация в склада - фирма "Интертръст"

Статии и интервюта

Често изправени пред ситуация, в която работниците след изпълнение на документи (например, след напускането на букви) ги поставя в едно чекмедже, така че те са "винаги под ръка". Но документите се натрупват, а след известно време да се намери правилният практически невъзможно.

За да се организира толкова желателно процедура за съхраняване на документи, в които агентът може да се намери необходимата информация за решаване на конкретен проблем: поради необходимостта от повторно поискване на документите се случва често след приключване на работата с тях. Поради това, изпълнението на документи трябва да бъдат подадени в определен ред в папки (папки, записващи устройства), който се поставя в случая.

Редът за образуване на организацията

ГОСТ 51141-98 "канцеларската работа и архивиране. Термини и определения", обезпечени официалната дефиниция на случая.

CASE - документ или набор от документи, свързани с един предмет или сфера на дейност, поставени в отделен плик.

Правилното разпределение на документите по делото не може само да намерите бързо документите на работа, но също така гарантира безопасността на най-важните.

Не по-малко важен е начинът, по документи са систематизирани и разпространяват вътре случаи, това е как се формират неща.

УЧРЕДЯВАНЕ НА ДЕЛОТО - групиране на изпълнените документи по делото в съответствие с номенклатурата на делата и подреждането на документите по делото.

В по-малки организации, което е отговорно за канцеларска работа, като правило, един служител (например, секретар на главата), случаят формира централно в секретариата. В големи организации (с децентрализирано съхранение на документацията) случаи, образувани в структурните звена в мястото на създаване или изпълнение на документи. Важни вътрешни документи (устави, правилници и т.н.), поръчки, кореспонденция между лидерите винаги са формирани в служба на управление на документи (секретариат, офиси).

От практическа гледна точка, има образуване на нещата?

В началото на календарната година, за всеки бизнес, посочени в номенклатурата на делата стартира отделна папка (папка, папка или папка-рекордер).

Например, ако за него, съдържаща 20 случая, стартирането на 20 папки.

Когато институцията на нещата в документацията, изисквана за изготвянето капак папка. Този дизайн е частична. Пълен регистрация подлежи на случаите на постоянни, временни (над 10 години) за съхранение и персонал в подготовка за тяхното прехвърляне архивите на организацията.

Когато частични разряди работи в творчеството му предоставили информация, че, от една страна, да даде възможност бързо да се определи коя папка трябва да се постави по един или друг документ. На второ място, след като се образува делото, което водят към документацията в папката, и ще ни позволи да се намери правилният документа.

Капакът се поставя следната информация:

пълното име на организацията и / или съкращение, ако тя е официално призната, т.е.. д. са регистрирани от публичните власти. Например: ". Московския държавен университет кръстен MV Ломоносов - Московския държавен университет";

  • Наименование на отдела: "Службата", "Счетоводство", "Планиране и икономически отдел";

  • бизнес индекс според индекс, определен в номенклатурата на делата, като например: "Това е номер 03-07", където 03 - е индексът на структурното звено (сфера на дейност), 07 - серийния номер на делото в номенклатурата;

    .. заглавието на случай, т.е. кратка информация за състава и съдържанието на документите, поставени в случая - се отстранява капака от обхвата непроменен;

    срокът на годност на случая, например, "3 години", "5 години", "поддържат постоянно" и т.н. (според номенклатурата на нещата) ..

    След като папката ликвидация и украсени, тя започва същинската работа по отношение на формирането на нещата. Тя се състои от следните операции:

    дистрибуция и оформление на изпълнените документи в папки (бизнес);

    местоположение на документи в случаите, в последователност.

    Въпреки очевидната си простота, всички операции по формирането на нещата трябва да се извършват в съответствие с определени правила. Само тогава ще бъде възможно да се бързо да търсите документи и осигуряване на тяхната безопасност.

    Процедурата за разпространение на документи в папки, калъфи

    Случаят е депозирана с появата на първите в папка с хартия.

    Трябва да знаете, че правилата и наредбите на образуване на делата, които се съдържат в редица национални документи, като например държавната система на управление на документацията (одобрени със заповед на 25/05/88 номера на СССР Glavarhiva 33), Standard инструкциите на управлението на документите във федералните органи на изпълнителната власт (регистрирана от Министерството на правосъдието на България от 27.01 0.06 номер 7418), основните правила на архивите на организации (одобрени Rosarkhiv на 06.02.02). В допълнение, специфични организации или институции за офис указания трябва да се раздели за формирането и съхраняването на документацията. Както е известно, такива инструкции, съобразени със спецификата на организацията на услуги за управление на документи, както и на документи на институцията.

    Общи изисквания за формирането на въпроси

    В дейността на предприятията и организациите, са създадени и се използват най-различни документи, които се различават по вид, предназначение, срок на годност, и така нататък. D. Те трябва да бъдат правилно разпределени в папки. Следователно, образуването на дела, който включва разнообразие от документи, трябва да отговарят на общите изисквания, посочени в основните правила на работата на архивите на организациите. Нека ги разгледаме по-подробно.

    Случаи, в които разпространяват документи трябва да отговарят точно на номенклатурата на делата.

    Ако през годината има нови документи, които не са предоставени от номенклатурата на нещата, от които се образуват самостоятелен бизнес. Наименование на новото дело въведен в диапазона на резервен номер.

    В случай, че се поставят документите, които по тяхното съдържание съответства на заглавието.

    Случаят трябва да бъде поставен само изпълняват документи - изключително забранено, подадени в една папка.

    Документи за постоянно и временно съхранение са групирани в отделни случаи.

    Случаят се превръща в едно копие на всеки документ.

    Забранено е да се групови неща в дублет и проекти - това е повтарящ - копия на документите (с изключение на висока стойност), както и документите, които ще бъдат върнати. Оригиналите на документите са отделени от копията.

    Приложения и допълнителни материали, независимо от датата на одобряване на тяхната подготовка или са приложени към документите, за които се отнасят. Въпреки това, приложения, които имат по-голям обем, са групирани в отделен случай, това, което е в знак на документа.

    В случай, че документите са групирани една календарна година. Изключенията са:

    преминаване случай (съдържащ документи за решаването на които се прехвърля на следващата календарна година);

    лични файлове (генерирани по време на целия период на лицето в организацията);

    бизнес документи на изборните органи и техните постоянни комисии (образувани по време на периода на тяхното събрание);

    се занимава с образователни документи (формуляри за учебната година);

    се занимава с театри документи, описващи дейността на сцената (образуван от театралния сезон) и други.

    Никакъв случай не трябва да съдържа повече от 250 листа с дебелина не повече от 4 cm.

    В случай на документи в повече от своя дял в обема, със същите заглавия. Броят на обемите, посочени в номенклатурата на делата в края на годината.

    Не по-малко важно е да се систематизират на документите, Е. Тяхната правилна позиция вътре в кутията, т.е... От това също зависи от скоростта на търсене на информация се изисква документ.

    Документи по делото трябва да бъдат поставени в определен ред, така че съдържанието му са последователно осветена тези или други въпроси. Следва да се има предвид, че образуването на всеки отделен случай, важно е да се определи, но какво основание са документите. Най-често се прилагат следните принципи:

    на въпрос или предмета логика;

    кореспондент и географски.

    Подредени в хронологичен ред включва групиране на документи за определен период от време.

    Така че, в една и съща папка поставен доклади или планове за тримесечието ( "тримесечните отчети на подчинени предприятия"), а другата - за годината ( "Годишни доклади на подчинени предприятия").

    Той поема мястото на документите в хронологичен ред, например, входящи документи - за получаване дати, изходящи - от датата на отпътуване.

    С хронологичен подреждане на едни и същи документи в детайли на въпрос-и числени принципи.

    Тема на въпрос, процедурата се състои в поставяне на документите по делото, съответно, логически адрес последователност. В този случай, въпросът е бил поставен на документи в един предмет, като например "Кореспонденция относно организирането на строително-монтажни работи по реконструкция на спортен комплекс".

    Когато принципа на номериране произведе групиране на подобни документи, които имат по реда на номерата им. Например: заповеди, протоколи и др ..

    номинална принцип в случай, че документите са групирани един вид (видове): актове, удостоверения и т.н. Например: ". актовете на одити на финансова и икономическа дейност" ..

    За групи от кореспонденцията често се използва кореспондент и географски принципи. В този случай, на базата на документите в помещенията се приема за определен кореспондент, с когото поддържа кореспонденция, или местоположението му. Например: "Общуване с GUI" Giproteatr "или" Кореспонденция с университетите в Московска област ".

    На начини на групиране на документи в рамките на организацията на бизнеса, подготовка на вътрешния опис на документите и какви функции се изпълняват от един лист от картон-заместител и заместител, ще научите от следващия брой на списанието.