Номерирането на изходящи писма и заповеди, статия, списание "секретар книга и офис мениджър на"

Според материалите на форума.

- Здравейте колеги! Аз работя като секретар наскоро, кажи ми, моля, как да започне номерирането изходящи съобщения и поръчки от новата година. Само на писма и заповеди аз се правят.

- Регистрация започва с първия въпрос.

- Това означава, че се оказва: 01.11.08 номер 01?

- Не всички дружества или отрасли е номера на делото, ние имаме например 11 - номер станция, 01, 02, 03 - номерацията на буквите, където те napravlyayutsya..Tak, че не всички е приложимо)

- Моята регистрация се извършва, както следва:
01 / 05-01, където
01 - блок код (клон)
05- структурно разделение в моя бранш, той е и поредния номер на папки на номенклатурата на случай)
01 Брой на изходящи документи
подразделение код за мен е важно да има в района на 6 клонове и знам точно какво е моето писмо,

- Не. Номерата на списания са самите писмени? Оставете това е! Тя може да се наложи.

- Добър ден! Може би някой може да подканя за изходящи имейли рецепция. От новата година искате да промените регистрацията на изходящите писма, но нямам опит в това отношение. До този момент в организацията на изходящи писма, написани офис служители и да ги съхранявате на по начин, в една папка, отворена за целия офис на сървъра, т.е. изходящи съобщения се записват в момента на писане. От новата година искаме да започнем регистрацията на изходящите писма на ръка, непосредствено преди писмото за управлението на подпис. Но как да го приложат, в ситуация, в която искате да запишете буквите, които могат да се редактират и след това лесен достъп до тях, а в същото време се запази тяхната регистрация. Т.е. как да назоват файлове на проекти изходящи писма?

- И защо да се регистрират, тъй като идва да се нахрани за подписването? Ние се регистрирате е подписан, непосредствено преди изпращането. В момента има една папка "на подпис" да се прибират в подписа без регистрация, подписано от тогава записва и изпраща, не е подписана, се дава при завършване. Художници себе си идват за своите писма и променят.
Откъде знаеш, чието писмо? В долната част на изпълнителната власт е длъжна да пиша, както трябва да бъде)))
Няма проблем, че е проект, това е просто проект, все още не е подписан, отговорен изпълнител, нашият бизнес се припомня, ако има време. Нещо подобно.

- Проектите на тези писма пазим изпълнители. Подписано букви при изпращане по факс не е длъжна да изпрати оригинала подадена в една папка. Ако искате да се дублира с оригинала, изпращате направите копие и копие от пощата е подадена в една папка с бележка, че пощата, броят, ако е регистриран - във формата и факса съответно докладва, че той отиде твърде прикрепен към писмото.
Ако искаме да ръководи проекта, за да бъде на разположение, можете да създадете отделна папка, където изпълнителите ще ги поставят, съответно, ще бъде необходимо да се налага да въвеждате и регистрация на проекти, не виждам смисъл. След това ще бъде необходимо след подписването на писмото по някакъв начин да направи задължителен писмо, изпратено до проекта (((Е, можете да в проекта някъде да се сложи бележката "изпрати и броя на изходящи", така че след това е било възможно да се намери, за сравнение.
Съответно, изходящи, също трябва да бъде отделна графа във връзка с редица Писмо - проект. тъй като той все още е трудно да се получи, аз не знам дали това е необходимо?
След проекта за писмо номер не се определя, защото не е известно, че се проведе или не. Пъзел, обаче. )))

- Записано само напълно обзаведени и подписан букви. а не в деня на пратката (тя може да бъде един път на седмица), а в деня на подписване на писма от насоки, или на следващия ден, ако подписването е след 16:00 часа. Prsvaivaetsya номер се състои от цифри, указващи случай, в който се шие, а чрез регистрационния номер на списание (например 01-28 / 2458, когато номерът на 01 отдел, номер на дело 28, 2458 - чрез номер).

- Добър ден! Поръчки ръководител на основната дейност също може да бъде записана в отделен дневник? И там е някаква единна форма по заповед на списания?

- Всички форми на списания:
- влезете на изходящи документи,
- регистър на постъпващите документи,
- регистър на вътрешни документи,
както и много други, както и формата си списания, и примери за попълването им, ще намерите в статията:
"Организация на офис - Application Forms" на нашия уебсайт.

Обявления за бъдещи номера