Номенклатурата на делата в отдела по персонала

Архивен искат от всеки отдел номенклатурни дела структурни единици - или нова (ако досега никога не е създаден) или на ревизирана и актуализирана (ако организацията знак на документа).

Как да се създаде набор от въпроси?

Първата фаза на номенклатурата - изучаването на документален организация фонд или в нашия случай, структурното звено (ВП). Това обикновено не е много по-голямо предизвикателство - в човешки ресурси, като правило, всички документи се съхраняват в ред. На изследване и описание на отдела за първи път прибягва документи при подготовката на номенклатурата. През следващите години, само трябва да се уточни и "улов" Фонда за промени Документален.

В последното поле (виза за одобрение на експертната комисия (ЕО) на структурното звено) е изпълнен само ако Комисията наистина съществува и работи в отдела. Ако не, тогава не е нужно да издаде виза.

Пример 1. Форма номенклатура работи

Напълнете графики номенклатурни въпроси

Граф 1 "индекс за всеки случай". Обикновено се състои от две части:

• сериен номер на структурното звено, приета в организацията;
• брой заглавие номенклатура случая е.

Въпреки това, ако в един случай има допълнително разделяне, тогава индексът може да се състои от три части.

Колона 2 "нотариални актове". Тази формулировка отразява напълно състава на бизнес документи.

Например. Персонал, поръчки на персонала, Общуване с "Набиране Агенция" Сенатор "," документи (сертификати, предложения, проучвания, препоръки) за състоянието и мерки за подобряване на условията на труд и безопасност. Не е позволено да се номенклатурата на заглавия работи като "Разни", "Важна", "Интересни документи" и така нататък. Н.

Колона 3 "Брой случаи". За да бъде завършен до края на календарната година. Той отразява действителния брой на институциите в рамките на една година от случаите (обеми, части).

В допълнение, времето за съхранение на документи могат да се съдържат в отделни нормативни актове, така че е изключително важно, че номенклатурата на нещата структурни звена работил техните служители, както и на архива се занимава Sweda Ниеми и помирение на информацията, представена колеги.

"Имайте предвид," колона 5. Тук се уточни допълнително информация по отношение на случаите. Тя може да бъде маркиран като електронна поща, че делото, или че е в този отдел е въпрос копия на документи. В същата колона показва къде оригиналите на документите.

Когато всички кутии ще бъде изпълнен с номенклатурата и проверка, като проекта за документ, подписан от ръководителя на катедрата и се прехвърля в служба на предучилищното организация. Тяхната номенклатура са всички структурни звена, а след това прави консолидирана номенклатура на организацията работи. След преглед и одобрение документ на Генералния директор на служба DOW подготвя извлечение от него за всяко разделение и ръце, за да главите им.

Пример 2: Номенклатурата на делата на отдел персонал

Преглед и подобряване на номенклатурата на делата на отдел персонал

Списъкът на дялове на случаите, посочени в номенклатурата на делата, е от значение преди една година. През последните няколко месеца той може да остане същата, или може да се промени. Организацията разработва и развива своите бизнес процеси, постепенно и неизбежно се променя. Отдел Човешки ресурси - не е изключение.

Може би в рамките на една година от появата на нови случаи на разделението не са забележими. И ако се вгледате внимателно, се оказва, че има нов контрагент, която е активна кореспонденция, общински отдел, "Легни" поръчки, е преименуван, както и някои от служителите излезе с регистрационната форма, без което е сега не мога да направя целия отдел. В допълнение към обичайните бизнес процеси, тези промени са отразени в номенклатурата на делата. Те трябва да са на първо място, да намерите, и второ - да се вземат предвид при подготовката на делата за номенклатурата на следващата календарна година.

Годишна актуализация на номенклатурата на нещата - е:

• откриване на случаи, създаването през годината, както и тяхното представяне на съществуващия набор от случаите;
• откриване на случаи, които няма да бъдат извършени през следващата година.

Пример 3. Нови случаи, които трябва да бъдат включени в номенклатурата на делата за следващата година

Информацията, получена ще бъдат взети под внимание при изготвянето на номенклатурата на делата за следващата година, както и въз основа на нея ще бъдат направени текущи промени в настоящата номенклатура.

Направете промени в сегашната номенклатурата на делата

Пример 4: Изменение на съществуващата диапазона от случаите (фрагмент)

Разбира се, тези промени трябва да се направят в реално време, начина на установяване бизнес подразделение и допълват гамата от случаите не трябва да се проведе месеца. Но, както показва практиката, това често се пренебрегва.

Ако промените в номенклатурата на делата, които са настъпили през годината, се отнасят само до прекратяване на договора, "затваряне" на случаи, никакви изтривания, и отбелязва в документа не трябва да произвежда.

Какво ви минава правиш?

Рубрики работи по въпроси, чието решение не в рамките на една година, е подвижен и влезли в границите със същия индекс на нещата през следващата година организацията (т. 3.4.9 Основни правила).

Ако ново разделение се появи в организацията

Ако в рамките на една година в организацията на структурата на персонала ще бъде промени и ще има нов отдел, съставът на делата си, се плаща по консолидирания диапазон. За да направите това, в края на документа изрично остави празен лист на масата, която се попълва на ръка. Новото звено получава следващата (последна) номера в номенклатурата на делата на годината, в която е бил създаден. Може би, в номенклатурата на делата за следващата година участъка ще се движат в съответствие с логиката на редовен структура на предприятието.

версия за печат