Местните разпоредби за употреба структура - особено с местните регулаторни

В документа се разглежда днес като един от най-важните инструменти за управление. Качеството на информацията, съдържаща се в документа, рационално подреждане на информационни елементи (Подробности), компетентният организацията на информационния поток в рамките на организацията и извън нея, както и други фактори, до голяма степен зависи от ефективността на управлението. Не е случайно, през последното десетилетие, вместо традиционния термин "светско", означаващ дейности, които предоставят документацията и организацията на официални документи, все по-често се използва терминът "документален поддържането на управление", се фокусира предимно върху компонент за управление на документалната работа. дейностите по поддръжката Въпроси документални са отразени в различни местни нормативни правни актове на организацията. - устав, наредби (в колективните органи), разпоредбите на подразделения, длъжностни характеристики на служителите и други хора в организацията могат да бъдат разработени специфични правни инструменти за такива работни области, които играят водеща или доста независима роля в дейността на институцията. Така например, на изпълнителния комитет може да бъде инструкции за подготовка, регистрация и съхранение на решения в министерството - позицията на съвета на министерството, което отразява документиране на дейността си в организации - позиция (ръчно) за реда за работа с граждани.

Въпреки това, основната част от законодателството в областта на управлението на документите е на рекордни инструкции за водене на организацията. прогласява основните разпоредби и технологични решения за управление на документи. Инструкциите са признати характеристики на структурата, състава на персонала и дейностите на организацията. Традиционно, тези инструкции описват как да се работи с административните документи, без да вземат предвид други системи документация. Въпреки това, от практическа гледна точка, е уместно да се посочи в инструкцията за целия комплекс от работи с административната документация, включително обработката на документи от специалните (функционални) групи (HR, счетоводство и т.н.).

Структурата на наръчника

Инструкциите могат да включват различни секции, основните от които са:

· Документи на организацията;

· Изготвяне на документи, организиране на документи;

· Информация система за възстановяване на организацията;

· Контрол Документи изпълнение;

· Организация на документи в офис работа;

· Прехвърляне на документи архивиране.

В "Общи условия", заявява в съответствие с всички нормативни документи с насоки, предназначени за инструкции и всяка система документация се прилага, кой е отговорен за състоянието и подобряване на управлението на документите в организацията, осигурява организационно и методическо ръководство и контролира работата с документите. Той също така създава процедура за въвеждане на инструкции в действие и въвеждане на изменения и допълнения.

В раздел "Състав на документи на организацията", се наричат ​​системи, видове и разновидности на документи, използвани в организацията, за да се документира ръководни функции. Създаване на документи, т.е. документиране на управленските решения е необходим компонент от процеса на управление на всяка организация.

По този начин, някои от документирана информация е част от установените данни и показатели, както и одобрени от единни формуляри, изисквани при използването им в организациите и предприятията на всички форми на собственост. Тази част от документацията за управление не може произволно да се регулира от самата организация, т.е. намалее или да се промени в съдържанието и формата. Това е особено вярно по примера на първичен, финансовият баланс, пари и парични документация, документация на персонала и т.н.

Когато се работи с такива документи са предвидени:

· Навременно преход към новата единна форма, приети от съответните органи;

· Попълване на националните, секторните и ведомствени стандартизирани документи в съответствие с установените правила и като се вземат предвид установените срокове;

· Въвеждането на разрешените промени в стандартните унифицирани форми на документи, за да "котва" ги с особеностите на дадена организация.