Ключови стъпки за създаването на отдел за управление на проекта

Каква е отдел на управлението на проекти? Управление дивизия на проекта - е централизирана, координирана от отдела в организацията (или проект), който е централна точка за управление на проекти. Тя може да се идентифицират и решаваме проблемите с управлението на проекта, за да се подкрепят и да допринесе за организирането на резултатите от проекта.

Предимства, които предлага PMO

Всички сме виждали нестандартни проекти, които се осъществяват в съответствие с техните собствени график. PMO може да помогне на организациите да създадат ефективен мониторинг и преглед на проектите, както и интегриране на съответните им общи бизнес резултати.

Някои от предимствата на създаването на отдел за управление на проекти, са:

Установяване на фокуса на организацията за подобряване на компетенциите за управление на проекти.
Развитие или усъвършенстване на умения за управление на проекти и знания чрез обучение и наставничество.
Осигуряване на съгласуваност и единство по отношение на резултатите от проектите.
Намаляване на надвишаване на проекти и скорост увеличение изпълнение на разходите.
Увеличение на удовлетвореността на клиентите, чрез постигане на резултати.
Запазване на работа и работните характеристики на проекта.
Осигуряване на централизирана точка за опита в управлението на проекта ..

Функциите, които могат да се извършват PMO

PMO може да работи различни видове функции. Всичко зависи от размера на успех, зрялост на проекта, опит в проектите, нивото на наличните умения, откритост и нивото на подкрепа от страна на висшето ръководство по отношение на управлението на проекта като цяло.

В известен смисъл, това, което върши отдел зависи от това как иновативна организация иска да бъде. Някои функции на отдела са:

Обсъждането и приемането на изискванията на проекта и разпределението на бюджета.
Разработване на стандартни процеси, инструменти и шаблони за проекти.
Създаване и утвърждаване на методиката на най-добрите практики ..
Разработването на общ език и очаквания.
Разпределение на екипа на проекта и tsentralizirovanoe управление на всички проекти.
Предоставяне на обучение, сертифициране и наставничество за изграждане на умения за управление на проекти на централната.
Проследяване на състоянието и постиженията на всички проекти на организацията.
Подкрепа за управление на проекти и осигуряване на обучение в рамките на организацията.
приоритети за управление на разпространение и управление на проекти.

Процес, който трябва да се използва за представяне на отдела за управление на проекта

Стартиране на управление на проекти е подобна на други проекти, но промените и подходът към него трябва да бъдат едни и същи. Има няколко основни стъпки трябва да бъдат предприети, за да се създаде отдел, който ще работи в полза на организацията:

1. Създаване на ролята, обхвата и резултатите

Ролята на PMO е различна в различните организации. Важно е да се обсъдят всички собствениците на имоти, за да се изяснят техните идеи и трябва да се определи как и къде отдела ще бъде на място в организацията.

2. Изучаване на съществуващите проекти и нива на квалификация, за да се идентифицират нуждите

Често инициативата за създаване на PMO идва от историята на провалили или ненужни проекти. Изследване на минали и настоящи проекти, да идентифицират умения и други пропуски, които организацията може да бъде решен чрез създаването на такъв отдел.

3. изпълнението на Плана за съответствие с нуждите

След като сте определили целите на отдела и какво трябва да се постигне, трябва да се изготви план за изпълнение на отдела.

4. Създаване на процедури и процеси

В зависимост от мащаба на отдела може да се наложи да се проблеми документация, като например процесите на проекта за одобрение, набирането на персонал и тяхното обучение, както и управление на бюджета. също могат да бъдат разработени образци на документи. Разработване и механизъм за докладване и срокове: отдел за управление на проекти ще поеме пълната отговорност за изявленията. Например, индивидуални проекти може да се наложи постоянно да докладва на отдел и отдела също ще трябва да се осигурява организационна или портфейл докладва пред висшето ръководство. За да бъдат ефективни, тези механизми трябва да бъдат договорени и създадена в началото на деня.

5. Преглед на Министерството на управление на проекти

Разбира се, в процес на развитие, организации стават все по-зрели, нови методологии и разработване на нови структури, така че ролята на отдела и на скалата може да се променя по съответния начин. Важно е да се работи с висшето ръководство за редовен преглед на ефективността и обхвата на отдела, и по този начин той ще бъде модерен и имат тесни връзки с непрекъснато променящите се нужди на бизнеса на организацията.