Къде да започне прилагането на системата за управление на проекти в организацията
Кратко описание на документа Как да започнете прилагането на системата за управление на проекти в организацията?
Имайте предвид, че питам за това как да прилагат система за управление на проекти в организацията, клиентът често включва въпроса за това как да се избегнат повреди при прилагането на системата.
Къде да започне прилагането на системата за управление на проекти в организацията?
Имайте предвид, че питам за това как да прилагат система за управление на проекти в организацията, клиентът често включва въпроса за това как да се избегнат повреди при прилагането на системата.
Въпреки това, с разпространението на системи за управление на проекти в България, ние сме били повече са изправени пред ситуация, в която с този въпрос ние се подхожда с компании вече се опитват да се въведе система за управление на проекти (обикновено с ограничен успех).
Понякога има организации, които са се опитали няколко различни пакети за управление на проекти и не намери сред тях подходящ. Интересно е, че нашите въпроси за причините за провала на опитите за използване на конкретен пакет, подозрително често се наричат липса или неправилно прилагане на всяка функция в системата.
Въпреки това, на няколко прости въпроса за критериите, използвани за избор на пакет, както и искане да се показват на задачите за план за изпълнение система в рамките на организацията, за да се идентифицират и други причини за неуспех. Изпълнителните директори искат да намерят една програма, която ще се прилага и спечели тяхната организация. В почти всички случаи, всеки план за прилагане на системата просто не съществува.
Уместно е да се припомни, класическата история на обущар без обувки. Закупуването на система за планиране и управление на проекти, мениджъри забравят, че изпълнението на системата, което предполага (понякога значително) процес за управление на промяната в организацията, също изисква системен подход, включително планиране на комплекса работят и следи за тяхното изпълнение. С други думи, за да започне развитие на системата за управление на проекта в една организация е най-добре да се разработи план за работа за прилагане на системата.
Разработване на план за изпълнение не трябва да се ограничава само до инсталирането на софтуера в организацията и обучението на потребителите на системата функционира. Проекти за инсталиране на нови системи за автоматизация административната дейност традиционно покриват много по-широк спектър от задачи с повече формализация на събиране на информация, процедури за управление и съхранение за прилагане на промените в организационната структура на управление и преразпределение на задължения. Като цяло, проектите за прилагане на такива системи могат да бъдат класифицирани като организационни проекти - проекти, в различна степен, което води до развитието на организацията.
Отличителна черта на този вид проекти е, че ефективността на организацията може да зависи от успеха или неуспеха на проекта като цяло или отделни нейни звена. Поради тази причина, внимателно планиране и контрол на не само технически, но и човешките аспекти на прилагането на системата е от особено значение.
Цели на проекта и очакваните резултати не са определени предварително или не са определени в пълен размер. Стриктни срокове, нетърпение или липса на управление на последователност не могат да си позволят да се реализират целите на проекта в неговата цялост.
Аз планира да предлага всички функции на пакет за управление на проекти в даден момент.
Прилагане на системата за управление на проекти в пълен може да включва използването на редица нови технологии (като например инсталирането на глобална информационна мрежа и данни база данни клиент-сървър), както и изпълнението на различни функции може да се отрази на работата на различните звена и специалисти (например различни отдели трябва да бъдат включени в подкрепа на потока от информация в изпълнение на временни, ресурс и вида на разходите на труд за планиране). Всичко това може да доведе до значително усложняване на проекта и го прави по-трудно да се стабилизира работата на цялата система.
превода на цялата планирането на организацията да използва системата за управление на проекти. Това е като да се опитва да завърже веднъж всички служители на голяма организация в локална мрежа, вместо да свързват потребителите да изпълняват последователно отдел по отдел.
По този начин, някои общи насоки за прилагането на софтуер за управление на проекти, включват следното:
Решете какво искате от новата система. Обсъждане на очакваните резултати от прилагането на системата на всички, които могат да се отнасят на различни нива на управление в организацията (както с преките потребители на системата и с потребители / доставчици на информация в системата).
Планирайте последователно прилагане в използването на функциите за планиране и контрол от прости до сложни. Препоръчително е да се започне с времето за планиране и контрол, а след това функциите на планиране майстор на ресурси, и едва след това преминете към планирането на стойност и контрола. За интеграция на системата за управление на проекти с други системи по-добре да се движи, след използването на процедурата на основните му функции са усвоили.
Планирайте изпълнението на ведомствената система. По-добре да се започне с малък отдел, са наличието на достатъчно квалифициран персонал. Трябва да се помни, че всяка организация има персоналът по-заинтересовани в използването на новите системи за автоматизация и по-способни в тяхното развитие. По-добре да започнете е с тях. След получаване на първата група от потребители, които не са се справили на системата, може да продължи да се разпространява на технологията на други отдели в организацията.
Когато системата започва да работи наистина в организацията, нейните противници ще трябва да използват един и същ ход в редиците на потребителите. Важно е да се гарантира, че началниците на отдели са наясно с плановете за въвеждане на нова система и действат в съответствие с плана. Разбира се, тук сме само няколко съвета за изпълнението на софтуер за управление на проекти. Степента на използване на такива системи в различни организации могат да се различават значително.
Сложността на задачите за изпълнение зависи от размера на организацията, на съществуващата структура за управление и степента на автоматизация, мащаба и вида на проектите, за степента на участие в управлението на проекта на външни организации. Въпреки това, дори в относително прости ситуации, плана за изпълнение може да бъде от решаващо значение за неговото влизане в реалната експлоатация. Най-важната роля на проектния подход за развитието на системата е, че тя позволява да се включат потенциалните потребители на системата в един екип по проекта и по този начин спечели тяхната подкрепа. Това дава шанс да успеят в организацията на изпълнението на системата.