Как да се подготви документи за архивиране - статии за архиви, управление на документи,

Спестявате пари или да даде на работата на професионалистите? Той е този проблем рано или късно озадачено глава на компанията, гледайки към хаоса на хартия царуваше на територията на своите офис стопанства. Да се ​​възложи подготовката на документите за архивиране? Как да го направя като удобно, колкото е възможно, на първо място за служителите на компанията, която не просто трябва да се обърнат към архива?

Първият начин - за да научите повече за подготовката на документи за архивиране и самостоятелно започване на изпълнението му. Вторият курс на действие - внимателно да се проучи пазара на архивни услуги, както и да потърсят помощ от екип от професионалисти.

Безспорно архив компания ще направи всичко по-бързо и по-добре, но не всеки мениджър е готов да влезе в баланса като допълнителен елемент сметка. Освен това, съществува риск, че резултатът няма да отговори на очакванията на клиента. Това се дължи на факта, че клиентът не отива често в текста на договора или не разполага с достатъчно знания, за да се оцени опита на компанията и качеството на своите услуги.

Без значение по какъв начин сте избрали да се реши проблема, ви предлагаме да се започне с най-простите - разбирането, че е процесът на подготовка на документи за архивиране и какви са предимствата и недостатъците на всеки от посочените по-горе методи.

Като цяло, цялата работа по подготовката на документи за архивно съхранение може да бъде разделен на четири етапа:

• систематизиране на документите;
• съставили опис (описание на файлове, документи);
• пакет от документи в архивни кутии и бар кодиране;
• пълнене канали (уплътняване).

Систематизиране на документи: всеки си има своя цел

Основната задача на организацията документи - поръчка на папките с документи по реда, който е най-удобен за служителите на компанията. Това може да бъде хронологичен ред или систематизиране на видове документи.

Опростен систематизиране предполага, че папка с документи, систематизирани по един критерий: възраст, дата или тип документ. Той е много бърз и не изисква много място в офиса или в архива за поръчка на документи. Това е особено полезно за подбора на документите с изтекъл към унищожаване като папки в кутии от години не се смесват. Друго предимство - минимизиране на финансови, човешки и отнема много време за извършване на работа. Недостатъкът е, че документите по един предмет в рамките на една година могат да бъдат опаковани в различни кутии и архиви в търсене на необходимите документи, които ще трябва да се отвори понякога значителен брой кутии.

Опростен систематизиране в никакъв случай не се усложни процеса на установяване, вземане на проби и унищожаване на документи в присъствието на електронната описа на инструменти или Web-офис на разположение за клиентите архива си. С него, като се използват термините за търсене (нотариални документи, дати и т.н.), можете да получите необходимите документи примерни и да се определи точно, в която се съхраняват архивните кутии. вземане на проби на данните и групиране позволява всички обичайни Microsoft Excel.

Интегрирана систематизиране - поръчка на папки от година документи, както и в рамките на една година - по вид или видове документи (кореспонденция за кореспонденция, банкови документи на банковите записи и т.н.). След това документите са в годината, както и вида на систематизирана от месец или дата документи. Този метод за систематизиране има няколко предимства:

• в процеса на систематизиране е възможно да инсталирате липсва папката с документи и провежда тяхното навременно извличане (по опростената систематизиране на това може да стане само след прегрупиране запаси работи);
• оправдано, когато често работа с архива като документ лесно да се работи;
• намалява разходите за поддръжка, тъй като файлът се съхранява в ограничен брой последователни кутии;
• подходящ за подбора на документи за унищожаване: не е нужно да се преопаковат кутията - документите са унищожени цели кутии.

Основният недостатък на комплекс систематизиране са големи финансови разходи за дейността и присъствието на голямо количество свободно място, което искате да организирате вашите документи.

Имайте предвид, че ако съществува вашата организация, за документи, не е трудно, когато търсите, подбор и унищожаване на документи, систематизирането не може да изпълнява. Но трябва да се помни, че тази процедура трябва да се знае и разбира от всички упълномощени служители.

Инвентаризация на нещата, тъй като ключът към успеха в съхранението на документи

Методика за инвентаризация папки или случаи, необходими в процеса на подготовка на документи за архивиране, да не се бърка със списък на документите, от вътрешната страна на кутията, т.е., с вътрешния инвентар. Обикновено при предаване на документи, депозирани инструменти не са описани в случая, тъй като това е много време и скъп процес, който обикновено се изисква да се вземат предвид особените ценни книжа. Все пак, ако имате нужда да направите своя собствена вътрешна инвентаризация, можете да използвате празна.

Важно: Никога не предадат документите без съхраняване на инвентара, разчитайки единствено на паметта си за намиране на документи в кутии. Също така, не пренебрегва качеството на неговия състав, тъй като тя е от това ще зависи от ефективността на последвалото търсене. Продължете да запазвате: добре написан опис ще даде възможност за избор на документи за унищожаване, не overpaying пари за случаите на съхранение, загубили своята актуалност.

Основни изисквания за бизнес инвентаризация: Трябва да е ясно на всеки, (особено важно при смяна на персонал), както и да съдържа атрибутите въпроси и папки (име, дата и т.н.), които са необходими за идентификация и извличане. Папки с един и същи вид на документите трябва да бъдат описани последователно, това е да се каже същото.

видове запаси

Като се съхранение на документи извън площадката. Архивното Фирмата предлага на клиентите три вида запаси.

Кратко инвентаризация (опис на гърба на случаи). При съставяне на пренаписани имена, показани на гръбначния стълб или на корицата на делото. Както показва практиката, често съдържанието в случая не съответстват на имената на гръбначния стълб или напълно да не се покаже. Когато пускат корени, да изглеждат съкратени или двусмислени имена, като "w / о 6", "гориво", "касов апарат", "доставчици", "кореспонденция". Това може да се превърне в бомба със закъснител, защото човек сам, в размер на гръбнака може лесно да разбере съдържанието му.

Подробна инвентара. За разлика от заданието за изготвянето на опис на бизнес заглавия са обединени. Това означава, че една папка с един и същи вид на документите трябва да бъдат описани по същия начин, независимо от това какво пише на гръбначния стълб. нотариални актове следва да бъдат увеличени списъка на документите, включени в състава му. Също така, както и допълнителен атрибут на отделен ред, можете да направите името на фирма, отпечатана върху гръбнака. Изготвяне на подробен опис изисква висока квалификация на своя първоизточника. Въпреки това, в резултат на такъв опис е ясно на всеки потребител, за сметка на обединението и отваряне на заглавията на делата, както и показване на съкратените имена, направена на гърба на случая.

Инвентаризация в съответствие с архивни изисквания. Той включва информация от подробен опис, и като допълнение определя продължителността на съхранение на документи, както и номера на статия от списъка. Можете да го използвате за идентифициране на документите, за да бъде по-продължително съхранение, и навременно изпълнение на избраните документи за унищожаване на изтекъл срок на валидност. Това ви позволява да оптимизирате разходите за съхранение на документите, които са загубили своята актуалност. Единственият недостатък е цената и продължителността на подготовката на инвентара. Важно е да се отбележи, че за точното определение на съхранение термин документ се изисква опит и професионализъм на архивистът.

Уникален номер на делото и номера на клетката - основна информация атрибут без изключение запаси. Брой кутии, в които да съхранявате разпределяне на делото по време на маркирането бар код, носен от архива. Това е уникален идентификатор на делото и го, които ще останат същите през целия бизнес цикъл на живот. За служителите на архива на баркода - е етикетът, който ви позволява да се съберат данни за присъствието и движението на всички документи, както и да се справят с този въпрос в съответствие с търсенето на клиентите (доставка, унищожаване, селекция и т.н.).

Съвети при изготвянето на описа

Пакет документи в архивни кутии и баркодиране

Пакетът от документи за прехвърлянето на архивите на правилното нещо да изпълнява правомощията на страната, която извършва систематизация и описание на документа. Ако систематизиране и описание на документите, които са извършили сами по себе си, а след това на пакета от документи, няма да е трудно да се извърши. Архивни кутии и баркодове са достъпни архивни компании. Бар код трябва да бъде поставен върху кутията, а другият - на гръбначния стълб по-рано влезе в опис на нещата.

Важно: Баркодове въпроси и архивни кутии - основната уникалния идентификатор на сметката на клиента, дали документите за съхранение и архивиране на компанията. Тя баркодове вместо серийни номера или горни работи, трябва да бъдат посочени във формуляра за поръчка в случаите на доставка, обезвреждане и унищожаване на документи, както и проверка на наличието и описа на случаи.

Когато пакетът от документи в номера на архив кутия, или баркод половинка случая залепени пред титлата си в списъка. Броят на опис следва стриктно да спазват номер баркод поставили по случая. Ако баркодът не е поставен в списъка, и се прехвърля ръчно (брой пренаписана), е необходимо да следите своята пълна гама внимателно, или в бъдеще, за да открие най-правилното нещо да направя, би било проблематично.

След като документите са опаковани в архивни кутии, кутии, посочени в броя на инвентаризация, както и акценти (otcherchivayutsya) всички неща, които са включени в него. Документите самата опаковка трябва да съответства на реда на притежавания по-рано да се систематизират и изготвили описа.

Попълване кутии пазят Вашето спокойствие

По този начин, документи систематизирана, описан, маркирани с баркод и опаковани в кутии. Независимо дали става дума за защита от неоторизиран достъп до документи, съхранявани в архива на компанията? Конвенционалните запечатване (запечатване) архивни кутии поверителни уплътнения могат да предоставят допълнително ниво на сигурност.

Най-ефективният и най-бързият начин да запечатване кутии (понякога документи) - използването на пластмасова пломба с уникален номер. За всяка кутия с два поставени върху две пломби. Тази еднократна тюлени, които аутопсията губят своята цялост. След като попълните кутии или кутии с номерата на регистър тюлени, принадлежащи към определен канал. След получаване на документите от архива на дружеството или инвентарен номер на пломби документи задължително се проверява.

Основният недостатък на работа със запечатани кутии се крие във факта, че работата да депозира документ е изключително цели кутии само от клиента. В допълнение, уплътненията могат да бъдат източник на допълнителни разходи и времето, необходимо за изпълнение на печатите за пълнене и тираж на системния регистър.

Практиката показва, че в опита си да спаси клиентите запечата кутията с печати хартия с печата на организацията или обикновена лента. За съжаление, тези методи не носят нищо друго освен загуба на време и пари. уплътнения от хартия губят своята цялост дори за проста транспорт, тъй като капака на кутията е подвижен елемент, и сълзи се самозалепваща се лента и се деформира архивни кутии. По отношение на цена и качество най-добрият избор са пластмасови пломби.

Денис Avdyushin
Naaru експерт