Как да се почисти архив на компанията
"Архив - институция или структурно звено на организацията, за съхранение, придобиване, отчитане и използване на архивни документи."
От този документ, следва, че архивирането на документи - това е един подреден начин за съхраняване на информация за целите на повторна употреба.
Така че, нека да започнем с нашия анализ на документите, както и първото нещо, което трябва да направим - е да се направи систематичен.
Да започнем с всички рафтове и кутии, на разположение на ваше разположение, са възложени последователни номера, без да се отчита спецификата на които вече се съхраняват там документи. Освен това, рафтовете са номерирани отделно, кутии отделно.
Сега се изготви опис на съхраняваните случаи. В основата на всяка папка трябва да се прилага с номер, който се определя на нишка (чрез стая). Сами кутии, в които да съхранявате тези папки, прилагани информация за началните и крайните номера, които се съхраняват в папки. Можете също така да се разделят нещата се съхраняват на рафтове и в кутии, като към номера на индекса на "Р" и "К" съответно.
Случаи могат да бъдат подредени по теми, на структурното звено, в хронологичен ред, според изпълнителя, по изпълнител и т.н.
Основното нещо е, когато започнете да се организира архива - да се избере една или две качества, които ще се харчат систематизирането
Пример инвентаризация въпроси
Важно! Срок на годност документи - период от време, след което можете да започнете да се помисли за унищожаване на документи.
Имайте предвид, че при постоянно и дългосрочно съхранение трябва да се съхраняват отделно.
Ако срокът на всички документи е изтекъл, е необходимо да се намери отговор на въпроса за анулиране на тези документи. Експертна комисия (ЕО) за отписване (унищожаване) на документите с изтекъл срок на годност е създаден, на които трябва да включват най-малко трима души, по време на среща, която разгледа въпроса за унищожаването на документи. ЕО Резултатите от ЕК в протокола, но унищожаването на документи, а решение, подписан от ръководителя на компанията.
След унищожаването на документите, не забравяйте да извърши вписване в списъка на делата.