Как да се организира провеждане на документ

Експерт. Анна Кузнецова | Позиция. ръководител на направление за развитие на документални системи фирми | Company. NAUMEN

В момент, когато сливания и придобивания са особено разпространени и постоянно нови стопанства, въпросът работния процес в рамките на холдинг проблем за много мениджъри.

В тази статия ще подчертае въпроса за определяне на целите и начините за постигането им, за да изберете оптимален система на работния процес, смятат, предимствата и недостатъците на опции за информационни системи и различни начини за изпълнение на работния процес процеси на холдингови дружества, които всяка компания е в състояние да определи най-добрият вариант за нея.

За да започнете да се дефинират понятията: това, което разбират от холдинговото дружество. Холдинг (от английски холдинга -. «Собственост") - набор от компанията-майка и неговите дъщерни дружества, контролирани. В контекста на нашата тема - организацията за провеждане на документ - това не е толкова важно дали всички свързани предприятия на холдинга в един производствен процес (интегрирана холдинг), или всяка компания провежда свой собствен собствен бизнес (конгломерат холдинг). На първо място е важно, че главата на холдинговото дружество контролира неговите дъщерни дружества и клонове, от своя страна, могат да взаимодействат както с компанията-майка и помежду си.

Цели да се оптимизира работния процес и начини за постигането им

Така че, ние имаме една група от дружества, свързани с финансовите интереси на съсобствениците. Нека последователно анализ на целите на тези компании, начините за постигането им, плюсовете и минусите на всеки метод и оптималните възможни резултати. Етапът на определяне на целите могат да бъдат включени и следните лица:

• провеждане на управление / управление на фирмата (съвета на директорите);
• управление на дъщерните дружества на холдинга;
• персонала, който отговаря за управлението на документите на всички предприятия на холдинга;
• обикновени служители-изпълнители.

За Съвета на директорите, на първо място - да се гарантира максимална ефективност на цялата холдинга като цяло, насочена към реализиране на печалба.

За да се ръководи от дъщерните дружества на времето на задържане е важно да знаем границите на задачите, получени от компанията-майка. Възможността за проследяване на напредъка на изпълнението на процесите, свързани с няколко компании от холдинга, когато е необходимо. С тази възможност, дъщерно дружество на ръководството на компанията разберат по-добре спектър от задачи, и може бързо да реши проблемите на пресечни точки с лидерите на други холдингови дружества.

В допълнение към предоставянето на общи процеси за главата е важно да се установи процесите във вашата организация, за да се изгради верига от изпълнение на бързи и качествени резултати.

За наетите лица, които са отговорни за управлението на кабинета, че е важно да има информационна система, която позволява, от една страна, да прилага стандартите за управление на електронни документи, а от друга - да осигури средства за бързо изваждане на документи, лесно да се работи с тях, както и ефективен контрол на изпълнителната дисциплина.

За служители, работещи в една от холдинговите дружества, които не са толкова важни и същи процес стопанство е важно за тях да отговарят на стандартите, определени от тяхната компания. Те винаги трябва да има удобни шаблони на документи, от порядъка на дела, доклади и др. Г.

Обикновените служители е важно да се получи добре дефинирани цели, с ясни срокове на изпълнение и списъка на участниците. Когато се работи по mezhholdingovym процеси служители трябва да видят крайните изпълнители на всички вериги поръчки дори в други дружества, така че бързо да се идентифицира лицето, което отговаря за всеки въпрос и да се обръщат към него директно.

Изборът на информационна система за организиране на холдинг документ

В изпълнение на целите на организацията за провеждане на документ значителна роля, изпълнявана от избора на информационна система, най-подходящи за предприятието като се има предвид това, което предлага. Според www.doc-online.ru на портала. Днес на българския пазар има около 70 системи за управление на документи, електронни. На специализираното решение за изграждането на провеждане на документи в различна степен, да речем 10% от производителите на EDS.

Какви възможности има? Нека се опитаме първо да обмислят всички наличните опции, а след това се опитват да определят плюсовете и минусите на всеки от тях.

Един от най-често срещаните алтернатива е използването на SED с пълно или частично възпроизвеждане на данни. С тази опция, всеки от холдинговото дружество е настроен вашият сървър работния поток. Сървъри свързани чрез канали за комуникация, както и когато данните на същия сървър за промените информацията се предава на други сървъри. При използване на режим на репликация на данни пълен на всички сървъри са идентични.

В частичен репликация възможни варианта, когато се прехвърля само между регистрационните системи карти документи (RSC) и най-взискателните част на данни - файлове - съхранявана на сървъра източник. В този случай, всеки регионален офис работи с файлове от мрежата си, без да изпомпване на големи обеми от данни от централен сървър.

Също варианти са възможни, когато всички данни, е получена от дъщерни дружества на сървъри, за да централен сървър, а в дъщерните дружества се актуализира само информация, свързана с всеки от тях. В резултат на това на централен сървър пълна база данни е на разположение за всички дружества, но в сървърите на дете - само от данните на тяхната организация. От гледна точка на техническата реализация на репликация може да се извърши с помощта или за управление на документи система СУБД средства.

По-скоро екзотично опция е изпращане на документи до офисите по електронната поща. В този случай, документите, които трябва да доведат до знанието / изпълнението на определени лица в офиса на филиала са изпратени под формата на специално изработени за електронна поща съобщение, съдържащо самия документ и които са необходими за извършване на действия по задачата в ръка бутони.

Друг вариант на организацията за провеждане на документ може да се разглежда като вариант на използването на единна система за всички предприятия.

Наличието на такова решение, с някои ограничения, може да претендира всички ЕСМ доставчици. В този случай, всички фирми са свързани към една система и да работят в обща информационна пространство.

Ако все още имате нужда от вариант на разпределени системи е друга често срещана решение е механизъм, при който всяко предприятие има своя собствена EDS разгъване от същия производител. Ако възникне ситуация, която изисква данни на EDS за друга организация, между системите се провежда автоматизиран обмен на съобщения, съдържащи информация за документите и задачите в рамките на вътрешния формат EDS. При такова изпълнение се съхраняват уникални процеси на вътрешен документ на компанията, като по този начин се осигурява чрез изпълнението на процеси, в продължение на няколко предприятия.

В зависимост от начина на прилагане на възможността за автоматизиране на прехвърлянето на информация между SED пряко или като вариант, като обмен на информация, участващи операторът, който извършва маршрутизация на съобщенията, идващи от SED различни компании.

Безспорният Предимството на този метод е неговата гъвкавост и, като цяло, независимо от производителя. На теория, ако установените холдинговите дружества SED от различни доставчици, като поддържа обмен на държавните стандарти, може да се уреди чрез процесите между предприятия. На практика до момента, нито една от компаниите - производители на EDS не декларират готови решения, отговарящи на този стандарт, дори и сред онези производители, които са участвали активно в разработването на стандарта. И дори ако тази опция се изпълнява, окончателното обмен ще изисква участието на специализирани оператори за обработка на съобщения от други EDS като формата, описан в гостите, тя е универсална и не вземат под внимание особеностите на работа с документи и задачи в дадена SED.

Предимства и недостатъци на опции за информационни системи

А сега да разгледаме предимствата и недостатъците на всеки един вариант да се определи кой е подходящ за конкретния случай.

Комбинирането на цели участниците процес на работния процес и възможни варианти за тяхното изпълнение

И сега се опитват да наложат членове цели на организацията на процеса на провеждане на документ за възможните реализации и да видим какво обекти се постига чрез специално решение.

След разглеждане на предимствата и недостатъците на всеки метод на организация за провеждане на документ, както и анализ на постигането на целите на всеки вариант, е възможно да се направят изводи за които организации се вписват по един или друг вариант.

За по-големи стопанства, разработени географски разпределена мрежа от подчинените организации е по-подходящ вариант на репликация на данни или за обмен на данни в рамките на вътрешния формат EDS. Изборът между тези две технологии зависи от поставената цел - увеличаване на централизацията в рамките на държане или поддръжка за независимост на управлението на дъщерното ниво.

Малки холдингови дружества, които не са отдалечени места с лоша комуникационни канали, подходяща версия на единната система.

Ако тези малки стопанства пред управляващото дружество трябва да имат само една задача - да донесе решения на подчинените компании, можете да спрете и върху опцията с изпращане на електронна поща.

Ако говорим за опита на нашата компания, в хода на различни Naumen DMS система за управление на документи изпълнение на нашите проекти са примери за това как схемата на разпределение (чрез репликация или съобщения), както и централизирана единна ЕСМ. Основните варианти за големите холдингови дружества, които предлагаме решение, основаващо се на размяна на съобщения в нашия вътрешен формат. За изпълнение на това, ние сме разработили специален уеб-базирана услуга, която ви позволява да комбинирате всичко на холдинговото дружество чрез единен процес. В този вариант, реализиран напълно всички цели на различни групи участници в холдинг документ. Според резултатите от проекта, всеки от холдинговото дружество получава независима пълнофункционален система за служителите на процесите на предприятието се изпълняват по такъв начин, че тя не е от значение, с които те си взаимодействат - със служителя на неговата или в друго предприятие. На свой ред, за управление на холдинговото дружество получава пълна картина на изпълнението на процесите, започнати от него.

В заключение, ние препоръчваме на специалистите, които участват в избора на момент на EDS за организиране на холдинг документ, изберете решение единствено за своите задачи. В някои случаи е по-добре да предпочитат по-простия вариант, но ако крайната цел изисква пълна прозрачност на работния процес процеси в холдингово дружество и на високото ниво на участие на служители на различни компании, тогава трябва да се съсредоточи върху по-скъпо, пълнофункционален решение, което ви позволява да запазите парите, инвестирани при смяна на мащаба и сложността на задачите, ,

В момента много мениджъри са загрижени за работните процеси в рамките на организацията, както и в географски разпръснати стопанства. Въвеждането на SED се дължи на необходимостта от организиране на вашите документи на хартиен носител, както и въвеждането на единни основни бизнес процеси и засилване на контрола върху разходите и финансовите потоци в компанията. Като цяло, с инсталирането на електронна система за управление на документи се променя стила на управление на бизнеса. От опита на последната работа: с разширяването на обхвата на дейност на холдинга, и по-специално с въвеждането на клонове имаме проблем на ефективен обмен на финансови и организационни документи (заповеди, наредби, форми и т.н. ...); изисква да се елиминира влиянието на така наречените човешки фактор и да се гарантира, че хартията се минимално време. Въвеждане на система за управление на електронен документ опрости процедурата за регистрация, координация, документите за одобрение.

IV Баранов, ръководител на секретариата на холдинговото дружество

Въпроси за автоматизация на процесите на управление в организациите, които имат сложна организационна структура, предизвикват траен интерес. Необходимостта от автоматизация на различни аспекти от дейността им, включително и организацията на работа с документи, прави експертите с отговорността при избора на информационни системи, които напълно отговарят на нуждите на всяка организация. Проучване на опита на подбора и прилагането на информационни системи (електронна система за управление на документи - DMS) по примера на холдинговата структура, странно, тя може да се интересуват от почти всички експерти в областта, тъй като в такива структури подход към изпълнението на ЕСМ се постига в една сложна и може да се разглежда като .. например на отделните елементи и тяхното взаимодействие.

MM Alhutova, експерт в областта на предучилищното и архиви