Как да провеждат ефективни срещи, брифинги, RAM

Срещата, според Сергей Logatchev, а не само инструмент за определяне на цели за управление и получаване на обратна връзка от служителите. На това как компанията проведе срещи за планиране и RAM, зависи от много неща: изпълнението на всеки отделен служител, както и на ефективността на компанията като цяло. В същото време, казва г-н Logatchev с тези организации в български недвижими бъркотия.

Форматирането прави йерархията на колективните срещи по-прозрачен

Основният симптом на неефективни срещи - загуба на време, видими с невъоръжено око, казва Сергей Logatchev. В същото време остават неудовлетворени от двете страни - и на управителя, се очаква да се повиши ефективността и производителността, и неговия екип, на всички заинтересовани страни да се споразумеят за най-благоприятни условия за тях.

- Втората проява на неефективност, аз често се забелязва: служителите започват мимикрия, т.е., за да декларирате, че всички тези срещи имат нужда и интерес, знаейки много добре, че в протокола и часовете, прекарани в конферентната зала - едно време, когато не могат да работят .. и след това да обвинява себе си ръководство, казват те, е самата твърде често отвлича вниманието на хората от основната им работа. Но най-лошото от всички, неефективни срещи могат да бъдат причина за уволнение. Вижте сами: по инициатива на работниците и служителите са принудени да обсъдят неструктурирана информация, прекарват времето си на празни приказки, а когато режисьорът изведнъж изисква планове започва прехвърляне на отговорност от една глава в друга. Изводът за себе си подчинени правят е проста: ние имаме лошо лидерство, че е време да се пенсионират тук. И екипът започва да се появи, и не само, като цели единици. Сега това е много специфичен човешки загуби, които могат да са резултат от неправилно организирана среща

Кои са основните грешки, които позволяват на мениджърите, участвали в срещите.

Тъй като целта на срещите посочи правилно?

- Мениджърът трябва по-добре подчинените знаят какво иска да постигне и в какъв период от време. Той - стратег и добре представлява точката на влизане и излизане точка. Самият процес е най-известен със своите подчинени. Задача мениджър - да се постави истински бар за персонал, за да се оцени правилно потенциала на компанията. Ако има оправдания - компетентно да се справят с тях. Най-простото нещо - да се постави задачата от SMART-формат. позволи на служителите да търсят от една и съща начална разбиране задача, на практика забранява разместване на отговорност в процеса на неговото изпълнение, "изобретяването" на нови критерии за изпълнение или смяна на времето. Това означава, че в SMART-формат предвижда премахването на контрола "детските болести" в присвояване мандати.

Намира се на RAM памет или на срещата лидерът трябва специално да провокира съпротивата на работниците и служителите да се справят с него тук и по този начин да се предотврати появата в бъдеще. Типичен грешка в този случай - прекомерна твърдост (прекъсване, критики и грубостта често като отговор на неподходящи действия на подчинените) или съучастие (разговори с подчинените си, "убеждаване", дебатът). Ако не се намери начин да се тества лоялността на служителите на този етап в наше присъствие, а след това съпротивата на задачите като работим с тях да расте: всяка текущата работна ситуация, време и облицовка на ресурсите, триене в екипа за мотивацията и разпределението на отговорностите. За да избегнете това, един трябва нещо да се делегират, второ - domotivirovat и трета назначава строг контрол от страна на други теми. Това е необходимо, за да се сведат до минимум проблемите на етапа на определяне на целите.

Втората грешка следва от първия: директорът често се извършва за отбора и вместо да натискате собственото си решение, да се включат в дискусия за това какво да правя, как да го направя, както и дали да го направя най-малко. Много дискусии специално отглеждани подчинени да "яде" повече работно време, а ако главата е оставянето му казва за неспособността му да контролира устройството.

Но е дебат - това не е начина, по който да получите обратна връзка от своите подчинени?

- За да се избегне объркване, нека да се определят някои условия. Има формати на срещи, чиято цел - разделението на управление: срещи за планиране, RAM, среща. Те имат за цел и да се постигне целта на алгоритъма. Това е - специфични инструменти като гаечен ключ. И те се обучават в тренировките. И има формати на срещи, чиято цел - мозъчна атака: мозъчна атака, дискусия, обмен на мнения. Тези формати не разполагат с технология, както и стратегията - общата последователност от действия: първоначална информираност, цел, мозъчна атака, обобщаване. Дебатът в областта на колективното управление на процеса - това е показател, че главата не е обмислил проблема. За да "контролират" срещи за планиране или срещи допускат финес, а не дискусия.

Общият проблем на българските фирми за провеждане на срещи само, че няма разбиране за разделението на тази структура. Структура - тази култура. Стандартите са навсякъде - в продажбите, преговорите, изготвяне и конструктивна документация, но по някаква причина при провеждането на брифинги, срещи operativok и много често не съществуват стандарти. Тази "липса на култура" е очевидно, дори и в понятийния апарат. Ние всички колективно действие, наречено срещи. Среща в действителност това е само един от възможните формати. Има планира сесията и RAM.

И каква е разликата?

- Това е много проста. Планиране на сесията - е напомняне, че трябва да извършите дивизия. RAM - среща за разрешаване на проблемната ситуация. Срещата се провежда за определяне на новите задачи, които да бъдат решени. Това предполага различни изисквания за дейността на участниците. Планиране среща - това е само една проверка на разбирането, творчеството тук е неуместен. Срещата, а напротив, изисква висока активност на участниците, както и главата вече изглежда по-скоро като модератор.

Какво би станало, ако ние ще се обадя на активни и творчески срещи за планиране? Или кани на среща с хора, които не са в състояние да вземат решения? Първият ще е за изпускане, а вторият - да седне. И всичко това - ефективно изразходвани работно време.

Чакай, но ако кажем, че дискусията по време на срещата е неприемливо, това, което след това може да бъде творчески и бликащи идеи?

- Срещата може да се проведе само в случай, когато един отбор вече е разработил обща култура на рационалното използване на човешки ресурси и време, за да прости управленски дейности - среща за планиране и RAM. След това е възможно да се постигне оптимален баланс между структуриране алгоритъм за определяне на целите и лична инициатива на участниците.

В идеалния случай, планира среща, оперативна памет и срещата трябва да бъдат поканени на различни служители. Избор трябва да се извършва не само на официалния статус, но и на дейност и бизнес качества. Най-често това се прави по следния начин: първо планиране се състои среща, тя обединява всички участници в процеса на обсъждането страна. Ако възникне проблем, а след това от страна на хората, освободен, оставяйки само тези, които са в състояние да участват активно в разрешаването на ситуацията. Ако изведнъж има нужда, за да обсъдят нови посоки, тогава има много тесен кръг от служители и провеждане на заседание. Въпреки, че това не се случи толкова често. Основната дейност - това е все още планира срещи и RAM, и на срещата в своята същност е по-близо до стратегически сесии за планиране.

Времевата рамка за всеки формат, мисля, също на себе си?

- планиране на сесията обикновено трае 5-10 минути, RAM - до един час, срещата - 1,5 часа. Допустимо е да извършва всички дейности, една след друга. Най-доброто време за брифинги и operativok - сутрин. Среща е по-добре да се раздели на две части. Вечер - planometric част къде е проблемът изрази основно и пълно среща е назначил на следващата сутрин, така че всеки от участниците имаше време да помисли. Много добра практика, но рядко го прави.

Даване на компанията използването на формати?

- След като в съзнанието на хората, заделени разликата между сесия за планиране на RAM памет и RAM на срещата, те вече са в състояние адекватно да се изчисли сили и по този начин най-ефективно да участват в групови дейности.

Но най-важното нещо е, че такава структура (сесия за планиране - RAM - среща) с ви позволява да се разделят на групи от подчинените си. Тя честно казва на хората: вие заслужавате, докато само за планиране на срещи, вие сте в състояние да участва в RAM паметта, а ти са се повишили до срещите. Това дава възможност на служителите да позиционират помежду си в отбора, защото, когато те работят в една и съща единица, разбирането, че експертът е по-добре и по-лошо, често липсва. И след като ние сме идентифицирали редица брифинги участници operativok и срещи, ние ги нарежете приоритети: кой се учат от тях, и на кого - да преподават. В резултат на това в йерархията на компанията става по-прозрачна.

Второто предимство на тази рязане е, че участниците operativok и срещи вече, можете да делегират някои правомощия, и по този начин да спести много време. Но тъй като делегацията на решение включва цяла гама от сложни въпроси, свързани с допълнителна мотивация и прехвърлянето на отговорността, управителите са много по-лесно да се извърши по старомодния среща от нещо не е структурирана.

Са най-честите е най-доброто средство?

- Това е разбираемо, тъй като всеки мениджър има предвид среща също като начин за самоутвърждаване в отбора. Но това е и въпрос на култура. Всяка програма трябва да включва три задължителни елементи. Първо, темата на срещата. Второ - време, а вие трябва да определите времето, а не само в началото, но и в края на събитието, служителите са били в състояние да планирате деня си. Ако няма край време, това неминуемо означава, че бизнес процесите са затегнати. Защо? Както правилно казва Глеб Arhangelsky, ако човек има възможност за нещо да се направи, той ще го направи по-малко. Така че, тъй като на събранието, чиито граници са неясни, през целия ден може да отиде в канала. Третата точка, което определено трябва да бъде на дневен ред, - в същия формат, така че служителите могат да изчислят силите. Ако човек знае обект, времето и формата на консултантски дейности, той вдигна ефективност.

И ако лидерът казва: "Аз съм директор и защото той ще определя правилата на всеки един от нашите срещи." Как да бъдеш роб?

Има закон Хендриксън: когато един проблем изисква много срещи, те стават по-важно от самия проблем.

- Аз не съм виждал организации, където проведоха твърде много срещи. И причината е една и само: веднага след като срещата започне да заемат 30-40% от времето, те стават "обидни" характер. Казано по-просто, хората са уморени от тях, и затова започват късно, прескочете, саботаж, директна критика, и в крайна сметка срещата става естествено по-малко. Това означава, че веднага след като броя на срещите, достига критичен праг, самите хора да разберат, че спирка, което правим нещо нередно. Това е саморегулиращ се процес, както и всеки, дори и най-взискателните ръководителя не е в състояние да го отменя.

Правилник ефективни срещи:

• Научете се как да си поставям цели подчинени в SMART формат;
• Направи ясен избор на участниците в заседанията;
• Най-малко дискусии. Допустимо финес, а не дебат;
• Провокира устойчивост банда в стъпка многозадачна, че няма намеса в хода на тяхното изпълнение;
• Спред отговорността, така че да могат да бъдат оценени;
• Заплащане изискани и наказване на виновните изобщо. Не са решения, които стоят зад персонала! Това е моята компания, която започва с информацията си пространство.