Как да приемам входящи повиквания, абонат издава ръководство списание "
Експертни акции важна информация за входящите документи в материала на връзката.
В допълнение, секретарят трябва да знае структурата на организацията, функциите на всяка структурна единица (задължения на всеки служител), процедурата за замяна на липсващи офицери и времето на присъствие и отсъствие на служители в офиса.
- Добро утро, фирма "X".
- Фирмата "на Y," Добър ден.
- Здравейте, фирма "Z", да ви слуша.
Лидерите на някои организации, които се нуждаят от секретаря наименува по време на представянето на организацията. В този случай, формуляра за участие могат да бъдат:
- АД "Импулс". Секретар Петрова (Анна Николаевна.)
Ако приемникът премахва личната секретарка на главата, трябва да се нарича организацията и позицията на главата.
- АД "Импулс". Прием директор.
- АД "Импулс". Секретариат директор.
Позволено, за да използвате друг начин на представяне:
- АД "Импулс". Рецепция. Секретар Petrova (Anna Н.).
- АД "Импулс". Секретар директор Петров (Анна Н.).
Вдигнете слушалката, не можете да кажете: "Да!", "Hello!", "Слушайте!", "Говори!".
Ако номера не се легитимира, трябва да го помоли да го направя. следните изрази могат да се използват за тази цел:
- Мога ли да разберете кой аз говорех?
- Бихте ли нарекли себе си и на своя въпрос?
- Моя отговорност е да улови кой и с каква цел се обади. Може ли да ми кажете за него?
Никога не използвайте изрази:
"Кой е този?", "Кой е този?", "Кой си ти?", "Кой ZVO нита?" (По думите "обади ми тон", "обадете NIL", "наричаме тези" под акцентът е "и" писмо) ,
В зависимост от информацията, която е получена от абонати, секретар реши:
Ако си решил да докладва, това трябва ясно да назове позиция, фамилия, име, презиме, въпросът, че посетителят възнамерява да обсъди и, ако е необходимо, да предостави допълнителна информация за абоната. Например:
- Така и така (наречена позиция, фамилия, име, презиме), въпросът за интерес към нашите продукти в последния изложбата.
- Това нещо (наречена позиция, фамилия, име, презиме), въпросът е, ние бяхме в кореспонденция от модернизацията на оборудването.
През времето, което искате да се насочите към поздравят повикващия, секретар трябва да намери и да представят необходимите документи в главата.
- Този въпрос по-добре предварително обсъдени с ... (наименование на позицията, фамилия, име, фамилното име). Аз се присъединих.
- Тези въпроси (до името конкретно) се занимава с ... (наименование на позицията, фамилия, име, фамилното име). Аз ще ви свърже.
- По този въпрос да ви посъветва ... (позиция, фамилия, име, презиме). Аз се присъединих.
- Директор да разгледа тези въпроси по предложение на ... (наименование на позицията, фамилия, име, фамилното име). Аз ще ви свърже.
Не се препоръчва да се питат: "свързвате?", Тъй като много потребители смятат, че проблемите трябва да се обсъди само с ръководителя на организацията, и могат да се чуят в отговор: ". Не, аз просто ще говоря с директора"
- Директорът е готов да разговаря с вас. Да се свържа.
- За съжаление, на директора да говоря с теб точно сега не мога. Може би имате чат за това с ... (наименование на позицията, фамилия, име, фамилното име). Аз се присъединих.
Ако секретарят решава да си помогнете сами, той трябва да направи това, като използва своята информационна база.
- Петър говори с друга организация. До края на деня, в който няма. Можете да оставите всяко съобщение или да се свържете със заместник-Петрова?
Ако при отсъствие на служителя помолени да предоставят информация за поканата, отговорът може да бъде, както следва:
Недопустимо е, в отговор на искане за да се свържете със служителя, като заявява: "Кой го попита?" Или ограничи до обявяване:. "Петров Не", "Той не е"
- Питър е (до момента) по време на срещата (преговорите). За съжаление, не може да се свърже с него в момента. Можете да оставите всяко съобщение или да се свържете със заместник-Петрова?
Необходимо е граф наричаме време, за да оглави (служител) може да се анализира и оцени действията на абоната: призив за определени събития или след тях.
В този случай, информацията трябва да бъде уреден в следния ред:
- Петър говори с друга организация. До края на деня, в който няма. Бихте ли нарекли себе си може да има съобщение за вас.
- Съжаляваме, но няма съобщения за вас.
Обявления за бъдещи номера
Вашият личен избор
Свързани новини