Как да имат време да живеят и работят
Заместник-генерален директор на икономиката и финансите на "TransWoodService"
Вие винаги идват навреме на работа или дори по-рано, редовно планирате деня си, но аз все още нямам време да имат време да се изпълни задачата. , Изградят свои собствени планиране и се съсредоточи върху критични системи за подобряване на личната продуктивност и прекарват повече време в нетрудови въпроси, да идентифицират лични стратегически цели за себе си.
Използвайте Запознай:
Не, аз не се откажат, и на пенсия ми кола. Все още работим CFO. И проблемите не са станали по-малко рутинни задачи и сложни проекти, които изискват най-много внимание, изобилстват. Какво се е променило? Уморихте ли се от постоянния приток на случаи, аз съм развил за себе си няколко прости правила, за да се опита да се придържаме към. Тя изглежда като те работят. Тук са настройките:
- без ясни цели, просто не е в състояние да постигне нищо;
- време - най-скъпият ресурс на всеки човек;
- Вие не трябва да имат време да направят всичко, което е достатъчно, за да се справи с най-важните въпроси. Иначе изчакване;
- Ако започнете че - нещо общо, не се опитват да се разсейваме от малките неща;
- записвайте всичко: бизнес, цели, информация, която може да бъде полезна;
- Използвайте различни методи за комуникация, в зависимост от ситуацията.
Просто, ясно е вече чух някъде? Да, всичко е наред. Но това е в думи. И на практика? Реалността е малко по-сложно. За да следвате тези правила, ще ви е необходим определен набор от инструменти. И най-важното - навика систематично записване на всякаква информация и да насрочи всичките си работи, проекти, води регистър на собствените си стратегически цели и задачи. Като го направя, сега аз кажа.
приоритет
Да започваме. Невъзможно е да се планират ежедневни дейности, ако не знаете какво се стремим. Това е сигурен начин да се удави в купчина задачи, половината от които по принцип не са важни за вас. Така че нека да започнем с определение на целите си. Опитайте се да ги формулира. Ако се обърна следния списък: подготви компанията за първичното публично предлагане, за изпълнение на ERP-система, за да се промени структурата на финансовите услуги, или че - нещо такова, не се колебайте да го изхвърлим и да започне отново. Идентифицирайте това, което наистина искаме да постигнем, не само от гледна точка на работа. Бих предложил да се движат в няколко направления, например като: здраве, щастие, приятели, кариера, богатство, хобита (хоби). Вашият ясно определени цели, и те трябва да бъдат много специфични, това е първата стъпка, за да вземе живота си под контрол. Вие решавате какво искате да правите и къде да отидете, не е така, или главен изпълнителен директор, акционерите или някой друг.
За колко време ви е необходимо да се определят цели? Аз обикновено се дефинира за самите цели за годината. На всеки шест месеца, аз ги коригира, ако моите приоритети и интереси са се променили. И аз се опитвам да направя цели не противоречат помежду си, да бъдем реалисти и измерими. Така например, в понятието "здраве" през тази година една от целите ми беше: "За да се покрият 10 километра и не се чувствам в края на разстоянието, което принуди вече не е без значение какво." Просто, конкретни, измерими, постижими. Разбира се, можете да себе си и по-дългосрочен план, по-малко ясни цели поставени. Например, "да се превърне в успешен човек през последните пет години." Това звучи добре. Това е само, ако получите такава цел, е много трудно да се реши как да го преместите. Не на последно място, защото не е ясно какво е "успешен човек". А освен това, когато имате намерение за следващите пет години, това е много трудно да се започне да се движи към тази цел днес. "Какво е да има през последните пет години, не е известно. Но доклад от главния изпълнителен директор изисква от мен днес. " За възможно най-много хора мислят, и всичко се завръща към нормалното. За дългосрочни цели се забравят бързо и, съответно, не прави нищо, за да ги постигне.
Да предположим, че е взето решение на целите. Помислете за най-трудно след себе си. Сега трябва да разбера какво точно да предприемат за изпълнение на планираните живота на стратегията. Тук е трудно да се измисли нещо оригинално, и не е необходимо. Всяка мишена са разпадащи се (ако искате да се прекъсне) на уголемени подзадачи. С една дума, ние "яде слона на вноски." Например, ако имате една цел, "месечна печелите 1 милион рубли," подзадачи биха могли да бъдат: да се постигне увеличение и съответно увеличение на заплатите на сегашното място на работа, за предоставяне на консултации в свободното си време (или по време на работния ден - кой е по-близо), да инвестират наличните активи в по-високодоходни инструменти и така нататък. д. Преди всичко, тези проблеми са получени доста големи. Те, от своя страна, се разделя на подзадачи на второ ниво, а след това, ако е необходимо, за да изберете подзадачи от трето ниво. С една дума, ние изграждаме подробна карта. Основното нещо е да не се прекалява и да не се превърне проблема в конкретни действия, като например ", за да разговаря с генералния директор на перспективите за кариерно развитие." Опитайте се да го направите и вие ще видите, че най-фантастичното и амбициозни на пръв поглед са доста реалистични цели, да се разгражда на отделни задачи.
Сега, какви инструменти ще ви помогне да направите стратегия карта. Имам достатъчно функции на Excel. Аз просто съставяте структурирани списъци в програмата: .. посока - голове - цели - подзадачи и т.н., и след това да определят срока (датата на започване и завършване на строителните работи) за всички елементи от списъка, освен в посока (това би било странно да се постави условията, например, за такава проекция като "здраве).
Между другото, е много удобно, ако вашата стратегия карта ще бъде представено в таблица форма на Гант (как да го изгради за структуриран списък в Excel, вижте. "Нестандартните решения в Excel за ежедневните задачи финансист." Знам, че ще каже, че опитът да се определят понятията решаване на основни проблеми, и по-специално за постигане на целите - загуба на време, уверявам ви, не е да, планираме точност ще бъде ниска, но работи с времето, вие в действителност, да определя приоритети -... тя е в - на първо място. в - втората, абсолютно точни планове не са посетили острова. едномесечен бюджет клони стотинка до стотинка? Едва ли, въпреки че тук става въпрос само за един месец. Ти просто трябва да влезе в съответствие с идеята, че стратегическата карта ще трябва да се регулира. Това е нормално. Разбира се, при условие, че е трябвало да бъде по това време да се направи един или друга задача, която - това вече е направено, например, половината от планирания най-важното е, че постепенно ще се доближава до целта, ако щете на това движение да разпределят времето ..
Планирайте "среща"
Сега, за ежедневните списъци на задачите. Не смятам, че е необходимо и полезно да се усложни системата на записи. Голям брой групи от ежедневните задачи, предлагащи олово управление на времето гуру, не ми харесва. Всички тези теми: "Входящи", "трябва", "Кога - някога" и други подобни направя система за управление на времето в застой. Вие трябва да прекарват много време за нещо, което на теория би трябвало да го спаси. Моят подход е по-просто. Смятате продуктивно - ти отговоря на този въпрос за себе си. Аз правя това.
Първо, ако един или друг може да бъде постигнато в пет до десет минути, и то не е необходимо да се разсейва от някои сериозна работа, то няма смисъл да го напиша. Просто Beris и правя. Обикновено това се обади, да отговори на имейли и други подобни задачи.
На второ място, на всички работи по изпълнението на които е необходимо за по-дълго време, пиша в календара на Outlook. И аз ги пиша като срещи, които могат да продължат няколко дни. Това е лесно и удобно. Случаи, които нямат определен референтен време се вписват като среща на тема "през целия ден." А тези, които могат да се извършват само в определени часове - срещи, преговори, срещи, - са включени в календара с началото и пъти да спре. В резултат на това в Outlook (за раздел "Календар") съм събрал всички задачи и срещи, както са поставени напомняния - ако те са необходими.
Фигура 1. фрагмент на календара в Outlook *
Фигура 2: Гант диаграма на Excel *
* Тези примери са зависими
Крайният рецептата. По същия начин, дори и на следващия ден, че не могат да планират нещата. Има много причини: винаги има нови предизвикателства, хайде някои непредвидени обстоятелства, има проблеми, които пречат да се запази в рамките на определеното време. След известно време стигнах до извода, че грешката при планирането да бъде около 50%. Съответно, което прави списък със задачи за деня, ние трябва да се изхожда от факта, че имате само половин будните часове. Не повече. Това не означава, че такъв подход веднага ще видите много свободно, без зает време. Какво - нещо, със сигурност ще падне. И ако не, тогава може да бъдат изразходвани за работа по дългосрочни проекти, за изпълнението на които все още не са дължими.
определи основните
Решението се оказа изключително проста - работна книга на пролетта, на около 100 листа, формат А4, в клетка. Просто? Старомодна. Но невероятно удобно! И никакви дневници за запознанства - или се забиват в рамка за запис на звука. Бележникът записва информацията, обобщени по-долу на линията и да определи датата. Трябва да се отбележи, че - нещо много важно - няколко маркери и набор от стикери. Те не разполагат навсякъде да ги носят, можете да отпусне най-важното в края на работния ден, когато контактите, както и задачите, от една тетрадка, прехвърлени към компютъра. Тя работи перфектно. Аз трябва да кажа, че аз не мога да понасям от информация преносим компютър фон в компютъра, ако не се прилага за всеки - това дългосрочен проект. Те вече не са актуални бързо. Бележници имам достатъчно средно за тримесечието.
Полезни неща
Аз забелязах, че моята ефективност е силно повлиян от организацията на работното място. За нищо, за да отвлече вниманието от работата, трябва да следвате няколко прости правила:
Преминаване внимание - ключовата причина за слабото представяне. Затова е полезно и важни въпроси, които изискват изключителна графика концентрация в ранните сутрешни часове или в края на работния ден, когато по-малко откъсва работа. Разбира се, времето на деня и на вашето работно място - не са единствените фактори, които влияят концентрацията си. Причина разпръснати внимание може да бъде проблеми, свързани със здравето, неправилно хранене, липса на сън, липса на самодисциплина, и така нататък. D. Тя не е на мястото си, ако решите, че тя ви позволява да се съсредоточи. И тогава си постави за цел, тя се разлага на задачи и планове за вършене. С една дума, опитайте се да направите това, което сме обсъждали в подробности по-рано. Тя трябва да помогне.
Методически препоръки за финансов мениджмънт